書類作成代行サービスとは？メリットとデメリットを解説
「書類作成に時間や手間をかけられない」「資料のクオリティが低い」といった問題で、お悩みではありませんか？
近年、このような課題を解決する手立てとして、書類作成代行サービスを利用する企業が増えつつあります。
本記事では、書類作成代行サービスの概要とともに、依頼するメリットやデメリット、おすすめの業者を紹介します。
「業務負担を軽減しつつ、高品質な書類を作成したい」とお考えの方は、ぜひご覧ください。
書類作成代行サービスとは
書類作成代行サービスとは、ビジネスの場で使用される書類や資料を依頼に応じて作成し、納品してくれるサービスのことです。
ビジネスでは、打ち合わせやプレゼンテーション、商談など、書類を使用するシーンが頻発します。
そういった場面において、ただ書類を用意すればよいわけではありません。
必要な情報が網羅されているのはもちろん、わかりやすく、誤りがない書類を作成することが重要です。
ただでさえ、多くの書類を用意しなければならないのに、クオリティまで担保しようとすれば、さらに時間と労力がかかります。
このような業務負担を丸ごと外注できるのが、書類作成代行サービスなのです。
業者によっては、専門的な知識や資格を要する書類の作成や、音声データの文字起こしなどをこなしてくれる場合もあります。
書類作成代行の依頼先
書類作成代行の依頼先は、一つとは限りません。
以下のような選択肢が挙げられます。
【書類作成代行の依頼先】
- アシスタントサービス
- 書類作成専門サービス
- 行政書士・弁護士
- クラウドソーシング
依頼先によって、対応できる業務やサービス内容、料金なども変わってくるため、それぞれの特徴を押さえておくことが肝要です。
以下で、各種の概要を紹介しますので、自社のニーズに合った依頼先をお選びください。
アシスタントサービス
最初にご紹介するのは、アシスタントサービスです。
アシスタントサービスは、依頼内容に応じて、専任スタッフが企業の業務をサポートしてくれるアウトソーシングサービスです。
オンライン上で実施される業務が大半であり、書類データの作成のほかにも、経理や総務、人事や営業のサポートなど、多岐にわたります。
アシスタントサービスには、専門性を有した人材が在籍しているため、質の高いアウトプットが期待できます。
また、一人のスタッフに依存するわけではないので、病気や怪我による作業の遅れも心配ありません。
安定的かつ、質の高い書類の作成をお望みなら、アシスタントサービスへの依頼はベストな選択といえます。
書類作成専門サービス
アシスタントサービスとは異なり、書類作成と印刷を専門としたサービスもあります。
社内にパソコンやプリンターを置いていない企業が、突発的に書類を作成しなければならなくなった場合に重宝されています。
WordやExcel、PowerPointを用いた高品質な書類の作成はもちろん、データ入力や文字起こしも可能です。
ビジネス用の書類は当然のこと、イベントの案内やチラシ、カタログの作成も受け付けています。
ですが、官公署に提出する申請書類や契約書など、作成にあたって資格が必要な書類に関しては、対応していないケースが大半なので注意が必要です。
業者ごとに、サービス内容や得意な分野が異なるため、自社の要望に即している業者を探して依頼したほうがよいでしょう。
行政書士・弁護士
役所や裁判所など、官公署に提出するような公的文書の作成が必要な場合は、行政書士か弁護士への依頼をご検討ください。
なお、行政書士と弁護士は独占業務が異なるので、ここで違いを明らかにしておきましょう。
行政書士とは、官公署に提出する許認可申請などの書類を作成できる、国家資格者のことです。
一方、弁護士は、法律に関するすべての事務が認められた職業であり、訴状や契約書の作成、裁判の代理人など、幅広い業務が認められています。
どちらも法律事務を扱う専門職ですが、裁判の手続きに関する書類作成や法律相談は、弁護士の独占業務に当てはまるため、行政書士では対応できません。
そのため、書類作成だけでなく、法律に関するトラブルが発生した際のサポートもあわせて求めるのであれば、弁護士に依頼するのがよいでしょう。
