多様かつ高度になりゆく人事業務のサポート役。柔軟に対応してくれる稀有な存在

多様かつ高度になりゆく人事業務のサポート役。柔軟に対応してくれる稀有な存在

“The Data Empowerment Company”として、BIツール「Motionboard」や帳票基盤ソリューション「SVF」などを提供し、企業のデータ活用を支援するウイングアーク１ｓｔ株式会社。さらなる現場の課題解決に向け、業務の自動化を実施するバーチャルアシスタントサービス「dejiren」の提供も開始しています。

今回は、人事領域におけるCASTER BIZ assistantの活用について、People Success部 Organization Development Group マネージャーの柳 貴大様にお話を伺いました。

「組織開発」に集中したい。多様なツールやサービスに柔軟に対応できるのはCASTER BIZ assistantだけだった

——まずは、CASTER BIZ assistant導入の背景から教えてください。

私が所属しているPeople Success部 Organization Development Groupは、「組織開発」をミッションとする部門です。

組織活性化のための制度の創設や運用、全社対象の研修やオンボーディングといった人材育成など、メンバーや組織の育成や支援を主な業務とし、その他にも、人事に関わる幅広い業務領域を担当しています。例えば、入退社情報の管理、人事データベースへの登録など、人事領域における採用や給与計算および労務以外の、「その他」の人事業務を担うのも私たちです。

新たにメンバーが入社すると、オンボーディングを行ったのち、入社情報の登録を行い、他部門と連携してのPC準備やアカウント発行手続き、入館証の用意など、さまざまな業務を行います。一人のメンバーが入社しスムーズに業務遂行できるようにするためには、こうした細かな業務は欠かせません。

これまでは、全社で用意している一連のワークフローに則って部署内のメンバーの手で実施してきましたが、弊社は事業拡大とともに積極的に採用活動を行っており、必然的に入退社に関わる人事業務も増加していきます。現在の従業員数は680名ほど。企業規模が拡大し採用が活性化すればするほど、それらの業務に関わる部署内のメンバーが疲弊してしまう、という状況がうまれてしまいます。
そうした負担をなんとか軽減したいと、新たに人材派遣を依頼するか、外部に業務をアウトソーシングするかの検討をはじめました。

——派遣とアウトソーシングは、どのような点で比較検討されていたのですか？

もっとも気にしていたのはコスト面です。

派遣の方に依頼すると、おおよそ月30万円、年間にして360万円の費用が発生します。必要な費用ではあるのですが、金額としてのインパクトが大きいだけでなく、依頼する業務によっては担当いただく方を探すハードルが高くなってしまいます。

加えて、根本解決を図ることが肝要であるため、同じ業務だけを依頼し続けるイメージもありませんでした。であれば、業務効率化に長けているプロにアウトソーシングした方がいいはず。そんな風に考えていたところに出会ったのがCASTER BIZ assistantでした。

——アウトソーシングの選択肢もさまざまある中で、なぜCASTER BIZ assistantを選んでいただいたのでしょうか？

人事業務領域でアウトソーシングできる内容としては、一般的に、採用関連や給与計算などの労務まわりの業務がほとんどのように思います。私たちが担当している、入退社情報の管理や人事データベースへの登録など、「採用・給与労務以外の広い領域」の人事業務をお願いできるアウトソーシング先はかなり限られる印象でした。

さらに、「採用・給与労務以外の広い領域」の人事業務が対応可能だとしても、よくよく話を聞いてみると、対応できるツールに限りがある場合が多い印象です。「やりとりの方法はこのチャットツールに限定しています」といった条件や、「このHRサービスやツールには対応していません」など、どうしても制約が入ってしまうのが実情かと思います。

その一方で、CASTER BIZ assistantにはそうした制限がなく、柔軟性が非常に高く、助かりました。

CASTER BIZ assistantは、基本的に普段利用しているツールに対応してくれるので、実際に、日常のやりとりに関しては自社サービスの「dejiren（デジレン）」で行っていますし、タレントマネジメントツールに関しては「HRMOS（ハーモス）シリーズ」を継続利用しています。

この柔軟性の高さが大きな決め手になり、CASTER BIZ assistantを導入しました。

30時間の創出に成功。新たな人事企画のスタートへ

——具体的に、どのような流れでどんな業務を依頼しているのでしょうか？

現在お願いしているのは、主に入退社に関わる情報の登録作業で、HRMOSへの情報登録が約3割、HRMOS上のデータを更新し組織図情報を更新するといった業務が約7割です。

