メール代行とは？サービスの特徴やおすすめ業者を紹介！
1通のメール処理に要する時間はさほど大きなものではありませんが、“塵も積もれば山となる”というように、大量のメールを捌くとなると多くの時間を奪われてしまいますよね。
そんなときに利用を検討したいのが、“メール代行”サービスです。
この記事ではメール代行の概要や、業者選びのコツも紹介するので、ご一読のうえ貴社の業務改善にお役立てください。
メール代行とは？
メール代行とは、その名の通り、メールの作成や配信といった諸業務を、専門業者に委託できるサービスです。
対応可能な業務は業者によって異なるものの、主だった業務としては、メールでの問い合わせ対応やクレーム対応、メルマガ配信、顧客リスト作成などが挙げられます。
工数のかかるこれらの業務をアウトソーシングすることで、企業には、業務効率化をはじめとした多くの恩恵がもたらされます。
メール代行で依頼できる業務内容
それでは、メール代行サービスに依頼できる業務内容にはどのようなものがあるのか、改めてお伝えします。
【メール代行に依頼できる業務内容】
- メールの送受信・リスト作成
- コンテンツ作成
- 効果測定
自社でリソースを割かれてしまっている業務として、あてはまるものがないか確認してみてください。
メールの送受信・リスト作成
メール代行では、メール業務の中心ともいえるメールの配信や受信を請け負います。
また、送受信に際しては、まず宛先のリストの存在が不可欠ですが、このリストの作成も代行してもらうことが可能です。
顧客や取引先のアドレスをもれなく、かつ使用されている有効なものに限定して整理するには、多くの工数を要します。
こうしたリスト作成からメールの配信、受信といった煩雑な業務は、すべてメール代行に依頼することができます。
■問い合わせメールへの返答
メール代行サービスなら、問い合わせへの返信も行ってくれます。
メールのなかには、迅速な返信が求められるものも少なくありません。
その代表例が、問い合わせメールでしょう。
顧客から寄せられる問い合わせの内容は多岐に渡るので、自動応答機能では対応に限界があります。
そのため、社員が一つひとつ確認して返答する必要がありますが、これには多くの時間を要します。
このように、スピードと回答のバリエーションが求められる問い合わせメールへの対応も、業者へ委託することができるのです。
■クレームメール
企業活動を行ううえで避けては通れない、顧客からのクレームメールの対応も外注することが可能です。
クレームはその特性上、メールの応酬となることも多く、少なくないリソースを消費します。
くわえて、自社で対応するのであれば、社員に一定のスキルと経験を身に着けさせなければなりません。
これらの業務の外注により、現場の業務負荷が減り、くわえて社員を教育する時間と手間も省けます。
さらに、社員にとって精神的重圧となるケースも多いクレーム対応を委託することで、社員のストレス軽減をも図ることができます。
メールによるクレーム対応業務を外注すれば、コア業務に専念できる環境が整うと同時に、社員のストレス対策も講じられて、まさに一石二鳥です。
コンテンツ作成
メールの送受信や顧客対応といった基本的な業務のみならず、“攻めの営業”に必要な対顧客用コンテンツの制作をメール代行業者へ依頼することもできます。
主だったコンテンツには、次のようなものがあります。
■営業メール
制作に工数のかかる主だったコンテンツとして、顧客に商品やサービスを売り込む、いわゆる営業メールが挙げられます。
顧客の目に留まり、読んでもらって、商談成約へとつなげるためには、コンテンツを練り上げる必要がありますが、その制作には工数がかかります。
くわえて、確度の高い見込み顧客をリストアップしたうえで配信し、反響へのフォローアップまで対応するには、さらに多くのリソースが必要です。
これらを一括してメール代行業者に依頼できるわけですから、現場にとっていかに大きな助けとなるかが、おわかりいただけるでしょう。
■メルマガ
メルマガの制作も、メール代行サービスに含まれています。
先述の営業メールと比較して、メルマガは中長期的にじっくりと顧客へ自社商材を売り込む際に用いられます。
潜在的な顧客を、見込み顧客へと育成するわけですから、根気強く続けなければなりません。
従って、短期的な営業戦術である営業メールと比較しても、より労力を要する業務といえます。
くわえて、メール制作にはセオリーに則った文章作成や、デザインの知識も求められるため、対応できる社員を育てるにも時間がかかります。
メール代行なら、委託したその日から即戦力として、高い品質のサービスを受けることができます。
効果測定
自社の売り上げを拡大するためには、先述したコンテンツを配信したのちに、どのくらいの反響があったのかを集計、分析する効果測定が欠かせません。
集計作業や分析作業は煩雑になりがちですが、このような業務もメール代行サービスの範疇です。
以上のように、リストやコンテンツの制作から配信、顧客対応、効果測定までトータルで丸投げできてしまうのがメール代行サービスなのです。
メール代行を利用するメリット
メール代行を利用すると、下記のような恩恵がもたらされます。
【メール代行を利用するメリット】
