個人秘書を利用するメリットは？注意点・選ぶポイント・業者５選も紹介
日々のスケジュール調整や電話対応に追われ、本来注力すべきコア業務に集中できない経営者様も少なくないのではないでしょうか。
そんなときは、個人秘書を利用すると、これまでよりも効率的に業務を遂行できるようになるかもしれません。
本記事では、個人秘書を利用するメリットを中心に、依頼できる業務、費用相場、注意点、選び方までわかりやすく解説します。
個人秘書をはじめ、総務や経理業務の外注をお考えの経営者様はぜひ参考にしてみてください。
プロがサポートします。
この業務は依頼できるのかな？
といったご質問等まずは
ご相談ください。
簡単1分で入力！
お急ぎの方はこちら
個人秘書とは？オンライン秘書・秘書代行との違い
個人秘書とは、メール対応やスケジュール管理などの業務を、本人に代わって担うサポート役です。指示された作業をこなすだけでなく、必要に応じて先回りしながら業務を進めてもらえる点が特徴です。
自分だけでは手が回らない実務を補い、本来注力すべき仕事に集中しやすい環境を整えてくれます。利用方法としては、個人秘書サービスを提供する事業者に依頼する形が一般的です。
個人秘書でできること・できないこと
個人秘書には、事務作業や各種調整、進行管理などの幅広い業務を依頼できます。
ただし、すべての業務を任せられるわけではなく、経営判断や高度な専門業務などは対応範囲外になるのが一般的です。
まずは、依頼できること・できないことの目安を整理しておきましょう。
| できること | できないこと |
|---|---|
|
|
対応範囲は、依頼する形態やサービス内容によって異なります。そのため、実際に導入する際は「何を任せたいのか」を整理したうえで、依頼先ごとの対応業務を確認することが大切です。
雇用（正社員）と外注（オンライン）の違い
個人秘書を活用する方法は、大きく分けて「自社で直接雇用する方法」と「オンライン秘書サービスなどに外注する方法」の２つです。どちらが適しているかは、任せたい業務の内容、必要な稼働量、コスト感によって変わります。
それぞれの違いを全体像で確認しておきましょう。
| 比較項目 | 雇用（正社員・アルバイトなど） | 外注（オンライン秘書など） |
|---|---|---|
| 契約形態 | 自社で直接雇用する | 業務委託契約で依頼する |
| 稼働時間 | 比較的固定しやすい | 必要な分だけ依頼しやすい |
| 教育・管理 | 自社で教育や労務管理が必要 | 基本的にサービス側で人材を管理 |
| コスト構造 | 給与・社会保険・採用費などがかかる | 月額費用・時間単価などで利用しやすい |
| 向いているケース | 継続的に多くの業務を任せたい場合 | 必要なときに必要な業務だけ任せたい場合 |
直接雇用は、社内に入り込んで長期的に支えてもらいやすい一方で、採用や教育、労務管理の負担が発生します。反対に、外注は導入しやすく、必要な範囲から始めやすい点が強みです。
まずは外注で試し、業務量が増えた段階で雇用を検討する方法も現実的でしょう。
個人秘書に依頼できる業務
個人秘書には、日々の事務作業からバックオフィス業務まで、幅広い仕事を依頼できます。ただし、依頼先によって対応範囲は異なるため、あらかじめ任せられる業務を把握しておくことが大切です。
具体的には、次のような業務が挙げられます。
- 秘書業務
- 経理業務
- 総務業務
- 人事・採用業務
- 営業サポート業務
- Webサイト運用業務
- その他
それぞれの業務内容を確認しながら、自社でどこを任せるべきか整理していきましょう。
秘書業務
意思決定が必要ない情報整理や対応業務など、個人秘書に依頼しやすい業務です。
【依頼できる秘書業務】
- スケジュール調整・管理
- メールチェック・対応
- 出張の手配
- 会議資料の作成
- 名刺の作成・手配
- 会食の手配、贈答品のリサーチ
