庶務と事務に違いはあるの？業務内容や求められる能力も解説

庶務は、自社をより良い企業へと導くために、あらゆる業務を影からサポートする職種です。
似ている職種としては、事務や総務が挙げられますが、これらの違いがわからない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

そこで本記事では、庶務と、混同されることの多いほかの職種との違いをお伝えします。
庶務の概要も解説しますので、庶務業務について知りたい企業のご担当者様は、ぜひ最後までご覧ください。

庶務と事務・総務・労務の違い

庶務は、事務をはじめとする各職種と、どのようなところが違うのでしょうか。

 

【庶務と事務・総務労務の違い】

• 事務との違い
• 総務との違い
• 労務との違い

 

それでは以下で確認していきましょう。

事務との違い

結論から言うと、庶務と事務には大きな違いはありません。
企業によって、庶務とよぶか、事務とよぶかが異なりますが、いずれも電話対応や備品の管理、清掃など、さまざまな業務を担います。

総務との違い

庶務と総務には、2つの違いがあります。

 

まず挙げられるのは、所属している部署の違いです。
庶務は、社内のさまざまな部署に所属する一方で、総務は、総務課や総務部といった、会社全体をサポートする部署に所属します。

 

所属する部署が違えば、当然、業務内容も異なります。
庶務では、所属している部署の全面的なバックアップがメインとなり、総務では、社内制度の改善やオフィスの管理など、組織を支える環境を整えていくのが主な仕事です。

 

このように特定の部署で、社内全体に関わる業務を担っているかどうかが、庶務と総務の異なる点です。

労務との違い

庶務と労務は、担当する業務が異なります。

 

前述のように、庶務のメイン業務は、所属する部署のサポートです。
対して、労務は社員の労働に関する業務を担っています。

たとえば、給与や勤怠の管理、就業規則の作成、社会保険の手続きなどが挙げられます。

 

社員が安心して働けるように、労働法の知識を身につける必要があることも、労務ならではの特徴です。

庶務の業務内容

庶務は、あらゆる業務を担うがゆえに、数多くの場面で活躍します。

 

【庶務の業務内容】

• 電話対応
• 来客対応
• 備品・小口現金の管理
• データ入力
• 伝票処理
• 書類作成・管理
• 郵便物の仕分け・発送作業
• 清掃

以下では、そんな庶務の業務内容を一つずつ解説していきます。

電話対応

庶務の業務として、まず挙げられるのが電話対応です。
取引先企業やクライアントからの用件を正確に伺い、担当者に取り次ぐほか、内容によってはその場で返答します。

 

電話対応は、いわば顧客窓口にあたるので、庶務の印象が企業のイメージを左右すると言っても過言ではありません。

来客対応

会社に足を運んでくださったお客様から用件や担当者を伺ったのちに、部屋へ通すのも庶務が担う業務の一つです。
お客様を部屋に案内したら、飲み物や茶菓子を出し、担当者に取り次ぎます。

 

来客の予定が事前にわかっている場合は、会議室や応接室を押さえて、不備がないかどうかの確認も行います。

備品・小口現金の管理

庶務は、業務に必要な備品の発注や管理も請け負います。

 

コピー用紙や文房具、オフィス家具などは、発注してから手元に届くまでに時間がかかることも少なくありません。
「備品が足りない……」と焦らないためにも、庶務には、日頃から社内の状況を確認し、先回りした行動が求められます。

 

さらに、社員が営業の訪問で使用する交通費のような小口現金の管理も、庶務の業務の一つです。
企業の大切なお金であるため、たとえ少額でも責任感や正確性をもって取り扱うことが大切です。

データ入力

取引先企業やクライアントの情報をはじめとする、あらゆるデータの入力も、庶務の業務として挙げられます。

 

WordやExcelを用いて作業に取り組むこととなるため、基礎的なパソコンスキルは必須です。
多くのデータを入力しますので、いかに集中力を保って、効率的かつスピーディーに作業を進められるかどうかが鍵となります。

伝票処理

先方との取引が発生した日付や金額、内容などを伝票に記載するのが伝票処理です。
企業によって異なりますが、庶務が伝票を処理する際の方法は、主に3つです。

 

伝票処理の方法

• 手書き
• Excelへの入力
• 専用システムへの打ち込み

 

万が一、伝票処理でミスが発生した場合は、自社の損失にとどまらず、取引先企業やクライアントに迷惑をかけてしまうおそれもあります。
ですから、処理方法にかかわらず、正確かつ丁寧に記載する姿勢が欠かせません。

