人手が足りないことによる影響と解決策！リモートアシスタントの導入事例も紹介
企業の成長を妨げ、多くの業界で悩みの種となっている「人手が足りない」問題。貴社でも人手不足にお悩みではないでしょうか？
企業にとって、人手不足は非常に大きな課題です。労働力の不足は業務に悪影響を及ぼし、品質低下や従業員の労働環境の悪化などにつながる恐れがあります。そういった事態を招く前に、企業はアウトソーシングの活用やDX等を通じた業務の効率化に積極的に取り組む必要があるのです。
この記事では、人手不足が及ぼす企業への影響を掘り下げるとともに、人手不足を解消するための短期的・長期的な対策などを紹介します。自社の状況を把握し、人手不足を解決する打ち手を講じていきましょう。
人手が足りないことによって起こる影響
少子高齢化による労働人口の減少、人材獲得競争の激化、採用コストの増大、企業と求職者間のミスマッチなど、さまざまな要因が絡み合い、多くの企業が人手不足に悩んでいます。
人手不足は企業にとって深刻な問題であり、その影響は多岐にわたります。労働力不足に直面すると、業務の遅延や品質の低下、顧客満足度の減少などが生じることになります。
さらに、人手不足によって少ない従業員に過剰な負荷がかかり、労働環境の悪化や従業員のストレス増加、そして最終的には離職率の上昇につながる恐れがあります。
このように人手不足は、企業の成長と持続可能性に直接的な影響を及ぼします。そこで企業は、人手不足の問題に対処し、効果的な対策を講じることが急務となっているのです。
関連記事：人手不足はどうすればいい？要因や問題の解消方法、実際の事例3選を解説
【短期的にできる】人手不足を解消するための対策
人手不足は多くの要因が複雑に絡み合って生じているため、解決するのには時間がかかります。しかし、人員が不足していても企業活動を止めるわけにはいかないため、まずは目先の人員不足を解消するための短期的な対策を講じる必要があります。
短期的な対策としては、以下のようなものが挙げられます。
- 業務のアウトソーシングを行う
- 人材派遣を利用する
- インセンティブを提供する
これらの対策のなかでも、もっとも導入しやすく即効性が高いのが業務のアウトソーシングです。事務的な業務を中心に専門会社にアウトソーシングすれば従業員をコア業務に集中させることができるため、まずは業務のアウトソーシングを検討するのがおすすめです。
それぞれの対策について、下記で説明します。
業務のアウトソーシングを行う
「人手が足りない」という課題に対する短期的な解決策として、もっとも有力なのが業務のアウトソーシングです。
業務のアウトソーシングとは、業務の一部を外部企業に委託することです。事務的な業務をアウトソーシングすることで、限られた貴重なリソースを、企業の重要な業務に集中して投下することが可能になります。
業務を外部に委託するという点では、アウトソーシングも、後述する人材派遣も共通しています。しかし、人材派遣はスタッフの育成や業務指示、進行管理も含めて自社で行わなければならないのに対して、アウトソーシングは委託された会社がすべての責任を持つため、その業務に関しては自社のリソースを割く必要がないのが大きなメリットです。
よって、人手不足を補う短期的な対策として導入しやすく、また早い段階で効果が見込めるのは業務のアウトソーシングと言えるでしょう。
業務をアウトソーシングする方法にはさまざまなものがありますが、初めてでも利用しやすいのがリモートアシスタントです。リモートアシスタントは、日常業務から専門領域まで幅広い業務をサポートすることが可能で、企業の人手不足の解消に大いに貢献します。
CASTER BIZ assistantの導入事例を見ると、リモートアシスタントがさまざまな企業の多岐にわたる業務をサポートし、人手不足解消や生産性向上に貢献していることがわかります。
人材派遣を利用する
人手が足りない場合の短期的な対策として、人材派遣を利用するのも効果的です。正社員を雇用するよりも短時間で調達でき、かつ正社員に比べて低コストのため、企業の経営資源を有効活用できる点がメリットです。定型的な業務を中心にアウトソーシングすることで、リスクを抑えながらコストを低減する効果があります。