- 社員の負担が軽減される
- コスト削減につながる
- コンバージョン率の向上を図れる
ここで紹介する３つのメリットを、メール代行の必要性を判断する際の参考になさってください。
メリット①社員の負担が軽減される
メール代行の利用によって企業が享受できるメリットの筆頭が、社員へかかる負荷の軽減です。
先述の通り、ひと口にメール業務といっても内容は千差万別であり、その業務負担は現場に重くのしかかります。
社内リソースを圧迫しがちなメール業務を外注すれば、社員の負荷がなくなり、本来優先すべきコア業務に注力できるようになります。
これによって現場全体の生産性が向上して、業務改善へとつながるのです。
メリット②コスト削減につながる
メール代行は、コスト削減という恩恵をも、もたらしてくれます。
自社の社員がメール業務にあたっているということは、それだけ多くの人件費を費やしているということでもあります。
また、営業メールやメルマガの制作は一定のノウハウを要するため、対応できる人材を採用したり、育成したりしなければなりません。
それには当然、採用コストや教育コストがかかりますが、メール代行ならこれらの人件費よりはるかに少ない費用で、高いレベルの業務処理が叶います。
くわえて、繁閑に合わせて利用することもできるので、費用の適正化を図ることも可能です。
メリット③コンバージョン率の向上を図れる
顧客へのアプローチ数に対する、最終的な契約数の比率を表す“コンバージョン”を上昇させられるというメリットもあります。
商材の訴求につなげるには、顧客の心を捉えて離さない、洗練された内容のコンテンツが不可欠です。
その点、メール代行であれば、営業メールやメルマガをはじめとしたコンテンツ制作を専門とする、百戦錬磨のプロが業務を請け負ってくれます。
彼らはノウハウを駆使して、より効果的で反響を得られる読み物を制作し、配信してくれます。
くわえて、反響への迅速な対応や、反応がない顧客に対する追送といったフォローアップ体制も万全なので、成約確度の向上も期待できるというわけです。
メール代行の料金相場
メール代行の料金形態は、大きく固定料金制と従量課金制（変動料金制）の2つに分かれます。
それぞれの費用の目安は、下記の表をご覧ください。
メール代行の費用相場【固定料金制】
|
内容 |
料金 |
| 月額基本料金 | 5,000～15,000円 |
| 受信 | ～400円 |
| 送信 | ～400円 |
| オプション | 300円～ |
固定料金制の場合、月額の基本料金にくわえ、メール1通の送受信ごとに追加料金が加算される場合があります。
一方、従量課金制の場合は、下記のようにアドレスの数によって料金が決められています。
メール代行の費用相場【従量課金制】
|
宛先の数 |
料金 |
| ～10,000アドレス | 50,000円 |
| 10,001～20,000アドレス | 70,000円 |
| 20,001～30,000アドレス | 90,000円 |
| 30,001～40,000アドレス | 120,000円 |
| 40,001～50,000アドレス | 140,000円 |
| 50,001アドレス～ | 要相談 |
両者の費用感を比較しつつ、自社に合った料金形態を選ぶことが大切です。
メール代行業者を選ぶ際のポイント
続いて、メール代行業者を選ぶ際のポイントをお伝えします。
【メール代行業者を選ぶ際のポイント】
- 依頼業務を予算内で対応してくれるか
- セキュリティ対策
- 実績や導入事例
ここでお伝えする内容を参考に、自社が抱える課題や目的に合った業者を探してみてください。
ポイント①依頼業務を予算内で対応してくれるか
メール代行の業者を選ぶ際は、まず費用対効果に着目してみましょう。
どれだけ安かろうと、自社の課題や目的に合ったサービスを受けられなければ意味がありません。
安いからと反射的に飛びついたものの、「外注を検討していた業務はサービス範囲外だった」などという事態にならぬよう、入念に確認しておきたいところです。
費用だけではなく、コストパフォーマンスを総合的に勘案することが重要です。
ポイント②セキュリティ対策
セキュリティ面の対策がしっかり講じられているかの確認も重要です。
外注の特性上、コンプライアンスを順守していない業者を選んでしまえば、自社の内部情報や顧客情報が外部へ流出するおそれもないとはいえません。
業者選定を誤ったがゆえに、顧客情報が外部に漏れてしまうようなことがあれば、自社の信用は大きく失墜します。
このような事態にならぬよう、業者を選ぶ際はセキュリティ対策と、万が一情報漏洩が起きてしまった際の対応について、念入りに確認しておきたいところです。
ポイント③実績や導入事例
費用対効果やセキュリティ面に問題がなければ、最後にこれまでの導入数と、自社と同業界・同内容の請負実績も確認してみてください。
導入実績が十分なメール代行業者であれば、信頼に足ると考えてよいでしょう。
また、依頼を検討している業務内容を請け負った事例があるのであれば、より詳細に検討する際の助けとなります。
なお、実績や事例を確認する際は、Webサイトや、業者の紹介サイトを参考にしましょう。
おすすめのメール代行サービス