個人秘書とのやり取りには、チャットツールやタスク管理ツールを活用して進めるのが一般的です。やり取りを整理しやすく、細かな依頼もスムーズに共有できます。
経理業務
確認作業や定型処理が多い経理業務も、個人秘書に依頼できる業務の１つです。
請求関連の事務作業や経費管理などを任せることで、社内の業務負担を抑えやすくなります。
【依頼できる経理業務】
- 見積書・注文書・納品書・請求書の発行
- 入金確認・領収書の発行
- 支払業務
- 経費管理
社内に経理担当者がいない中小企業では、これらの経理業務を外注することで、業務の効率化を図るケースが増えています。なお、税務判断や申告などの専門業務は、個人秘書ではなく税理士などの有資格者が対応する領域です。
総務業務
業務範囲が広く、細かな対応が多い総務業務も、個人秘書に依頼しやすい業務です。
細かいタスクが積み重なり、コア業務の時間を確保しにくいと感じている経営者様におすすめです。
【依頼できる総務業務】
- お詫び状やお礼状といった書状の作成
- 一般的な事務処理
- データ入力、整理
- 社内行事の企画、運営
- 社内通達、社内報の作成
- 備品購入などの見積もりの比較
総務業務は一つひとつの負担は大きくなくても、積み重なると時間を取られやすい分野です。定型化しやすい業務から任せることで、運用しやすくなります。
総務業務をより広く外部に任せる方法や、代行できる業務の範囲を詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：総務アウトソーシングとは？代行可能業務やおすすめサービスを徹底解説
人事・採用業務
個人秘書には、人事や採用に関する一部の業務も依頼できます。特に、採用活動に伴う事務作業や社内管理業務を任せることで、担当者の負担を軽減できるでしょう。
【依頼できる人事・採用業務】
- 求人広告の作成をはじめとする人材募集に関する業務
- 選考業務の補助
- 入退社関連の業務
- 勤怠、有給休暇の管理
- 人事評価に関する業務の補助
- 社員研修の手配
- 人事異動による社員情報の更新
採用活動は、応募者対応や日程調整、書類管理などに工数がかかりやすい業務です。一方で、採否の判断や評価の決定など、重要な意思決定は社内で担う形が適しています。
営業サポート業務
個人秘書を活用すれば、営業活動に付随する事務作業や調査業務を任せられます。営業担当者が商談や顧客対応に集中しやすくなるため、全体の生産性向上にもつながります。
【依頼できる営業サポート業務】
- プレゼン資料の作成
- 顧客管理
- 業界マーケットのリサーチ
- データ、書類の収集・分類・整理
- 業界の最新情報の調査と共有
- KPI管理、予実管理
- ホームページの更新
営業業務をサポートしてもらうことで、顧客向けの提案資料の質が高まり、成約率の向上も期待できるでしょう。
Webサイト運用業務
個人秘書には、Webサイト運用に関する実務も依頼可能です。更新作業や入稿、内容確認などの定型業務を任せることで、社内担当者は企画や改善施策の検討に集中できます。
【依頼できるWebサイト運用業務】
- お知らせやブログの更新
- 画像やテキストの差し替え
- 商品・サービス情報の更新
- 入稿作業
- ライティングチェック
- 問合せ内容の確認、一次対応
- 更新スケジュールの管理
- レポート作成
Webサイト運用では、日々の細かな更新や確認作業が積み重なりやすく、あと回しになりがちです。定型的な実務を切り分けて任せることで、継続的な運用体制を整えられます。
その他
個人秘書には、定型的な事務作業だけでなく、依頼先のスキルや経験に応じて幅広い業務を任せられる場合があります。業務領域が明確に決まっていない依頼でも、相談次第で対応してもらえるケースは少なくありません。
【依頼できるその他の業務】
- マーケティング関連のサポート
- チラシやバナーの制作
- ライティング業務
- 翻訳対応
- リサーチ業務
- データ集計、レポート作成