ただし、行政書士に比べて弁護士のほうが、依頼料が高額な傾向にあるため、依頼する業務内容によって使い分けたほうが出費を抑えられます。
クラウドソーシング
リモートワークの普及に伴い、多くの企業で活用され始めたのが、クラウドソーシングです。
クラウドソーシングとは、インターネットを介して、不特定の業者や個人に業務を委託できるサービスのことです。
依頼できる業務は書類作成だけに留まらず、システムやアプリの開発、動画編集など、多分野にわたります。
クラウドソーシングの受注者は、フリーランスや、副業ワーカーなどの個人であることがほとんどです。
そのため、業務を専門的に請け負う制作会社と比べてコストが低く、こちらの注文にも融通が利きやすいといったメリットがあります。
その一方で、受注者が必ずしも依頼業務に習熟しているとは限らないため、納品される成果物のクオリティが担保されているわけではありません。
稀に業務の途中でフェードアウトしてしまうケースもあり得るので、依頼する際に信頼できる相手かどうかをよく見極めましょう。
書類作成代行サービスに依頼できる業務内容
ここからは、書類作成代行サービスに依頼できる業務内容を紹介します。
【書類作成代行サービスに依頼できる業務内容】
- 書類作成（Word）
- 書類作成（Excel）
- 書類作成（PowerPoint）
- 文字起こし
- メール文章の作成
どのような書類が作成できるのか、また、そのほかに請け負ってもらえる業務があるのかも押さえておきましょう。
①書類作成（Word）
まず挙げられるのは、Wordを用いた書類の作成です。
ビジネス書類を作成するうえで、Wordを使う機会は多いのではないでしょうか？
Wordは、Microsoft社が販売している文章作成ソフトであり、仕様書や契約書、報告書などの作成に適しています。
便利な機能を多数搭載しているWordですが、いざ書類を作成するとなると手間と時間がそれなりにかかるものです。
見やすい書類を作るには、Wordを使いこなす知識とスキルに加え、文章力も必要になるからです。
情報に過不足がなく、文体や言葉遣いが統一されているか、またレイアウトが整っているかなど、配慮すべきポイントはいくつもあります。
書類作成代行サービスなら、専門的な知識とスキルを兼ね備えたスタッフが、それらの作業をすべて代行してくれるのです。
②書類作成（Excel）
Excelを用いて、書類を作成している企業も少なくないでしょう。
書類作成代行サービスなら、Excelを用いた書類の作成も可能です。
Excelは、表の作成やデータの集計を得意とする表計算ソフトです。
方眼紙のような見た目をしており、入力した数値データをもとに、表だけでなくグラフも作成することができます。
使いこなせれば業務効率の大幅な改善が望めるものの、Wordと同様、取り扱いにはそれ相応の知識と経験値が必要です。
Excelでの業務に慣れていない従業員が扱おうとすれば、想定以上の時間を要することもあり得るでしょう。
これを、専門的なスキルを有する書類作成代行サービスに依頼すれば、高品質に仕上げられた書類が手元に届くのですから、依頼しない手はありません。
データの入力や集計作業も一括で任せられるのは、うれしいポイントです。
③書類作成（PowerPoint）
プレゼンテーション用の書類を作る際に、頻繁に活用されているのがPowerPointです。
このPowerPointを用いた書類の作成も、書類作成代行サービスが得意とする業務の一つです。
プレゼンテーションに用いる資料のほか、報告書や企画書なども作成できます。
WordやExcelに比べて直感的に操作できるPowerPointですが、データ内の文章やデザインを考えるのは、初心者には簡単な作業ではありません。
慣れていない人だと、一つの書類を作成するのに、かなりの時間を費やしてしまうこともあるでしょう。
書類作成代行サービスに依頼すれば、“どのようなデザインにすれば人に伝わるのか”を熟知したプロが、品質の高い書類を迅速に仕上げてくれます。
「失敗できないプレゼン用の資料が必要なのに、作るためのリソースを確保できない」とお悩みの方も、書類作成代行サービスに任せれば大丈夫です。
④文字起こし
