オンライン秘書にかかる費用・選び方・コスト削減のコツ
効率的な業務運営のために、秘書業務の外部委託を検討している方も多いでしょう。
その中で注目を集めるのが「オンライン秘書」です。
リモートで秘書業務を支援するサービスは、企業の業務効率化を実現し、忙しいビジネスパーソンにとって心強いパートナーとなってくれるでしょう。
そこで本記事では、オンライン秘書にかかる費用について解説します。
オンライン秘書の費用を安く抑えるコツも紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。
オンライン秘書とは
そもそもオンライン秘書とは、インターネットを通じてスケジュール管理やメール対応を代行してくれるサービスです。
従来の秘書のように、直接会社に出勤するのではなく、リモートワークで業務を行います。そのため、依頼する側はオフィスに席を用意する必要がなく、時間や場所にとらわれずにサービスを受けることができます。
以下のようなお悩みをお持ちの企業様はいらっしゃいませんか？
- ルーティンワークに時間を取られてしまう
- 採用費・人件費などのコストを抑えたい
- 専門知識を持つ人材が不足している
これらのお悩みはオンライン秘書サービスを導入することで解決できます。
オンライン秘書の業務内容
オンライン秘書の業務内容は多岐にわたり、依頼先によって異なります。
そのため、具体的な業務内容については事前に確認しておきましょう。
ここでは、秘書業務と人事業務、マーケティング業務、メディア運用・管理に分けてご紹介します。
秘書業務
オンライン秘書には、事務的な作業やサポート業務を依頼できます。
ルーティンワークを外注することで、本来の業務にさらに力を注げます。
- 電話やメール対応（取次ぎ、不在時の対応など）
- スケジュール管理（スケジュール調整、会議や出張の手配など）
- 書類作成（議事録作成、資料作成、データ入力など）
- リサーチ（プレゼン資料の作成補助、データ分析、翻訳など）
- 顧客への対応（御礼状作成、贈答品の手配など）
- 備品購入代行
人事業務
人事業務経験のあるオンライン秘書であれば、求人情報の管理や入職者への対応なども依頼できます。
- 求人情報管理（応募者からの問い合わせ対応、面接日程の調整、面接案内など）
- 書類作成（人事関連文書の作成、管理など）
- 新入社員への対応（書類の準備、オリエンテーションの日程調整など）
- 入社、退職の手続き（書類作成など）
- 社員データの管理（給与計算、勤怠の管理、福利厚生に関する情報の管理など）
- 社員教育（資料の提供、フィードバックの収集など）
マーケティング業務
競合他社の動向や最新の市場トレンドの調査といったマーケティング業務も、オンライン秘書に依頼できます。
- 競合調査（競合他社のサービスの調査、マーケティング戦略の分析など）
- ターゲット調査（顧客のニーズの調査、属性の分析など）
- 市場トレンドの調査（ 市場の動向分析、最新情報の収集など）
メディア運用・管理
メディアの運営・管理などもオンライン秘書に依頼できます。ECサイトの運営など、専門性の高い内容を依頼できるケースもあります。
- コンテンツ作成（ブログ記事の作成、SNSの投稿、画像加工など）
- データ分析（データの調査、フィードバックの作成など）
- 広告運用（広告の管理、分析など）
- クラウドソーシングの管理
オンライン秘書の費用相場
オンライン秘書の費用相場は、月額3万円～15万円ほどが一般的です。 費用は、依頼する業務内容や時間、契約期間、オンライン秘書のスキルや経験によって異なります。
たとえば、単純作業が中心のプランであれば月額数万円程度で利用できるサービスもあれば、専門性の高いスキルを持ったオンライン秘書に依頼する場合は、月額数十万円かかる場合もあります。
オンライン秘書を選ぶ際のポイント
実際に導入を検討しようと思っていても、どのサービスを選んだらよいのか悩んでしまうという企業様もいらっしゃるかもしれません。
ここからは、オンライン秘書会社を選ぶ際のポイントを解説します。
予算で選ぶ
オンライン秘書会社によって、月額費用はさまざまです。
予算を把握することで、必要なサービスとその費用感を明確にし、ニーズに合ったオンライン秘書を選定できます。
予算内でサービスを利用することで、無駄なコストを削減し、長期的にオンライン秘書サービスを活用することにもつながるでしょう。
セキュリティ管理・対策で選ぶ