業務の流れとしては、入社および退社した方がいると、全社で利用しているワークフローが流れるので、その情報を月に2回CASTER BIZ assistantに共有し、データベース上に登録を行っていただいております。

また月に1度、月末のタイミングで組織図情報の最新版を社内に共有しているので、データベースを更新し、組織図情報を図とエクセルの双方にまとめていただいています。

——これらの業務を依頼することで、何か変化はありましたか？

毎月30時間ほど発生していた業務がほぼなくなりました。この業務を主に担当していたチームに時間の余裕ができたことで、現在は来年度に向けて新しい企画を走らせることができています。

幣グループとしては、本来、一番時間をさきたかった組織開発の領域にリソースをさくことができ始め、すごくいい流れができていると思います。
あとは、疲弊しがちだった業務から解放されたことで、精神的にも救われているなと感じますね。ですから、30時間分の費用対効果だけでは測れないものがあると思っています。

——いい変化があるのは非常に嬉しいです。冒頭で、柔軟性の高さが決め手になったというお話がありましたが、実際に利用してみていかがでしょうか？

ツールやサービスのみならず、業務自体も柔軟性高く対応していただいています。

CASTER BIZ assistant側では、dejirenは初めて利用するツールだったと思いますが、細かい説明を特にしなくても「まずは触ってみますね」という感じではじめてくださって、分からないことがあれば質問をもらいながら、スムーズにスタートができました。

業務を進めていく中でExcelの型が壊れてしまったトラブルがあった際、業務のやり方をアップデートをしようとした時もすぐに順応してくれましたし、うまくワークしない業務があった際は、CASTER BIZ assistant側から「次回以降はこんな流れでやりたい」という改善提案もいただけました。

そんな風に一緒に業務をアップデートしながら仕事させてもらっているので、今まで困ったことがないですし、そのキャッチアップ能力の高さというのは、SaaS全盛の今、ユーザーにとってすごくありがたいです。

それに私たちも、依頼した業務だけを淡々とやってくれればいいと思っているわけではありません。
提供している事業は違えど、キャスター社と弊社の描いているビジョンには共鳴する部分があります。お互いのモチベーションや方向性が一致しているので、一つ一つの業務から、業務効率化への意識が垣間見える。一緒に良くなっていこうとする感覚があるのが、仕事をしていてすごくいいなと思っています。

▲今回はリモートで取材を実施。本社の六本木オフィスは、フリーアドレスを中心に個別ブースやコラボレーションを生み出すエリアを設けるなど、ワークスタイルの質を高める工夫が凝らされている

 

People Success部がすべきことは何かを模索し続ける

——組織開発により注力していくために、CASTER BIZ assistantに今後お願いしたいと考えている業務はあるのでしょうか？

もちろんあります。オンボーディングのための各部署への連携業務や、社内外を含めた研修コンテンツの申し込みなど、現在時間を割いているものの業務圧縮しきれていない業務はまだまだ数多くあります。そうした業務も、今後はどんどん依頼していきたいと考えています。

時代の潮流もありますが、いま、人事に求められる役割は幅広くなっています。一昔前のように、採用だけしていればいい、給与計算だけしていればいいのではなく、メンバーのパフォーマンスを最大化するために人事は何ができるのか、を問われている時代だと思います。

私たちのミッションも、メンバーのパフォーマンスを最大化するための支援を行うことにあり、リソースを投下できる体制や仕組みを作ることが求められていると強く感じます。

——今後のPeople Success部がどう変化していくのか楽しみですね。

そうですね。いま、CASTER BIZ assistantには弊社サービスのdejirenを使って日々の業務依頼をさせてもらっていますが、今後のdejirenのアップデートによって、業務を圧縮する、高度化するような機能が増えていく予定です。

そうした時、これまで数々の企業のサポートをされてきて、業務圧縮・高度化の知見を持っているCASTER BIZ assistantだからこそ、安心して信頼して業務をアップデートしながら依頼し続けることができますし、相乗効果が期待できるのではないかと思っています。

今後もPeople Success部のパートナーとして、一緒に歩んでもらえたら嬉しいですね。

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを展開しています。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

事務などのバックオフィス業務はもちろん、公式ホームページに記載がない業務でも、ご相談いただけます。

外注を活用して、自社の売上をさらに伸ばしたいとお考えの経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。