インタビューや会議などの音声データや動画を文字起こしする際も、書類作成代行サービスが役立ちます。
10分の音声データを文字にするのに、60分程度かかるといわれるほど、文字起こしは時間のかかる作業です。
担当者のスキルによって所要時間は前後するものの、決められた時間内に正確に文字化するのに、手間取る人もいるでしょう。
書類作成代行サービスに文字起こしを依頼することで、今まで作業に費やしていた時間も、コア業務に活用できるのです。
⑤メール文章の作成
書類の作成とは異なりますが、メール文章を作成するサービスを提供している業者も存在します。
ビジネスシーンでは、顧客へのお礼や謝罪など、正しい言葉遣いで丁寧な文章を作成しなければならない場面もあるでしょう。
丁寧な文面のメールは、顧客に対して好印象を与えますが、少し言葉を間違えれば、マナー違反ととられ、逆効果になりかねません。
もし、ご自身の文章に一抹の不安が残るようであれば、書類作成代行サービスに代筆を依頼するのも一案です。
書類作成代行サービスに依頼するメリット
書類作成代行サービスに依頼することで、企業は次のメリットを享受できます。
【書類作成代行サービスに依頼するメリット】
- クオリティの高い資料を作成できる
- 人件費を削減できる
- コア業務に注力できる
以下で、詳しく解説していきます。
メリット①クオリティの高い資料を作成できる
書類作成代行サービスのスタッフは、書類作成に精通したプロフェッショナルが大半です。
そのため、業務の代行を依頼すれば、納品される成果物のクオリティは、担保されるといって差し支えないでしょう。
スキルや経験のない自社の従業員が見よう見まねで作成した書類と、確かな技術に裏付けられた書類、クオリティが高いのはどちらか一目瞭然のはずです。
読み手を納得させる構成や見やすいデザイン、データの網羅性やきれいな仕上がりなど、書類に求められる要素はさまざまです。
これらをすべて押さえた高品質な書類を作成するなら、プロに依頼するのが近道であるのは間違いありません。
メリット②人件費を削減できる
書類作成代行サービスに依頼することで、その業務にあたっていた従業員の人件費を削減できるのは、大きなメリットです。
書類作成代行サービスを利用すれば、当然ながら利用料の支払いは発生します。
ですが、これまで書類作成に費やしてきた人的リソースをすべてカットできるので、人件費は必然的に削減されます。
また、書類作成用に新たな人材を採用する必要もなくなりますので、そのためのコストもかかりません。
「繁忙期や年末年始など、業務が立て込む期間だけ書類作成代行を依頼する」といったような、スポット的な利用であれば、費用はさらに抑えられます。
人材を雇えば、毎月固定費として人件費を支払わなければなりませんが、書類作成代行サービスを上手く使うことで、人件費の削減が叶うのです。
メリット③コア業務に注力できる
書類作成代行サービスの利用で、これまで人手を費やしていた書類作成の業務から解放されます。
その結果、自社の労働力を、売上や生産性の向上に直結する“コア業務”に、集中させることができるようになります。
たとえば、営業担当者が本来の業務のほかに、書類作成まで任されていたらどうでしょうか。
その時間を、本来のコア業務である営業活動に費やしたほうが、売上の向上が見込めるのは、明らかですよね。
書類作成の外注化は、従業員の業務量軽減と残業時間の削減、モチベーションの向上にもつながります。
書類作成代行サービスに依頼するデメリット
書類作成代行サービスにはさまざまなメリットがある一方で、次のようなデメリットにも目を配らなければなりません。
【書類作成代行サービスに依頼するデメリット】
- 情報漏洩のリスクが生じる
- 公的文書の作成を依頼する際は業者の選定が必要になる
書類作成代行サービスの利用を決断する前に、これらの点も押さえておきましょう。
デメリット①情報漏洩のリスクが生じる
書類作成を外注するにあたって、機密情報を共有しなければならないこともあるでしょう。
外部の業者に情報を渡す以上、情報漏洩のリスクが生じる点は、考慮しておかなければなりません。
仮に、意図的でなかったとしても、書類作成代行業者のセキュリティシステムが脆弱だったために、情報が流出することもあり得ます。