オンライン秘書は企業の重要なデータにアクセスし、機密情報を扱うことが多いため、セキュリティ管理が重要です。
セキュリティ対策が甘いと、情報漏えいや不正アクセスのリスクが増大し、企業の信用が損なわれるだけでなく、法的な問題に発展してしまう可能性もあります。
依頼する際は、オンライン秘書会社が秘密保持契約の締結、データの暗号化、アクセス制御、セキュリティプロトコルの遵守など、適切なセキュリティ対策を講じているかを確認しましょう。
対応できる業務内容で選ぶ
企業が直面する課題やニーズはそれぞれ異なります。
そのため、オンライン秘書が対応できる業務範囲が、企業の抱える課題に合っているかを確認することで、より高い効果を実感できます。
対応可能な業務範囲が広いオンライン秘書ならば、突然の業務変更や新しいプロジェクトに柔軟に対応できるでしょう。
最適な秘書を選ぶことは、業務の効率化に欠かせないポイントです。
オンライン秘書の費用を安く抑えるコツ
「オンライン秘書を導入したいけれど、なるべくコストを抑えたい」とお考えの企業様は多いかと思います。
契約方法を工夫することで費用を安く抑えることができます。
ここからは、オンライン秘書の費用を安く抑えるコツをご紹介します。
- 長期契約を結ぶ
- オンライン秘書の業務時間を短くする
- AI秘書ツールを利用する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
コツ①長期契約を結ぶ
オンライン秘書の契約期間は、サービスによって異なりますが、一般的に長期間の契約であればあるほど費用が安くなります。
たとえば、CASTER BIZ assistantの6ヶ月のベーシックプランと12ヶ月のロングプランを比較してみましょう。
- ベーシックプラン：月額税込145,200円（実働時間：30時間／月）
- ロングプラン：月額税込132,000円（実働時間：30時間／月）
実働時間はどちらも同じですが、長期契約では月額料金が安くなります。
1ヶ月あたりの差額は13,200円なので、年間では158,400円もの差額です。
CASTER BIZ assistantの料金についてはこちらからご確認いただけます。
コツ②オンライン秘書の業務時間を短くする
実働時間に着目しコストを削減するというアプローチ方法もあります。
重要な業務だけを優先して依頼し、業務時間を短縮することで、費用を抑えながらオンライン秘書を活用することが可能です。
サービスによっては時間数に伴って料金が高くなるため、コストを抑えたい方は短い時間で契約することをおすすめします。
コツ③AI秘書ツールを利用する
AI秘書は人間のスタッフを必要としないため、人件費を大幅に削減できます。
「秘書業務を依頼したいけれど、人間のアシスタントによるサポートは不要」という場合には、AI秘書が適しているでしょう。
ただし複雑な状況や予期しない問題には対応できないこともあるため、注意が必要です。
オンライン秘書とAI秘書を併用することで、コストを削減しつつ業務の効率化が図れるケースもありますので、検討しましょう。
オンライン秘書に依頼するメリット
本項では、オンライン秘書に依頼する具体的なメリットについて、詳しく解説していきます。
メリット①コア業務に専念できる
事務的な仕事をオンライン秘書に依頼することで、本来の業務に集中できる時間が増えます。
秘書業務を知識やノウハウを持っているオンライン秘書に依頼することで、社員はより重要な業務に集中できるようになり、生産性の向上につながります。
特に人材不足の現場では、オンライン秘書を利用するメリットも大きいでしょう。
メリット②採用コスト・人件費を削減できる
新人社員を採用したり、派遣社員を雇用する場合、 採用活動にかかる費用や時間、社会保険料などの負担が必要です。
オンライン秘書は外部委託での依頼ですので、これらの費用を削減できるのも大きなメリットです。
また、オンライン秘書サービスには、各社の基準をクリアした優秀な人材が揃っているので、育成にかかるコストの削減にもつながります。
メリット③退職・欠員リスクを回避できる
人材は流動性のあるものなので、社員の退職や欠員を防ぐのは難しいことです。
しかし、オンライン秘書会社は複数人材を確保し、チームで動いているため、欠員リスクを回避できます。
社員が退職した場合には、引継ぎや新しい人材の採用に時間と費用がかかりますが、オンライン秘書であればそのような心配はありません。
メリット④高いスキルをもつ人材に業務を依頼できる