対応できる業務の幅は、依頼する企業や個人によって異なります。一般的な秘書業務に加えてどこまで任せられるのかを事前に確認しておくと、自社に合った活用方法を見つけやすくなるでしょう。
対応範囲や活用イメージをさらに具体的に知りたい方は、オンライン秘書に関する以下の記事も参考にしてください。
関連記事：【2026年最新版】オンラインアシスタント比較30選！料金・特徴・選び方を徹底解説
お悩みはございませんか？ この業務は依頼できるのかな？といったご質問等まずはご相談ください。
日常業務から専門領域まであらゆる仕事を務める
キャスタービズオンラインアシスタントです！
- 「サービス資料」をご提供いたします
- 貴社の業種業界に合わせた「導入事例」をご紹介いたします
- ご希望で「オンライン面談」をご予約いただけます
- 現状の「課題整理」をお手伝いいたします
- 導入後の「ご活用イメージ」をご提案いたします
個人秘書を利用する５つのメリット
ここでは、個人秘書の利用によって、企業が得られる５つのメリットを紹介します。
- メリット①コストを削減できる
- メリット②生産性が向上する
- メリット③採用や教育の必要がない
- メリット④苦手な作業を任せられる
- メリット⑤客観的な意見を聞ける
導入効果を具体的にイメージしながら、自社に合う活用方法を考えていきましょう。
メリット①コストを削減できる
個人秘書を利用すると、必要な業務だけを切り分けて依頼できるため、業務量に応じてコストを抑えられます。
自社ですべての業務を抱えると、細かな事務作業や調整業務にも社内の時間を取られます。その結果、本来優先すべき業務に十分な時間を充てられず、全体の生産性が下がることもあるでしょう。
個人秘書に定型業務やサポート業務を任せれば、限られた人員でも業務を回しやすくなり、時間的なロスを減らせます。
また、業務ツールやタスク管理ソフトに慣れた人材へ依頼できれば、運用もスムーズです。
メリット②生産性が向上する
個人秘書に業務を依頼すると、生産性の向上が見込めます。
個人秘書は、日程調整や事務処理、情報整理などのサポート業務に慣れているため、依頼側はコア業務に集中しやすくなります。
たとえば、次のような業務に時間を取られている場合は、個人秘書の活用が有効です。
- 日程調整やメール対応
- 資料作成の補助
- 情報収集やデータ整理
- 各種手配や進行管理
こうした業務を切り分けることで、営業や企画開発、ブランド戦略といった本来注力すべき業務に集中でき、生産性の向上につながるのです。
メリット③採用や教育の必要がない
採用にかかる多くの工数や、人材を教育する必要がない点も、個人秘書を利用するメリットの一つです。
個人秘書に業務を委託する場合、外注先の業者が人材リストのなかから適任者を選んでくれるため、依頼側で人材を選定する必要はありません。
あらかじめ必要なスキルを持つ人材に依頼できれば、教育にかかる負担も軽減され、比較的スムーズに業務を始められるでしょう。
メリット④苦手な作業を任せられる
苦手な作業を個人秘書に任せられることも、大きなメリットです。不得意な業務を無理に抱え込むと、時間がかかるだけでなく、精神的な負担も大きくなりやすくなります。
重要な案件を抱えながら苦手な業務もこなすとなると、ストレスや疲れが溜まり、大きなミスにつながりかねません。
とくに、重要な案件を抱えながら細かな事務作業まで並行して対応すると、集中力が分散し、ミスの原因にもなりかねません。
苦手な業務を秘書に依頼することで、精神面と体力面ともに安定した状態で業務に専念でき、さらなる効率化を目指せるでしょう。
メリット⑤客観的な意見を聞ける
個人秘書を利用すると、日々の業務を近くで見ている立場から、客観的な意見をもらえます。自社の内側にいすぎると気づきにくい課題も、第三者の視点が入ることで整理しやすくなるでしょう。
たとえば、次のような場面で意見を求めやすくなります。
- どちらの進め方がよいか迷っているとき
- 業務フローの改善点を見直したいとき
