建設業界のオンライン化にどう向き合うか 丹青社が選んだ、業務を「組み立て直す」外部活用 のかたち

建設業界のオンライン化にどう向き合うか 丹青社が選んだ、業務を「組み立て直す」外部活用 のかたち

株式会社丹青社（以下、丹青社）は、商業施設や博物館、イベント会場など、人が集まるさまざまな「社会交流空間」を総合的にプロデュースする総合ディスプレイ企業です。
建設業界でオンライン化や働き方改革が進む中、業務体制の見直しは多くの企業にとって避けられないテーマとなっています。丹青社でも、業界の変化と社内体制の転換期が重なったことを背景に、外部の力をどのように取り入れるかを検討しました。
その選択肢の一つとして、CASTER BIZ assistantの導入に至りました。
今回は、文化・交流空間事業部 第一制作統括部 統括部長の髙田 和重様、同事業部 生産管理課 課長の三澤 彰生様にお話を伺いました。

「知っていたサービス」が、使う選択肢に変わった瞬間

――まずは、導入のきっかけを教えてください。

髙田 和重様（以下、髙田様）：最初のきっかけは、澤 円さんのVoicyでした。
私が大ファンの澤さんの発信を通じて、CASTER BIZ assistantというサービスの存在を知り、「こういう形で外部の力を使うやり方があるのか」と印象に残っていました。

当時はまだ、すぐに導入を検討する段階ではありませんでしたが、社内では定年退職を迎える社員が何名かいるタイミングでもあり、「この業務を今後どうしていくか」を考えなければならない状況が重なっていました。
そうした中で、無視できなくなってきたのが、建設業界全体のオンライン化の流れです。

適切な施工体制を確認・管理するための施工体制台帳は、もともと公共工事を中心に求められてきました。その後、民間工事にも対象が広がり、5～6年ほど前からオンライン化が本格的に進み始めています。
こうした業界の変化と社内の体制見直しが重なったことで、以前から認知していたCASTER BIZ assistantが、現実的な選択肢として再浮上してきました。

手間がかかり、ミスが許されない業務を切り出す

――現在、どのような業務をCASTER BIZ assistantに依頼していますか？

三澤 彰生様(以下、三澤様)：中心になっているのは、施工体制台帳の作成・管理に関わる業務です。この業務は、外部のオンラインツールを用いて作成・管理する必要があり、入力項目も多く、運用ルールも細かい。

どこか一つでも不備があると差し戻しになり、最初からやり直しになることもあります。協力会社から提出される書類の内容や添付漏れを確認し、必ず完成させなければならない業務であるため、現場にとっては負担の大きい業務でした。

施工体制台帳のオンライン化が進んだことで紙でのやり取りは減りましたが、紙・デジタルを問わず、正確な情報がそろっているかを確認し、整合性を取る作業自体は変わらず求められています。協力会社の情報を確認し、不足があれば連絡を取りながら内容を整えていく。こうした作業は、どうしても人の手と時間を必要とします。

そこで、施工体制台帳に関わる一連の業務を、ルール化・マニュアル化が可能な業務として整理し、CASTER BIZ assistantに依頼しています。依頼する際には、単に作業を渡すのではなく、業務の背景や全体の流れ、注意点を共有したうえで進めてもらっています。その過程で、社内側も業務を言語化・整理する必要があり、結果として業務の見える化が進みました。

現場に近い業務も、必要に応じて柔軟に依頼

三澤様：施工体制台帳以外にも、必要に応じてさまざまな業務を依頼しています。
顧客とのオンライン打ち合わせに同席し、議事録の作成や音声の記録をお願いしたこともありました。

黒子に徹していただくかたちですが、事前に説明をしたうえで同席してもらっており、現場の流れを止めずに記録を残せる点は、実務上助かった事例となります。

髙田様：また、経費処理に関わる業務も依頼しています。高速道路を頻繁に利用する社員のETC利用明細の整理や、複数枚に分かれた領収書をまとめて経理システムへ入力するといった作業です。 一つひとつは細かな作業ですが、現場や経理にとっては確実に負担になる業務でもあります。そうした業務を切り出すことで、社内のメンバーは本来注力すべき業務に集中できるようになりました。