最後に、おすすめのメール代行サービスを６つ紹介します。
このなかからぜひ、自社に合ったサービスを見つけてみてください。
CASTER BIZ assistant
メール業務をはじめとしたバックオフィス業務全般を外注して、業務の効率化を図りたいのであれば、“CASTER BIZ assistant”がおすすめです。
月額132,000円から利用可能であり、メール代行以外にも電話対応、データ入力、経費精算、給与計算、資料作成などバックオフィス業務全般を網羅的に代行してくれます。
依頼内容や時間数に応じて自由に内容を決められるプランも用意されているので、名刺入力のほかに、いくつか外注したい業務を抱えている場合にもうってつけです。
累計取引社数は4,800社以上と信頼に足る実績を有するほか、情報セキュリティ認証資格（ISO・IEC27001）や国内規格Pマークも取得しており、セキュリティ対策も万全です。
名刺入力もサービスに含まれているほか、名簿や帳簿をはじめとした各種書類のデータ化もサポートしてくれます。
メール業務をCASTER BIZ assistantに丸投げして、現場の生産性向上を図りましょう。
タスカル
“タスカル”は、メール業務のほか、バックオフィス業務全般を依頼できるサービスです。
料金は1時間あたり2,750円からとリーズナブルで、10時間単位で業務を請け負ってくれるため、そこまで業務量が多くない外注にうってつけです。
専属担当が配置され、「メルマガを配信したい！」「顧客リストを作成したい！」といった要望ごとに、アシスタントへタスクを割り当てます。
月ごとの依頼内容の変更に柔軟に応じてくれるのも、うれしいポイントです。
また、月内にサービス時間を消費し切れなかった場合は、翌月に繰り越すことができます。
テルシンク24
“テルシンク24”のメール代行は、電話代行を主軸とするアウトソーシングサービスを提供しており、その一環としてメール代行も引き受けてくれます。
月額の基本料金は10,000円とリーズナブルであり、これにメール１通あたり100～300円の追加料金が加算されるシステムです。
同社の最大の強みは365日24時間のサポート体制を敷いているところであり、受信から10分以内と、業界最速の返信速度を誇ります。
FAXの送信や電話対応もあわせて依頼できるため、カスタマーセンターなど、顧客対応の業務に工数を割かれている場合の心強い味方となってくれるでしょう。
メールの見張り番
“メールの見張り番”は、メール業務に特化した代行サービスです。
基本料金は月額5,000円とお手ごろであり、これにメールを1通受信・送信するごとに300円の追加料金が発生します。
主なサービス内容は、メールの送受信のほかフィルタリングやレポートなどであり、必要に応じてメルマガ配信やアドレス取得といったオプションも付加できます。
サービス対応時間は限定的であるため、夜間や祝日に緊急対応する必要のない業種と親和性が高いといえるでしょう。
「まずは最低限のメール業務の委託から始めたい」とお考えの担当者様に、おすすめしたいサービスです。
HELP YOU
“HELP YOU”は、株式会社ニットが運営する、オンライン型の人事および労務全般のアウトソーシングサービスです。
メール代行はもちろん、セールスサポートや人事、経理の諸業務も一括して任せられるので、リソースがひっ迫しているときの強力な助っ人として活躍してくれます。
700社以上の取引実績を有し、国内規格Pマークを取得していることからもわかる通り、信頼性も申し分ありません。
もっとも安い総額100,000円の月額プランには、メール代行以外にもさまざまなオフィス業務の代行が含まれています。
Call Center電話代行システム24
“Call Center電話代行システム24”は、サービス名にもある通り、電話対応のアウトソーシングを主軸とするサービスです。
メール対応に自社独自のマニュアルがある場合などはシステムを通じて共有することで、指定の内容で返信してくれます。
くわえて、24時間365日のサービス提供体制が敷かれているため、迅速な顧客対応も叶います。
月額の基本料金は10,000円であり、メールを送信するごとに別途追加費用が加算されていく仕組みです。
なお、追加費用は送信内容などによって変動するため、詳細は直接問い合わせのうえ、確認してみてください。
メール代行を利用すれば業務効率化や人件費の削減を図れる
今回はメール代行の概要ならびに、業者選びの要点をお伝えしました。
メール代行サービスは、メールの送受信に始まり、配信先リストの作成やメルマガ制作に至るまで、メールに関わる業務を包括的に代行してくれます。
このサービスを利用すれば、人件費の削減や顧客満足度の向上を図ることが可能であり、自社の業務改善に大きく寄与します。
業者選びに際しては、費用感とサービス内容のバランスはもちろん、セキュリティ面や実績にも着目しつつ検討を進めたいところです。
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、人事労務アウトソーシングの一環としてメール代行も承っております。
自社の業務効率化を模索されているご担当者様は、ぜひ一度弊社サービスをご検討ください。