- サービスや資料の見せ方を検討したいとき
- 優先順位のつけ方に悩んでいるとき
個人秘書は単に作業をこなす存在ではなく、業務を支えるパートナーとして機能することもあります。身近に相談できる相手がいることで、判断や改善のヒントを得やすくなる点もメリットです。
個人秘書の利用前に知っておきたいデメリット・注意点
ここからは、個人秘書の利用前に知っておきたいデメリット・注意点を解説します。
- 費用がかかる
- 相性が合わない可能性がある
- 機密情報の流出リスクがある
導入後のミスマッチを防ぐためにも、メリットだけでなく注意点まで押さえたうえで判断することが大切です。
費用がかかる
個人秘書を利用する場合は、当然ながら一定の費用が発生します。必要な業務だけを依頼できるとはいえ、依頼範囲が広がるほどコストも増えやすくなります。
特に、次のようなケースでは費用が想定より膨らむことがあるでしょう。
- 依頼する業務量が多い
- 対応時間が長い
- 専門性の高い業務まで任せる
- 急ぎの対応を頻繁に依頼する
導入後に負担が大きくならないよう、事前に依頼したい業務の範囲や優先順位を整理し、料金体系を確認しておくことが大切です。
相性が合わない可能性がある
個人秘書は、継続的にやり取りをしながら業務を進めるため、スキルだけでなく仕事の進め方やコミュニケーション面の相性も重要です。依頼内容自体に問題がなくても、報告の仕方や認識のすり合わせ方が合わないと、業務が進めにくくなる場合があります。
そのため、導入時にはいきなり広範囲を任せるのではなく、まずは一部の業務から試す方法が有効です。小さく始めることで、自社に合う進め方かどうかを見極めやすくなります。
機密情報の流出リスクがある
個人秘書に業務を依頼する場合、社内情報や顧客情報、売上データなどを共有する場面が出てきます。そのため、情報管理が不十分だと、機密情報が外部へ漏れるリスクがあります。
とくに注意したい情報は、以下のようなものです。
- 顧客情報や取引先情報
- 売上や経費などの経営データ
- 人事や採用に関する情報
- 社内資料や未公開の企画情報
安心して利用するためには、秘密保持契約の有無や、情報共有ツールの管理体制、閲覧権限の設定方法などを事前に確認しておくことが重要です。必要以上の情報を渡さない運用も、リスク低減につながります。
【形態別】個人秘書にかかる費用相場
個人秘書にかかる費用は、直接雇用するか、オンライン秘書サービスに外注するかによって大きく異なります。
ここでは、形態別の費用相場を見ていきましょう。
正社員・アルバイトとして直接雇用する場合
個人秘書を自社で直接雇用する場合、費用は雇用形態によって大きく変わります。正社員として雇用する場合、給与の相場は年収300万円〜500万円程度が一つの目安です。これに加えて、社会保険料の会社負担分や賞与、交通費、福利厚生費なども発生します。
アルバイトやパートとして雇用する場合は、時給1,200円〜1,800円程度が相場です。ただし、直接雇用では給与以外にも、次のようなコストがかかります。
- 採用広告費
- 面接や選考にかかる工数
- 研修や引き継ぎの時間
- パソコンやアカウントなどの備品費
そのため、表面的な給与額だけで判断するのではなく、運用に伴う周辺コストまで含めて検討することが重要です。
オンライン秘書サービスに外注する場合
オンライン秘書サービスを利用する場合は、月額制の料金プランを採用しているケースが一般的です。多くのサービスでは、月の実働時間に応じて料金が決まります。
費用相場の一例としては、月30時間程度の稼働で月額10万円前後が目安です。実際の料金は、依頼する業務の内容や専門性、対応範囲によって変動します。
直接雇用との大きな違いは、採用費や教育コスト、社会保険料などの間接費用が発生しにくい点です。必要な業務を必要な分だけ依頼しやすいため、業務量がそこまで多くない場合は、外注のほうがコストを抑えやすいケースもあります。