書類作成の代行を依頼する際は、その業者がきちんとセキュリティ対策を実施しているかを確認しましょう。
そのとき、一つの目安になるのが“プライバシーマークを取得しているか否か”です。
プライバシーマークとは、個人情報を適切に管理していると評価された事業者のみに付与される証のことです。
そのほか、書類作成代行業者独自のウイルス対策や、セキュリティ教育が実施されているかも事前に確認しておくとよいでしょう。
デメリット②公的文書の作成を依頼する際は業者の選定が必要になる
書類の種類によっては、有資格者しか作成できないものもあり、その場合は該当の資格を有した業者を選定しなければなりません。
依頼したい書類が公的文書である場合、行政書士や弁護士などの有資格者しか作成を認められておらず、無資格者が書類を作ることは法律で禁じられています。
対応できない書類に関しては、基本的に依頼した時点で断られますが、万が一違法と気づかず作成してしまった場合は、依頼者が罪に問われるリスクもあります。
公的文書のように、特殊な書類の作成を依頼する際は、その業者に有資格者が在籍しているのか、対応は可能なのかをきちんと確認したうえで依頼しましょう。
書類作成代行サービスの料金相場
書類作成代行サービスを利用するにあたって、料金の相場は気になるポイントです。
業者ごとに価格の設定やシステムは異なりますが、以下の表に記した金額が、一つの目安になります。
【書類作成代行サービスの料金相場】
|
項目 |
料金相場 |
| A4用紙（1枚） | 2,000円程度 |
| 公的文書（1枚） | 10,000円程度 |
| 定額サービス（月額） | 70,000～100,000円程度 |
WordやExcelなどで作成するA4用紙の書類は、1枚2,000円程度であることが多く、公的文書の場合は、10,000円程度かかるとご認識ください。
なお、継続的に大量の書類を作成しなければならない場合は、定額サービスを利用したほうが費用を安く抑えられます。
書類の種類や量に応じて、利用するサービスを使い分ける必要があることを覚えておきましょう。
書類作成代行を依頼する流れ
書類作成代行サービスを利用するにあたって、手続きの流れを把握しておいたほうが、スムーズに発注をかけられます。
問い合わせから受け渡しまでの流れは、以下の通りです。
【書類作成代行を依頼する流れ】
- 問い合わせ
- 依頼内容の確認
- 見積もりの確認
- 書類作成
- サンプルの確認
- 受け渡し
書類作成を依頼する際は、どのような書類を作らなければならないのかを、具体的に決めておく必要があります。
NGワードがある場合や、文字数に指定がある場合は、レギュレーションとしてまとめておき、代行業者に伝えておけば間違いありません。
サンプルができあがったら、要望に即した仕上がりになっているか、しっかりと目を通します。
業者によっては、無料で修正依頼を受け付けてくれる場合もあるので、その際は妥協することなく要望を伝えるようにしましょう。
おすすめの書類作成代行サービス6選
書類作成代行サービスのあらましが掴めたところで、おすすめの業者を6社紹介します。
いずれも、高い評価を得ている業者なので、自社のニーズに合ったサービスをお選びください。
CASTER BIZ assistant
「書類作成だけでなく、あらゆるバックオフィス業務を外注し、業務の効率化を図りたい」とお考えであれば、CASTER BIZ assistantがおすすめです。
【CASTER BIZ assistantの詳細】
| 対応可能な業務（一部） |
|
| 料金 | 132,000円（税込）～/月 |
CASTER BIZ assistantは、累計4,500社以上の企業が利用しているアシスタントサービスです。
基本的な書類作成や文字起こしはもちろんのこと、秘書業務や人事労務のサポートなど、幅広い業務に対応しています。
また、月30時間以内であれば365日24時間、好きなタイミングで即戦力の人材をご活用いただけます。
日々の主幹業務に忙殺されて、それ以外にリソースを割けない企業の強い味方であることは間違いありません。
My Assistant