書類作成・管理

庶務では、業務で必要となる各種書類・資料も作成します。
会議資料から内線表に至るまで、作成する書類・資料はさまざまです。

 

また、作成するだけではなく、保存すべき書類や、先方から受け取った書類を管理する業務も担います。
その際には、書類を紛失しないよう日付や名前、用途ごとにファイリングする必要があります。

郵便物の仕分け・発送作業

庶務では、会社宛てに届いた郵便物の仕分けや、先方への発送作業も担当します。
適切に郵便物を管理できるよう、各部署の担当者や先方をきちんと把握しておくことが求められます。

清掃

社員が仕事に集中できるよう、環境を清潔に整えるのも庶務の大切な役割です。
掃除機がけや机の水拭きのほか、企業によっては植物の水やりも行います。

 

オフィスをきれいな状態に保つことは、社員のモチベーションアップにつながります。
そして、日頃から清掃が行き届いていれば、アポイントなしで訪問があったときでも安心です。

庶務に求められる能力

庶務として活躍する人材には、どのような能力が備わっているべきなのでしょうか。

 

【庶務に求められる能力】

• 臨機応変に対応する力
• コミュニケーション力
• 正確な業務遂行力
• 基礎的なパソコンスキル

以下で順に解説していきます。

臨機応変に対応する力

まず、庶務には臨機応変に対応する力が求められます。

 

庶務の仕事は多岐に渡るがゆえに、複数のタスクが同時に発生する傾向にあります。
たとえば、締め切りが近い仕事を進めている最中に急な来客があったら、お客様の対応を優先しなければなりません。
自分の仕事が手一杯だからといって、お客様を待たせるわけにはいきませんよね。

 

このように、状況に応じて今やるべき仕事を見極めたり、気持ちをリセットして業務を遂行したりする力が身についている人材は、重宝されるでしょう。

コミュニケーション力

庶務は黙々と事務作業を遂行するのではなく、人とコミュニケーションをとる機会が多い仕事であるため、相手にきちんと伝わるように話す力も必須です。

 

電話や来客の対応のみならず、ほかの部署と連携して作業を進める際には、相手の意図を正しく汲み取り、伝達しなければなりません。
さらに、庶務は“会社の顔”ともいえる職種にあたるため、声のトーンや表情、言葉遣いなども意識することが求められます。

正確な業務遂行力

数値や個人情報を扱う庶務においては、ミスなく正確に業務を全うする力も欠かせません。

 

企業の売上に直結する業務ではなくとも、ほんの少しのミスで、思わぬ損失が発生するおそれがあります。

 

ほかにも、取引先企業やクライアントから聞いた内容を正しく伝達できなければ、担当者にも迷惑がかかってしまいます。

 

自社にとって大切な業務を任されているポジションだからこそ、庶務には責任感や、正確性が必要なのです。

基礎的なパソコンスキル

庶務では、WordやExcel、PowerPointなどのソフトを用いて、業務を進める機会が多くあります。

 

近年、業務の効率化を図り、伝票やデータをパソコンで管理している会社が増えています。
そのため、庶務の業務を遂行するには、基礎的なパソコンスキルがマストです。

企業様が抱える庶務の業務に関する課題

企業のなかでも重要な役目を果たす庶務ですが、業務において課題を抱える企業様は少なくありません。
その例としては、以下のような課題が挙げられます。

 

【企業様が抱える庶務の業務に関する課題】

• 庶務担当者の退職に伴う引継ぎ対応
• 人件費や教育コスト
• オフィス機器のメンテナンス

 

それでは、一つずつ見ていきましょう。

庶務担当者の退職に伴う引継ぎ対応

庶務担当者が退職してしまった場合、その引継ぎが思うように進まないことがあります。
欠員が出ると、人員の確保から始めなければなりませんので、業務が滞って混乱を招くことも珍しくありません。

 

くわえて、庶務を含むバックオフィス業務は、仕事のボリュームが比較的多い傾向にあります。
そのため、常に人手が足りていないうえに、業務が属人化しがちです。
こうしたこともあり、引継ぎがなかなか進まずに、庶務の仕事が溜まってしまうおそれがある点が、課題として挙げられます。

人件費や教育コスト

「自社で庶務担当者を抱えたい」と思うものの、正社員で雇用すると、人件費や教育コストがかかってしまいますから、一歩を踏み出せない企業様もいらっしゃるでしょう。

 