オンライン秘書にかかる費用については以下の記事をご覧ください。
関連記事：オンライン秘書にかかる費用・選び方・コスト削減のコツ
個人秘書を選ぶ際の４つのポイント
ここでは、個人秘書を選ぶときに確認したい４つのポイントを紹介します。
- 対応できる業務の範囲
- 必要な費用
- セキュリティ対策
- 導入事例や実績
それぞれのポイントを順に見ていきましょう。
ポイント①対応できる業務の範囲
個人秘書サービスを提供している業者によって、対応可能な業務の範囲が異なります。そのため、自社が依頼したい業務が含まれているかどうかは、事前に確認しておくことが大切です。
あわせて、使用する予定のツールに対応しているか、マーケティングなどの専門分野まで依頼したいのかも整理しておきましょう。依頼内容を明確にしておくことで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。
ポイント②必要な費用
個人秘書は継続的に利用するケースが多いため、長期的な予算を見据えて選ぶことが重要です。1カ月プランや3カ月プランなど、業者ごとにさまざまなプランがあります。求める業務内容や範囲、予算に応じて自社にぴったりな業者を選定してください。
初期費用の有無や最低契約期間、追加料金が発生する条件まで確認しておくと、導入後の想定外の出費を防ぎやすくなります。
ポイント③セキュリティ対策
個人秘書サービスを選ぶ際は、セキュリティ体制も必ず確認しておきたいポイントです。業務を依頼する以上、メールの内容や取引先情報など、機密性の高い情報を共有する場面が出てきます。
とくに、次のような点を確認しておくと安心です。
- 秘密保持契約（NDA）の有無
- 情報共有ツールの管理体制
- 担当者への教育体制
- Pマークなど第三者認証の取得状況
セキュリティ対策が不十分な業者を選ぶと、情報漏えいにつながるおそれがあります。安心して依頼するためにも、事前に管理体制を確認しておきましょう。
ポイント④導入事例や実績
個人秘書サービス業者の、導入事例や実績もあらかじめ認識しておきたいところです。
継続利用率や導入企業数に加えて、どのような業界・業種で利用されているのかを把握すると、自社に合う業者か判断しやすくなります。
実際の導入事例が掲載されていれば、どのような業務を任せているのか、どのような課題を解決しているのかも具体的にイメージしやすくなるでしょう。自社と近い規模や業種の事例があるかどうかも、確認しておくと安心です。
個人秘書サービス業者５選
ここからは、個人秘書サービス業者を５つ紹介します。
まずは各サービスの特徴を比較し、自社に合いそうな依頼先を絞り込んでみましょう。
| サービス名 | 特徴 |
|---|---|
| CASTER BIZ assistant | 採用倍率1％を通過した人材が対応し、秘書・経理・人事などのバックオフィス業務を月30時間からまとめて依頼できる |
| HELP YOU | 月30時間・10万円から利用でき、チーム制と1名専属制を選べるため、業務量や依頼内容に合わせて柔軟に活用しやすい |
| クラウドワークスエージェント | 670万人以上の登録データベースから人材提案を受けられ、秘書業務に限らず幅広い職種を最短3日で依頼しやすい |
| i-STAFF | 採用率1％の人材体制に加えて全額返金保証も用意されており、初めてオンライン秘書を導入する企業でも始めやすい |
| Fammアシスタントオンライン | 月額4万円台から利用でき、事務や秘書業務に加えてWebデザインや動画編集などクリエイティブ業務まで依頼できる |
それぞれの特徴から、ぜひ自社に合ったサービスを選んでみてください。
CASTER BIZ assistant
CASTER BIZ assistantは、株式会社キャスターが提供するオンラインアシスタントサービスです。秘書・事務・人事・経理・制作など幅広い業務に対応しており、月30時間から利用できます。2025年11月末時点で、累計6,000社以上の利用実績を誇るサービスです。