一方で、人材派遣の活用には注意点もあります。人材派遣の場合は、派遣会社と雇用関係にあるスタッフが自社に常駐して一定期間働く雇用形態のため、先述のとおりスタッフの育成から業務指示まで、すべて自社の従業員が行う必要があります。よって、スタッフが業務に慣れるまでは、育成面を中心に自社のリソースを一定程度は割く必要がある点に注意が必要です。
インセンティブを提供する
インセンティブの提供も、人手不足を補う短期的な対策の一つです。具体的な方法としては、割増賃金や特別ボーナスの支給といった金銭的報酬や、休暇日の追加や社内表彰といった非金銭的な報酬が挙げられます。
いずれも、従業員が自身の成果を直接的な報酬として感じることができるため、従業員のモチベーションや満足度が向上して業務の推進力が増加し、結果的に生産性が高まることが期待されます。
しかし、インセンティブの提供が常態化すると、従業員が通常の報酬ではなくインセンティブを前提に業務に取り組むようになり、基本的な報酬構造が変化してしまう恐れがあります。また、あくまで短期的な対策に過ぎないため、インセンティブの提供を停止した際に再び元の人手不足の状態に戻ることも考えられます。
【長期的に取り組む】人員不足を解消するための対策
企業にとって深刻な課題である人手不足を解決するには、根本的かつ長期的な取り組みが必須となります。先述した短期的な対策は即座の問題緩和には役立ちますが、企業の持続可能な成長と効率的な運営を目指すには、組織全体の構造を見直し、より戦略的なアプローチが求められます。
人手不足の解消のために長期的に取り組むべきこととして、以下が挙げられます。
- 自社の離職率を下げる
- 働き方や人事制度の見直しを行う
- 採用計画や採用基準を見直す
- DX化を推進する
ポイントは、人材の確保、働き方の多様化や職場環境の改善を通じた人材流出の防止、そして技術革新の推進などです。さまざまな角度から人員不足問題に取り組むことで、単に人員を増やすだけでなく、生産性と従業員の満足度の向上も実現でき、最終的には企業の持続可能な発展にも大きく貢献するでしょう。
それぞれ、詳細を見ていきます。
自社の離職率を下げる
離職率の低下は、人手不足問題を根本から解決する鍵となります。従業員のキャリアパスを明確にし、適正な評価・報酬システムの構築、働きがいのある職場環境の提供が必要です。これらの取り組みは、従業員のモチベーション向上と企業への忠誠心を高め、結果として離職率の低下に繋がります。
一方で、自社の離職率を下げる取り組みは、従業員一人ひとりのニーズに応えることが求められるため、多様な施策と細やかな対応が必要です。また、組織文化の変革や従業員の意識改革には時間がかかるため、それを踏まえたうえで長期的に取り組むことが重要です。
働き方や人事制度の見直しを行う
時代の変化に合わせて、働き方や人事制度を見直すことも人手不足の解消につながります。テレワークの推進、フレキシブルな勤務体系、従業員の健康とウェルビーイングを重視した制度などが、既存の従業員のモチベーションを向上させるとともに、採用力の強化につながり、新しい人材をひきつけることにつながります。
ただし、既存の体制に慣れている従業員からの反発や、従業員の多様なニーズを満たす制度設計が必要であり、そのバランスを取る難しさがあることも認識しておきましょう。
採用計画や採用基準を見直す
採用計画や採用基準の見直しは、人手不足の解消に向けた根本的な対策です。特に、多様なスキルセットを持つ人材を採用するための採用基準の柔軟化は、これまで採用できなかった潜在的な候補者へのアクセスを可能にし、人手不足を補う新たな人材の獲得へとつながります。
採用プロセスのデジタル化やオンライン化を進め、より広範囲からの応募を促し、効率的に採用業務に取り組みましょう。
なお、採用計画や基準の見直しには、既存のチームメンバーとの文化的・技術的なミスマッチのリスクや、採用プロセス自体の複雑化といったデメリットがあることにも注意が必要です。
DX化を推進する
DXの推進は、人手不足の解消に大きく貢献します。業務のデジタル化により、時間を要する煩雑な業務を自動化し、従業員がより価値の高い仕事に集中できるようになります。例えば、AIや機械学習を活用したサービスなどは、物理的な労働力に依存することなく業務の効率化を図ることができます。
