事務代行サービスでコストを削減｜概要や業務内容・メリット・デメリットも解説
働き方改革により、バックオフィス業務の効率化を図る企業が増えています。そのなかで、データの集計・照合、システムへの入力、メール対応などもできる事務代行サービスに注目が集まるようになりました。事務代行サービスは、会計、給与計算、営業資料の作成など比較的専門性が高い業務にも対応可能です。
また、繁忙期のみ利用できたり、必要な業務にあわせて従量制で依頼できたりと、柔軟に利用できます。この記事では、事務代行サービスの業務内容、削減できるコスト、メリット・デメリットなどについて解説します。事務代行サービスを利用して、自社のコストを削減し、コア業務へリソースを集中させたい担当者は参考にしてください。
そもそも事務代行サービスとは
事務代行サービスとは、企業の事務業務を代わりに行うサービスです。たとえば、書類の整理、データ入力、電話応対、メール対応など、一般的なバックオフィス業務に対応しています。専門性が高い業務の代行も行っており、会計や給与計算、採用活動、営業資料の作成など、幅広い事務の仕事に対応可能です。
事務代行サービスの具体的な業務
事務代行サービスは、幅広い業務を網羅しています。ここでは、事務代行サービスの具体的な業務について解説します。
経理業務
経理業務には、企業の財務状況を管理するための業務全般が含まれます。経理の知識やスキルをもつ従業員の雇用が難しい場合、事務代行サービスで経理事務の代行を依頼するとよいでしょう。任せられる具体的な経理業務の内容の例をあげると、以下の通りです。
- 帳簿の整理
- 給与計算
- 税務処理
総務業務
総務業務は、どの企業でも必ず行われています。事務代行サービスを活用すれば、総務業務でスムーズな対応をするためのサポートを受けられます。総務業務として代行を依頼できる内容の例は以下の通りです。
- 電話対応
- メール対応
- スケジュール管理
人事業務
人事業務は、従業員の採用、教育、評価など人材管理に関わる業務です。人事戦略の策定、従業員のモチベーション管理なども人事業務に含まれます。企業にとって人材管理は重要であり、リソースが不足しているなら事務代行サービスの利用がおすすめです。依頼可能な人事業務の例は以下の通りです。
- 採用活動
- 人材教育
- 人事評価
営業事務業務
営業事務業務は、企業の営業活動をサポートする役割を果たしています。営業職を支える場面が多く、営業戦略の企画を任される場合もあります。事務代行サービスに依頼できる営業事務業務の例は以下の通りです。
- 資料作成
- 顧客管理
- 見積作成
一般事務業務
一般事務業務は、企業の日常的な業務です。事務代行サービスを利用すれば、毎日の業務の効率化に向けた改善の提案も受けられる可能性があります。事務代行サービスに代行を任せられる一般事務業務の例は以下の通りです。
- 文書作成
- 書類管理
- データ入力
事務代行サービスの料金制度と相場
事務代行サービスの料金は、どの程度なのでしょうか。ここでは、事務代行サービスの料金制度と相場について解説します。
月額固定料金
月額固定料金は、事務業務の代行に対する報酬として、毎月一定額を料金として支払う制度です。契約内容の範囲で事務業務を任せられます。契約の範囲外の事務業務を任せるには、その分の料金も支払う必要があります。そのため、任せる業務の範囲を広げるには、改めて契約を交わさなければなりません。
従量課金制度
従量課金制度は、単価や時給をあらかじめ設定しておき、事務業務の処理数や業務時間に応じて料金が決まる制度です。実際の事務代行サービスの利用状況に応じて料金が変動するため、月末にならないと料金が確定しません。しかし、利用した分だけしか料金がかからないため、無駄な支払いを少なくできます。
事務代行の相場
事務代行サービスにはさまざまな業務があるため、料金は具体的な依頼内容によっても異なります。たとえば、経理事務の場合、料金の相場は5～7万円程度です。給与計算については、従業員100人につき6～10万円程度となっています。
税務補助業務は5～8万円程度です。また、書類作成は、A4サイズ1枚あたり2,000円程度が相場です。ただし、実際に依頼する事務代行サービスによっても、料金には違いがあります。
事務代行サービスの利用で生じるメリット
事務代行サービスを利用すると、さまざまなメリットがあります。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるか解説します。
コストや手間を抑えられる
事務代行サービスの利用により、自社が負担するコストや手間を減らせます。事務員を自社で採用する場合、人事担当者の給与、求人広告費、社会保険料や雇用保険の企業負担分などのコストがかかります。面接、採用、人事教育などを実施する必要もあり、手間の負担増も無視できません。
さらに、事務員を雇用できても定着しないケースでは、コストや手間が繰り返し発生します。事務代行サービスならこのようなコストや手間を削減でき、事務業務に必要な労働力を簡単に確保できます。