CASTER BIZ assistantは、決まった業務だけを請け負う存在ではなく、その時々の課題に応じて、共に考え、柔軟に対応してくれる存在だと感じています。 特に、担当のフロントの方がこちらの状況を理解したうえで、「この業務も切り出せそうではないか」と積極的に提案してくれる姿勢は、とても頼もしいですね。

受け身で待つのではなく、我々の仕事内容を理解し、仕事を前に進めるために伴走してくれる感覚があります。

三澤様：また、業務の進め方自体にも柔軟さを感じています。使い切れなかった時間を繰り越して活用できるため、繁忙期とそうでない時期の波にも対応しやすいと感じています。 決まった枠に当てはめるのではなく、状況に応じて使い方を調整できる点も、現場としては助かっています。

写真左：髙田 和重様、写真右：三澤 彰生様

時間をかけて築いた、次のステップに進むための土台

――導入にあたって、大変だったことはありましたか？

三澤様：最初からスムーズに進んだわけではありません。 建設業界の業務は、現場や物件ごとに条件が異なり、状況が常に変わっていきます。 決まった型に当てはめるのが難しく、画面上の説明やマニュアルだけでは伝えきれない部分も多くありました。

そのため、業界理解を深めてもらうまでに、結果として2年近くかかっています。 施工体制台帳の業務についても、一つひとつマニュアルを作成し、共有し、質疑を重ねながら、少しずつ対応範囲を広げていく形でした。 時間はかかりましたが、その分、今では前提を共有したうえで、次に何を切り出し、どう進めるかを議論できる関係性になっています。

現場の負担が減り、次の一手を考えられるようになった

――導入後、現場で特に変わったと感じている点は何ですか？

三澤様：一番最初に感じたのは、やはり作業の負担が減ったことです。施工体制台帳をはじめ、確実にやらなければならない業務を切り出せたことで、現場や管理側の負担は明らかに変わりました。

髙田様：それと同時に、自分たちにとって大きかったのが、「業務をどう頼むか」を考える力が身についたことです。外部にお願いする以上、自分たちが何をやっていて、どこを切り出せるのかを理解し、言語化できていないと、そもそも依頼ができません。 業務を俯瞰して見て、「ここは自分たちがやるべき」「ここは切り離せそうだ」と整理する。そのプロセス自体が、現場にとって良い学びになったと感じています。

今では、新しい取り組みを考えるときに、「自分でやる」「社内でやる」だけでなく、「 CASTER BIZ assistantに任せる」という選択肢が、自然と頭に浮かぶようになりました。 リソースの選択肢があるというだけで、 「すべてを自分たちで抱えなければならない」という前提がなくなり、心理的にも余裕を持って、次の一手を考えられるようになっています。 作業を減らすだけでなく、判断の引き出しが増えたこと。それが、導入後に感じている一番の変化かもしれません。

変わり続ける業界で、業務の組み立て方を変えていく

――今後、CASTER BIZ assistantを活用しながら、どのような組織を目指していきたいと考えていますか？

髙田様：建設業界全体で、働き方改革の影響は非常に大きいと感じています。労働時間の上限が厳しくなり、人材不足の問題も、より現実的になってきました。 現場だけでなく、デザイナーや制作部門など、専門性の高い人材ほど確保が難しい状況です。業界全体として、リソースの配分や体制設計のあり方が、改めて問われている局面だと感じています。 そうした中で大切だと感じているのが、すべてを自社で抱え込まない前提で、業務を組み立てることです。

その点でCASTER BIZ assistantは、業務をどう組み合わせるかという視点で、最初から仕組みが整っていると感じています。決まった業務だけを請け負うのではなく、状況に応じて役割を柔軟に変えられる。単なる外注先ではなく、私たちのチームメンバーです。 今後は、「人が足りないから受けられない」のではなく、案件ごとの条件や業務量に応じて「どう組み合わせれば受けられるか」を考えられる組織でありたいと思っています。

業務を切り出し、外部の力を前提に設計することで、無理なく案件を受け、現場や社員が疲弊しない形で前に進む。CASTER BIZ assistantには、これからも可能性を広げるパートナーとして、伴走してもらえたらと考えています。

――本日はお忙しいところ、貴重なお話をいただきありがとうございました！