このような取り組みは、限られた人材を最大限に活用し、人手不足による業務の滞りを防ぐうえで重要な役割を果たします。また、DXによる業務効率化は、従業員の業務負荷に直結することから、結果として人材の定着率向上にも貢献します。
目先の対策としてリモートアシスタントを活用
人手不足を根本的に解決するには長期的な取り組みが必要になりますが、目下の課題を乗り越えるためにも、まずは短期的な対策に踏み出すことが重要です。そこでおすすめなのが、即効性があり、かつ導入しやすいリモートアシスタントの活用です。
ここでは、リモートアシスタントを利用することで人手不足という大きな課題を解決した企業の事例を紹介します。ぜひ参考にしてください。
一人きりの人事でも採用を止めずに済んだ
美容系メディアや非大卒向けの就職支援サービスを展開する株式会社VAZは、オンライン秘書のCASTER BIZ assistantを導入し、人事業務の効率化を実現しました。
導入当初は人事担当者が一人しかおらず、全ての業務に手を回すことが難しかったため、CASTER BIZ assistantに業務を依頼。現在では、自社採用のフローが整い、各媒体からのエントリーがあった際の対応を依頼しているということです。
また、コストパフォーマンスの観点からも、CASTER BIZ assistantの利用は有効とのこと。派遣社員を雇う費用の半分で済んだそうです。
関連記事：社内の人手が増えても、CASTER BIZ assistantに仕事を依頼し続ける理由
クリエイティブな業務に集中するために
派遣型スキャン代行サービスを展開するスキャンマン株式会社は、創業期からCASTER BIZ assistantを導入。人手が不足している状況のなか、細かなルーチンワークも多かったため、CASTER BIZ assistantを導入することで、本来社員が取り組むべきクリエイティブな業務に集中できる環境を構築しました。
導入当初はルーチン業務を依頼していましたが、徐々に依頼する領域が広がり、今では全社員の勤怠管理や経理業務、顧客や外部パートナーとのやり取りなどもCASTER BIZ assistantが担当しているそうです。
CASTER BIZ assistantの導入により、人員不足の解消はもちろん、無駄な人材採用をしないことであらゆるコストの削減も実現しています。
関連記事：ベンチャーこそCASTER BIZ assistant！あらゆるコストを削減し、スリムな組織に
ECサイト裏側の業務をすべてアウトソーシング
日本の伝統工芸品を販売するECサイトの企画・運営を行っている株式会社LiveArtsは、ECサイトの裏側の業務をすべてCASTER BIZ assistantに依頼しています。
CASTER BIZ assistantを利用したきっかけは、人員不足で手が回らなかった「カスタマーサポート」の体制強化を実現するため。当時は何も整っていない状態でマニュアルもなかったため、カスタマーサポートに必要なマニュアル作成から一緒に作り上げていったそうです。
カスタマーサポート体制が整った現在は、電話やメール対応、在庫やデータ管理など、あらゆる業務をCASTER BIZ assistantに依頼することで、社内ではディレクション業務や本業に集中することができているそうです。
関連記事：在庫管理から問い合わせまで・ECサイトの運営はCASTER BIZ assistantで一元管理
まとめ
人手不足の解消は一朝一夕では実現しません。しかし、人手不足だからといって会社の業務を止めることもできません。
人手不足という課題に立ち向かうには、離職率の低下、働き方の多様化、採用基準の見直し、そしてDX化の推進といった長期的な対策を描きながら、目先の人員不足を乗り越えるための短期的な対策を打つことです。
短期・長期の両面の対策を講じることで、企業運営の歩みを止めることなく、人手不足の根本的な解決に向けて取り組むことができ、最終的には業務の効率化、創造性の促進、そして企業の競争力強化を実現できます。それぞれの取り組みは、現代の労働市場において企業が直面する人手不足の問題に対する答えとなり得るのです。
人手不足を解消して、企業の持続可能な成長と従業員の満足度向上を実現しましょう。