| 特徴 |
|
|---|---|
| 代行業務内容 |
|
| 料金体系 | 月額固定型（プラン契約） |
| 料金 |
※初期費用：なし |
| セキュリティ | プライバシーマーク・ISO/IEC 27001（ISMS）取得 |
| 実績 | 累計6,000社以上の利用実績（2025年11月末時点） |
| 所在地 | 本社：東京都千代田区大手町1-5-1 大手町ファーストスクエア ウエストタワー1・2階LIFORK大手町 R06 本店：宮崎県西都市鹿野田11365-1 神楽酒造内 アグリ館2階 |
HELP YOU
HELP YOUは、株式会社ニットが提供するオンラインアウトソーシングサービスです。月30時間・10万円から始められ、継続率98％、1,000クライアント以上の実績があります。幅広い業務に対応しており、チーム制と1名専属制の両方を選べるのも特徴です。
| 特徴 |
|
|---|---|
| 代行業務内容 |
|
| 料金体系 | 固定（月額プラン） |
| 料金 |
▼チームプラン：
▼1名専属プラン：
※初期費用：要問合せ |
| セキュリティ | プライバシーマーク取得 |
| 実績 | 累計クライアント数700社以上・平均継続率98% |
| 所在地 | 東京都渋谷区神宮前一丁目11番11号 グリーンファンタジアビル407号室 |
クラウドワークスエージェント（旧ビズアシ）
クラウドワークスエージェントは、株式会社クラウドワークスが提供する人材エージェントサービスです。670万人以上の登録データベースから提案を受けられ、最短3日で参画できる点が特徴です。
| 特徴 |
|
|---|---|
| 代行業務内容 | 一般事務、営業事務、秘書、データ入力、資料作成、翻訳、EC運営、カスタマーサポート、経理、人事/採用、労務、法務、総務、広報、ライター、ディレクター、記事入稿、コーダー、SEO・SNSマーケティングなど |
| 料金体系 | 時間単価制・業務委託契約（準委任契約）が基本 |
| 料金 | 要問合せ |
| セキュリティ | プライバシーマーク取得 |
| 実績 | 登録者数は670万人以上（2024年9月現在） |
| 所在地 | 本社：東京都港区麻布台一丁目3-1 麻布台ヒルズ 森JPタワー28階 |
i-STAFF
i-STAFFは、株式会社ビープラストが提供するオンライン秘書サービスです。秘書・経理・人事・営業アシスタント・Web運用など幅広い業務に対応しています。全額返金保証を用意しているため、初回導入でも安心して始めやすい点が特徴です。
| 特徴 |
|
|---|---|
| 代行業務内容 |
|
| 料金体系 | 固定（月額） |
| 料金 |
|
| セキュリティ |
|
| 実績 | 2021年11月のインターネット調査（日本トレンドリサーチ）で、クオリティ満足度・料金満足度・スピード対応満足度の3項目で1位 |
| 所在地 | 東京オフィス：東京都渋谷区渋谷1-1-3アミーホール3F 福岡オフィス：福岡県福岡市中央区天神2-3-10天神パインクレスト716 佐賀オフィス（本社）：佐賀県佐賀市城内1-6-10（サガテレビ内） |
Fammアシスタントオンライン
Fammアシスタントオンラインは、株式会社Timersが提供するオンラインアシスタントサービスです。事務や秘書業務に加えて、Webデザイン、動画編集、SNS運用、ライティングなどクリエイティブ領域まで対応している点が特徴です。
| 特徴 |
|
|---|---|
| 代行業務内容 | ECショップ運用、SNS運用代行、広告運用サポート、動画編集、Webデザイン、ライティング、電話代行、営業事務、人事業務、経理サポート、事務業務、秘書業務など |
| 料金体系 | 固定（月額制）が基本。詳細は要問合せ |
| 料金 | 月額 40,000円〜（詳細は要問合せ） |
| セキュリティ | 要問合せ |
