愛媛発の成長企業が挑んだ“業務改革”。限られた人材で成果を最大化する仕組みとは

愛媛発の成長企業が挑んだ“業務改革”。限られた人材で成果を最大化する仕組みとは

“完全自由設計の注文住宅”を手がける愛媛発の建築会社、株式会社コラボハウス。地方において新築需要が減少する中でも、独自のビジネスモデルを武器に成長を続け、現在は約140名規模（※2025年8月時点）の組織へと拡大しています。

一方で、拠点拡大や採用強化の局面では、地方企業特有の人材確保の難しさや、社員がコア業務に専念できない状況といった課題に直面していました。

その解決策として導入したのが、幅広いバックオフィス業務を依頼できる「CASTER BIZ assistant」。2024年12月に月30時間の契約でスタートし、2025年4月には契約を50時間へ拡大すると同時に、6カ月契約から1年契約へと切り替え。秘書業務から始まり、採用・労務・経理・マーケティングへと活用の幅を広げた同社では、どのように生産性向上を実現し、組織を進化させているのか。代表取締役 松坂 直樹様、新卒採用担当 岡本 莉音様、労務担当 河田 勝様にお話を伺いました。

「まずはやってみよう」、柔軟な対応力に可能性を感じて導入

――まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景を教えてください。

松坂 直樹様（以下、松坂様）：やらなければいけないことが山ほどあるのに、社員も私自身も本来やるべき業務に時間を割けていない、という状況がありました。例えば、会議や出張の日程調整、飛行機の手配など、全部自分でこなしていたんです。本来は経営判断や戦略的な仕事に集中したいのに、調整業務に追われてしまう。社員も同じように、重要な仕事に手が回っていない状況でした。

さらに、地方企業である以上、新たな人材をスピーディーに採用するのはなかなか難しい。売上拡大や採用強化を進める中で業務が集中しており、「限られた人材で最大の成果を出す体制」を作らなければならないと考えました。

そのため、まずは社内の業務を棚卸しし、コア業務とノンコア業務を切り分けることにしました。本来の役割に専念できるようにするには、ノンコア業務を外部へ切り出すことが不可欠だと考えたのです。
そこで、幅広い業務を柔軟に任せられるオンラインアシスタントサービス「CASTER BIZ assistant」を導入することにしました。

――松坂様が代表取締役に就任後、すぐにCASTER BIZ assistantを導入いただきましたが、他サービスとの比較検討はされましたか。

松坂様：オンラインアシスタントを探していて、出会ったのがキャスターさんでした。実は細かく比較検討したというより、「まずはやってみよう」と思ったんです。そこに時間をかけるくらいなら、すぐに導入してみた方がいいと考えていました。

問い合わせて実際にお話を伺ったときに「これなら大丈夫そうだ」と感じられたのは、依頼に対する柔軟性でした。当初は、オンラインアシスタントは形式的なことしか依頼できないのではないかと想像していたのですが、「細かな調整も対応できますよ」と言っていただけたんです。こちらが「こういう対応はできますか？」と聞くと「できます」と前向きに応えてもらえて、「それならうちのニーズに合うかもしれない」と感じました。そこが決め手でしたね。

秘書業務から全社へ。部門横断の活用で「本来の仕事に集中できる体制」を実現

――導入後、最初に依頼されたのはどのような業務だったのでしょうか。

松坂様：最初は私自身の日程調整や出張手配をお願いしました。毎月20名規模の会議の日程調整や、月に20回以上の飛行機手配だけでも大きな負担になっていたんです。キャスターさんにスケジュール管理からチケット予約、カレンダーへの登録までまとめて依頼できるようになり、とても助かりました。

さらに、現在は2週間に1回・30分程度の定例MTGで直接カレンダーを見ながら依頼内容を共有するようにしています。これにより、チャットなどでの細かなやり取りが減り、コミュニケーション工数の削減にもつながりました。

――秘書業務から始まり、そこからどのように社内へ活用が広がっていったのでしょうか。

松坂様：現場の話を聞いていると、「これって社員がやる必要ないよね」という気づきが次々と出てきました。例えば、人事担当が学生の飛行機やホテルを手配していたんですが、それを見て「これは人事がやる仕事じゃない」と思いました。人事は内定者とのコミュニケーションや大学訪問といった“会社の魅力を広める活動”に時間を使うべきですから。

そうやって業務を見直していくと、採用だけでなく、労務やマーケティングなど、他の部門でもノンコア業務が山ほどあることに気づきました。そこで少しずつ依頼範囲を広げ、部門横断的にアウトソーシングを活用する流れになっていったんです。

――実際に、各部門ではどのような効果がありましたか。

岡本 莉音様：新卒採用周りでは、インターン学生の飛行機やホテルの手配、小口現金の出納帳作成、研修会場の予約などをお願いしています。これまでは数時間かけてレシート入力や会場探しをしていましたが、その時間を学生との接点づくりや採用イベントの企画に使えるようになりました。残業が減ったのも大きな効果です。

実は外部にこうした業務を依頼するのは初めてだったのですが、Web会議でこちらの意図を説明すると、キャスターさんが丁寧にマニュアルを作成してくれました。そのおかげで業務の流れが整理され、安心して任せられるようになったのも大きなポイントです。

河田 勝様（以下、河田様）：労務では、勤怠システムのアラートを基にした従業員へのチャット連絡を依頼しています。打刻漏れや長時間勤務のフォローは定型的かつ頻度が高く、私1人で対応すると負担が大きかったんです。キャスターさんに依頼したことで、今は新しい人事制度やシステム設定の見直しなど、重要度の高い仕事に時間を充てられるようになりました。

また、経理部門からは経費精算の精査やマニュアル作成、マーケティング部門でも住宅見学会用の地図作成などを依頼していて、幅広く活用が進んでいます。

社外だからこそ実現できる「心理的摩擦の解消」

――他にも効果を感じた点があれば教えてください。

松坂様：KPIの入力リマインドをお願いしたのは大きな発見でした。毎週10名以上の社員に、決められた期限までにKPIを入力してもらう必要があるのですが、これが意外と大変なんです。

社内で催促すると角が立ってしまうことがありますが、外部から伝えてもらうことで、すんなり受け入れられる。社内では言いづらい・耳の痛いことを外部が代わりに伝えてくれることで、双方の心理的摩擦が大幅に減りました。

河田様：勤怠アラートのフォローも同じです。毎回私が繰り返し注意すると、関係性がぎくしゃくしてしまうかもしれないですが、キャスターさんを経由して連絡してもらうことで心理的負担なく、業務をすることができています。

限られた人材で最大成果を。愛媛から挑戦し続ける企業へ

――最後に、今後の展望についてお聞かせください。

松坂様：コラボハウスは実は地方企業としては珍しく、採用は順調に進んでいます。応募も安定して集まっており、働きたいと思ってくれる人がいるのは大きな強みです。
しかし私たちが描く成長スピードはそれ以上に速く、正直、採用だけでは追いつきません。だからこそ、一人ひとりの生産性を最大化する仕組みが必要なんです。

アウトソーシングは単なる業務代行ではなく、「成長を加速させるための経営戦略」だと捉えています。社員にはより本質的で付加価値の高い仕事に集中してもらい、外部の力を組み合わせることで、限られた人材でも最大限の成果を発揮できる体制を整えていきたいですね。

「地域社会の新しいカタチを創造する会社」として、成長を止めず挑戦を続けていきたいですね。

——本日はお忙しいところ、貴重なお話をいただきありがとうございました！