My Assistantは、低コストかつ、シンプルなやり取りで書類作成の代行を依頼できるアシスタントサービスです。
【My Assistantの詳細】
| 対応可能な業務（一部） |
|
| 料金 | 27,500円（税込）～/月 |
月10時間の利用で27,500円と破格の安さながら、書類作成代行サービスに求める業務はすべて網羅しています。
My Assistantでは、業務を依頼するための専用システムを用意しており、書類作成に関するやり取りを簡素化しています。
それにより、スピーディーかつ高品質な成果物の納品を可能にしました。
「コストを抑えつつも、日常的に発生する業務を外部業者に一任したい」と考える企業や、個人事業主から好評を博しています。
HELP YOU
HELP YOUは、書類作成だけでなく、総務や経理など、幅広いバックオフィス業務を任せられるアシスタントサービスです。
【HELP YOU（資料作成プレミアム）の詳細】
| 対応可能な業務（一部） |
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| 料金 | 基本料金：55,000円（税込）
制作料金：11,000円（税込）～/枚 |
バックオフィス業務を一括して外注できるHELP YOUですが、書類作成に特化した『資料作成プレミアム』というプランも用意しています。
書類作成に精通したプロフェッショナルによる、“伝えたい内容が伝えたい相手に伝わる資料”の作成が可能です。
求人媒体の原稿や見積書の作成、データ入力などを希望する場合は、総合的なサポートを受けられる、一般的なプランの利用を検討してみてもよいでしょう。
i-STAFF
「人を雇うほどでもないが、人手は欲しい」といった事業者の悩みを解決できるのが、i-STAFFのオンライン事務代行サービスです。
【i-STAFFの詳細】
| 対応可能な業務（一部） |
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| 料金 | 89,100円（税込）～/月 |
i-STAFFは、一つの窓口で幅広い業務への対応が可能です。
提案書などの資料作成はもちろんですが、秘書業務や経理業務、人事業務に加え、Webサイトの運用代行も受け付けています。
人材の採用や教育にリソースを割けない企業の、頼もしい助っ人となることでしょう。
なお、サービスに満足できなかった際の返金保証もついているので「試しに使ってみてから」という方にも向いています。
カラくるデザイン
カラくるデザインは、格安で書類の作成を依頼できる、書類作成代行業者です。
【カラくるデザインの詳細】
| 対応可能な業務 |
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| 料金 | PowerPoint資料：3,300円（税込）～/枚
A4資料：11,000円（税込）～/枚 ポスター：55,000円（税込）～/枚 グラフ・図・表：3,300円（税込）～/カット |
PowerPointを用いた書類作成はもちろん、チラシや名刺、イラストの作成など幅広い業務を請け負っています。
その道に明るい専門スタッフが在籍しており、クリエイティブの知見を活かした、高品質な書類の作成が可能です。
書類と名刺を一緒に発注するなど、複数の業務を同時に依頼すれば、体裁やフォームを統一させることもできます。
「忙しくて、この書類の作成だけに手が回らない！」といったタイミングで、活用したい業者の一つです。
スプラウト
スプラウトは、書類の作成に特化した書類作成代行業者です。
【スプラウトの詳細】
| 対応可能な業務 |
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| 料金 | A4用紙：2,000円（税込）～/枚 |
自社にパソコンやプリンターなどのデバイスがなくても、書類データの作成から印刷、納品まで一括で対応してもらえます。
また、書類1枚から依頼を受け付けているので、小ロットのスポット的な利用も可能です。
詳細な原案を用意しなくとも、手書きのイメージ画や、ネットの画像から書類作成を依頼できるのはうれしいポイントです。