即戦力となる人材を得られる
事務代行サービスなら、即戦力となる人材を手間なく確保できます。仮に事務代行サービスの利用を開始してから欠員が生じても、新しい人員が迅速に補充され、人手不足の問題は生じません。自社の業務に最適な人材が補充されるため、適切に業務を進められます。
スポット対応が可能
事務代行サービスはスポット対応も行っています。たとえば、繁忙期で一時的に人手が必要になるタイミングだけ利用しても構いません。また、特定の業務のみの依頼も可能です。作業や時間を限定して依頼できるため、無駄なく利用できます。
事務代行サービスの利用で生じるデメリット
事務代行サービスを利用する場合、デメリットも生じます。ここでは、具体的にどのようなデメリットがあるか解説します。
業務内容に制限がある
従業員に事務を任せる場合、状況に応じて担当業務を変更するなど柔軟な対応が可能です。しかし、事務代行サービスでは契約内容に基づく業務だけしか依頼できません。任せる業務を変更するには、契約も変更する必要があります。また、資格が必要な業務ついては、依頼のたびに資格があるか確認が必須です。
コミュニケーションが取りづらい場合がある
事務代行サービスは、作業の担当者が通勤せずにオンラインで完結する場合が多いです。そのため、状況によっては、コミュニケーションが取りづらい可能性もあります。また、対面で話す機会がない分、信頼関係の構築にも時間がかかる恐れがあります。
事務代行サービスを選ぶポイント
事務代行サービスを選ぶ際は、何を基準にすればよいのでしょうか。ここでは、事務代行サービスを選ぶポイントを解説します。
これまでの実績
事務代行サービスについて、豊富な実績があるか確認しましょう。実績が多ければ、依頼した際に自社のニーズを正確に汲み取ってもらえる可能性を期待できます。実績が少ないサービスは、事務業務に対する理解度が低いかもしれません。
その場合、自社が細かい指示を出さなければならず、手間がかかります。事務代行サービスで高い費用対効果を得るためにも、過去の実績について事前に確認しましょう。
自社の業務との適合性
自社が依頼したい事務業務に対応できるか確認する必要もあります。自社に適合しない事務代行サービスを選んで依頼すると、手間やコストがかえって増えるリスクがあります。そのため、自社の業務との適合性は重要です。
自社に合う事務代行サービスを選ぶには、任せたい業務をあらかじめピックアップすることも大切です。自社が任せたいすべての業務に対応できる事務代行サービスを選びましょう。
適正な料金体系
事務代行サービスを利用する際は、料金体系もチェックしましょう。任せる業務と料金のバランスが適正であり、自社のコスト削減につながるか検討する必要があります。自社の予算も踏まえて利用するメリットがあるか考えることが大切です。
また、料金体系が明確かどうかも見極めるべきです。後から追加料金が発生する場合、何にどの程度の料金が加算されるか、細かい条件を念入りにチェックしましょう。
実績が豊富な事務代行サービス
ここでは、実績が多い事務代行サービスを紹介します。自社にマッチしたサービスを選ぶための参考にしてください。なお、掲載の情報は2024年10月時点の内容です。
CASTER BIZ assistant
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantは、従業員数1～500名以上の企業、有名企業などで多く導入された実績がある事務代行サービスです。
2024年10月時点で累計5,000社以上の導入実績がございます。
ルーティン業務はもちろん、事務業務の専門領域にも対応しています。
また、依頼内容は自社に合わせてカスタマイズできます。6か月契約で、1か月あたりの料金は30時間につき13万2,000円からです。業務を個別にサポートするオプション契約は、1か月あたり5万円です。
フジ子さん
フジ子さんは、官公庁にも導入されている事務代行サービスです。導入実績は1,000を超えています。秘書、総務、Webサイト運用など幅広い業務の代行に対応しています。1か月契約の自動更新で、料金は20時間につき5万7,000円です。無料トライアルもあるため、まずは試してみるとよいでしょう。
i-STAFF
i-STAFFは、トレンドリサーチの複数部門において、高い満足度を獲得した実績がある事務代行サービスです。さまざまなオンライン業務に対応しています。返金保証がついている点は業界内でも唯一の特徴です。料金は、3か月契約で30時間につき11万4,000円です。土日や深夜に対応できるプランも用意されています。
まとめ
事務代行サービスには、さまざまな事務業務の代行を依頼できます。コストや手間を抑えて即戦力の人材を確保できます。実績や料金体系などをチェックし、自社に適した事務代行サービスを選びましょう。
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