| 実績 | 要問合せ |
| 所在地 | 東京都渋谷区恵比寿4-20-7 恵比寿ガーデンプレイス センタープラザB1 |
個人秘書を雇った方がいい人の特徴
個人秘書が向いているのは、単に忙しい人ではなく、任せやすい業務を一定量抱えている人です。特に、予定調整や連絡対応、資料作成など、手順化しやすい業務が多い場合は導入効果が出やすくなります。
一方で、例外対応が多い業務や、判断そのものを任せたい場合は、個人秘書との相性がよいとは限りません。
個人秘書が向いている人・向いていない人の特徴を整理すると、以下のとおりです。
| 向いている人 | 向いていない人 |
|---|---|
|
|
個人秘書をうまく活用するには、任せる業務と自分で判断すべき業務を切り分けることが重要です。自分が抱えている業務の性質を整理したうえで、導入を検討するとミスマッチを防ぎやすくなります。
個人秘書にどこまで依頼できる？
個人秘書には、手順や目的を共有しやすい業務を幅広く依頼できます。たとえば、以下の領域は任せやすいでしょう。
- 日程調整
- メール対応
- 各種手配
- 資料作成補助
- 経理や総務の定型業務
- 営業サポート
一方で、経営判断や最終承認、専門資格が必要な業務、高度な例外対応までそのまま任せられるわけではありません。
判断の目安は、「自分でなくても進められるか」「ルールや手順を共有できるか」です。
業務そのものを丸投げするというより、日々の実務を切り分けて任せるイメージで考えると、活用範囲を整理しやすくなります。
どれくらいの頻度で依頼が必要？
個人秘書への依頼頻度に明確な正解はなく、業務量や目的によって変わります。毎日依頼するケースもあれば、週に数回や必要なときだけ依頼するケースもあります。
たとえば、日程調整やメール確認など日常的に発生する業務が多い場合は、継続的に依頼したほうが効果を感じやすいでしょう。反対に、資料作成やリサーチ、手配業務などが中心であれば、必要なタイミングだけ依頼する運用でも十分です。
まずは負担が大きい業務から切り出し、どの程度の頻度で依頼すると効率がよくなるのかを見極めると、自社に合った使い方を見つけやすくなります。
AI秘書とどう使い分ける？
AI秘書とは、スケジュール管理や議事録作成、さらには情報検索など日々の定型業務を担ってくれるAIアシスタントのこと。
AI秘書と個人秘書は、得意な業務が異なります。AI秘書は、情報整理や文章のたたき台作成、アイデア出し、検索補助など、短時間で処理したい定型作業と相性がよい手段です。
一方、個人秘書は、相手との調整や進行管理、実務の代行など、人が関わることで進めやすい業務に向いています。
使い分けの目安を整理すると、次のとおりです。
| 向いている業務 | AI秘書 | 個人秘書 |
|---|---|---|
| 情報整理・要約 | ◯ | △ |
| 文章のたたき台作成 | ◯ | △ |
| 日程調整・各種手配 | △ | ◯ |
| メール対応の実務 | △ | ◯ |
| 相手とのやり取りが必要な業務 | △ | ◯ |
| 判断後の実行・進行管理 | △ | ◯ |
まずはAIで下準備や整理を行ない、その後の調整や運用を個人秘書に任せる形にすると、それぞれの強みを活かしやすくなります。
自社に合った個人秘書を利用して、業務の生産性を上げましょう
今回は、個人秘書を利用するメリットや、選ぶ際のポイントを解説しました。
個人秘書は、コストを抑えながらも生産性の向上が見込める、魅力的なサービスです。
実際に依頼するときには、依頼可能な業務の範囲や必要な費用、セキュリティ体制などに注意して、自社に最適な個人秘書サービス業者を選びましょう。
株式会社キャスターが提供する「CASTER BIZ assistant」では、秘書業務をはじめ、事務・経理・人事など幅広い業務をオンラインでサポートしています。
個人秘書の導入を検討している方は、自社の業務にどこまで活用できるか、選択肢の一つとして確認してみてください。