まだ社内インフラが整っていないスタートアップ企業や中小企業、個人事業主から、一定の支持を受けています。
書類作成代行サービスの導入事例
ここからは、書類作成代行サービスの導入事例として、CASTER BIZ assistantを利用されている2社のケースを紹介します。
事例①株式会社SUPER STUDIO
株式会社SUPER STUDIOは、EC基幹システムを提供するSaaS事業、およびD2Cコンサルティング事業を柱に、右肩上がりの成長を続けている企業です。
同社の従業員数は、事業の拡大にあわせて増えつづけ、約1年間で2倍となりました。
会社の規模が大きくなるにつれ、人事労務の担う業務量も漸増し、その対策が急務となっていたそうです。
CASTER BIZ assistantの導入を決めたのも、そうした背景からです。
CASTER BIZ assistantは、専任のリモートアシスタントをコミュニケーション窓口とし、複数名で組まれたチームでサポートにあたります。
そのため、欠勤や退職による業務中断のリスクが一切ありません。
外注できる業務は、雇用契約書などの各種書類作成から社内システムの更新まで、さまざまです。
CASTER BIZ assistantを導入することで、日々発生するルーティン業務の外注化が叶います。
同社も結果的に、人事労務担当者のスケジュールに余裕が生まれ、レバレッジの高い業務への注力が可能になりました。
「今後は、更なる組織の成長とスピードアップを目指す」と意気盛んです。
事例②株式会社アトラエ
株式会社アトラエは、成功報酬型の求人メディアや、AIビジネスマッチングアプリを展開する企業です。
従業員数40名弱という少数精鋭ながら、2016年には上場を果たします。
同社が運営する求人メディアのクライアントサポートチームで、CASTER BIZ assistantを導入しました。
こちらのチームは、掲載企業の採用支援とサービスのスムーズな運営を使命としており、記事の作成や契約の手続きなど、あらゆる業務を担います。
サービスが好調なため、非常に早いペースで掲載企業が増えているものの、その影響で本来の業務の対応が難しくなり、CASTER BIZ assistantの導入を決定しました。
CASTER BIZ assistantが担う業務は、求人メディアに掲載する記事原稿の校正や入稿、発注書や検収書の作成など、さまざまです。
なお、担当者とはChatWorkでコミュニケーションを取れるようになっており、スピーディーかつミスがない対応が、好評を得ています。
成長を続ける企業を下支えするパートナーとして、CASTER BIZ assistantが活躍しています。
書類作成代行は違法なのか
「書類作成代行サービスに違法性はないのか」と、不安に感じている方もいらっしゃるかもしれません。
書類作成代行サービスを利用することは、違法ではないのでご安心ください。
ですが、繰り返しお伝えしている通り、官公署に提出するような公的文書は、行政書士や弁護士など、特定の資格を有する者しか扱えない決まりになっています。
無資格の者が公的文書を作成すると、請け負った業者だけでなく、依頼者も責任を問われるおそれがあるので注意が必要です。
なかには、資格がないにもかかわらず、意図的に公的文書の作成を引き受ける悪質な業者もいるので、依頼する前には、有資格者が在籍しているかを確認しておきたいところです。
書類作成代行サービスを使えば、業務負担の軽減が可能
本記事では、書類作成代行サービスの概要や、メリットとデメリットを解説しました。
書類作成代行サービスは、その名の通り、依頼に応じて書類や資料の作成を代行してくれるサービスです。
書類のクオリティを担保しつつ、自社のリソースの軽減が図れます。
また、業者によっては文字起こしやメール文章の作成など、幅広い領域の業務にも対応が可能です。
株式会社キャスターでは、日常業務から専門領域まで、あらゆる仕事をサポートする『オンライン秘書のCASTER BIZ assistant』を提供しています。
営業資料や見積書、請求書など、さまざまな書類の作成に対応しておりますので「自社の従業員をコア業務に注力させたい」とお考えの事業者様は、ぜひ導入をご検討ください。