経営を成功させたいのであれば、こうした人件費や教育コストを最小限に抑える必要があります。
庶務担当者の雇用によりコストがかさむと、経営に対する影響が懸念されます。

 

また、採用は実施せずに、各部署の社員に庶務業務をカバーしてもらうことがあるかもしれません。

 

たしかにコストは抑えられますが、コア業務に支障が出て、十分にパフォーマンスを発揮できなくなる可能性も無きにしもあらずです。

オフィス機器のメンテナンス

幅広く活躍する庶務であっても、オフィス機器のメンテナンスは、簡単には任せられません。

 

複合機や大型シュレッダーなどのオフィス機器は、気温や湿度の変化といった小さな要因が故障につながるほど、非常に繊細です。

 

それゆえに、長く使いつづけるには、きちんと知識をもったプロにメンテナンスを依頼する必要があり、庶務に任せるのは容易ではないわけです。

 

オフィス機器のメンテナンスをプロに依頼する場合も、コストがかかりますから、企業様にとっては大きな課題となるでしょう。

庶務業務をアウトソーシングするメリット

庶務は、企業に欠かせない存在ですが、自社で抱えるとなると、いくつかの課題が生じることがわかりました。

 

こうした課題を解決する一つの手立てに、アウトソーシングがあります。
近年では、働き方改革や少子高齢化が進んでいることを受け、多くの企業から注目を浴びている手段です。

 

庶務業務もアウトソーシングが可能で、活用すると以下のようなメリットが得られます。

 

 

【庶務業務をアウトソーシングするメリット】

• 人件費の削減につながる
• コア業務に集中できる
• 不足している業務をピンポイントで依頼できる

 

企業様が抱えうる庶務業務での課題を未然に防げるほか、従業員一人ひとりのパフォーマンス向上にも役立つこと間違いなしです。

 

それでは、庶務業務をアウトソーシングするメリットをお伝えしていきます。

人件費の削減につながる

庶務業務を外部のプロに任せるメリットの一つには、人件費の削減が挙げられます。
自社の従業員として庶務担当者を雇用する場合、採用や教育には、それなりに費用を要します。

 

その点、アウトソーシングであれば、サービスの提供会社で担当者の割り振りや教育を実施してくれるので、採用や教育に大きなコストがかかりません。
さらに「業務量が増えたから人員を増やしたい！」と思われるときにも、低コストで効率よく体制を整えられるはずです。

コア業務に集中できる

コア業務を担う従業員が、自分の仕事に集中して取り組めるのも、庶務業務のアウトソーシングによって得られるメリットの一つです。

 

コスト削減を目的に、手が回っていない庶務業務を担当者以外の従業員がカバーすることになると、そのぶん一人あたりの負担は大きくなります。
コア業務に集中できなければ、経営にも影響が及ぶおそれがありますから、できる限り負担は減らしたいものです。

 

そうした問題を解決するのが、アウトソーシングです。
庶務業務を外部に委託すれば、自社の従業員が本来やるべき仕事に集中できる環境を整えられます。

 

くわえて、庶務業務のノウハウを持ち合わせたプロが担当してくれるため、より仕事の質を高められるといえます。

業務をピンポイントで依頼できる

アウトソーシングであれば、庶務業務のなかでも手が足りていない業務だけを依頼できます。

 

たとえば「伝票処理を手書きから専用システムに変えたいけれど、やり方がわからない」と悩み、業務がスムーズに進まない場合は、伝票処理だけを外注できるという具合です。

 

また、アウトソーシングを実施している企業によっては、庶務業務の一つとしてオフィス機器のメンテナンスが含まれていることもあります。
プラスアルファでコストをかけて、別途、依頼せずに業務を外注できるのはうれしいものです。

庶務と事務には大きな違いはない！業務の効率化を図るなら外注がおすすめ

今回は、庶務と、よく混同されるほかの職種との違いをお伝えしました。

 

庶務と事務には大きな違いはなく、いずれも、電話対応や備品の管理、データ入力などの業務を遂行します。
一方で、総務や労務は、所属している部署、そして担当する業務に違いがあります。

 

庶務業務をアウトソーシングすることで、コスト削減や業務の品質向上が期待でき、企業様が抱える悩みを解消できるはずです。

 

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、ルーティン業務から専門業務まで、あらゆる業務のサポートを実施しています。
庶務が担う書類作成やデータ入力はもちろん、受電対応や紙伝票のデジタル化なども請け負います。
庶務業務の外注をお考えの企業様は、ぜひご相談ください。