オンライン秘書サービスには、高いスキルを持った人材が多数在籍しています。
専門性の高い業務や、語学力が必要な業務にも対応可能なサービスもあり、安心して任せることができます。
オンライン秘書に依頼する際の注意点
オンライン秘書は魅力的なサービスですが、コストやセキュリティといった重要な側面を見落とすことはできません。
ここでは、オンライン秘書に依頼する際の注意点をご紹介します。
- 外注コストがかかる
- 対応できない業務がある
- 自社にノウハウが蓄積されない
注意点①外注コストがかかる
オンライン秘書を利用するためには、外注コストが発生します。
そのため、自社にとって必要なサービスなのかどうか、費用対効果を十分に検討する必要があります。
特に、契約金額の安さだけに着目して無計画に導入せず、求める品質が担保されているかを見極めることが大切です。
納品物の品質を確かめるためには、お試しプランを利用したり、サービスの導入実績を確認することを推奨します。
注意点②対応できない業務がある
オンライン秘書は、会社によって対応可能な業務に差があります。
検討しているオンライン秘書会社が依頼したい業務に対応しているか、あらかじめ確認しておく必要があります。
たとえば、Webサイト運用と一概に言っても
- ライティング
- 入稿作業
- ディレクション
など、業務内容はさまざまです。
会社によって得意な分野が異なりますので、事前にリサーチしておきましょう。
また、ホームページに記載されていない業務であっても受け付けてくれる場合もあるので、会社に直接問い合わせることをおすすめします。
注意点③自社にノウハウが蓄積されない
オンライン秘書に業務を依頼すると、社内にノウハウが蓄積されにくくなります。
業務を一度依頼してしまうと、自社で対応する機会を失い、結果として社内にノウハウが蓄積されず、継続的に外注に頼らざるを得なくなる可能性があります。
とはいえ、事務的な作業などのルーティンワークは誰でも簡単に行えるので、ノウハウを蓄積させる必要もありません。
また、専門性の高い業務に時間を費やすことは、本来集中すべき業務の妨げになる可能性があります。
自社に必要のあるノウハウは社内で行い、それ以外の業務を外注することで、生産性が高まるでしょう。
おすすめのオンライン秘書サービス
ここからは、おすすめのオンライン秘書サービスを6つご紹介します。
サービスの特徴を比較検討する際にご活用ください。
| サービス | プラン | 月額料金 | 契約時間 | 契約期間 |
| CASTER BIZ assistant | 6ヶ月プラン | 税込145,200円 | 30時間 | 6ヶ月 |
| 12ヶ月プラン | 税込132,000円 | 30時間 | 12ヶ月 | |
| HELP YOU | チームプラン | 100,000円 | 30時間 | 6ヶ月 |
| 150,000円 | 45時間 | 6ヶ月 | ||
| 1名専属プラン | 150,000円 | 45時間 | 6ヶ月 | |
| 200,000円 | 60時間 | 6ヶ月 | ||
| i-STAFF | ライトプラン | 税込125,400円 | 30時間 | 3ヶ月 |
| ベーシックプラン | 税込102,300円 | 30時間 | 6ヶ月 | |
| プレミアムプラン | 税込89,100円 | 30時間 | 12ヶ月 | |
| My Assistant | 月10時間プラン | 税込27,500円 | 10時間 | ‐ |
| 月20時間プラン | 税込44,000円 | 20時間 | ‐ | |
| フジ子さん | プラン20 | 税込62,700円 | 20時間 | 1ヶ月 |
| プラン30 | 税込92,400円 | 30時間 | 1ヶ月 | |
| プラン50 | 税込132,000円 | 50時間 | 1ヶ月 | |
| ビズアシ（クラウドワークス エージェント） | 公式ホームページより資料をダウンロードして確認可能 | |||
CASTER BIZ assistant
CASTER BIZ assistantは、事務・人事・翻訳など、ルーティン業務から専門領域まで幅広く業務を代行してくれるサービスです。
制作に関しても依頼可能で、Webサイト更新や各種ツールや資料のデザイン、画像修正まで行ってくれます。
採用倍率「1/100」の厳しい選考を通過したオンライン秘書が揃っており、コア業務への集中をサポートしてくれるでしょう。
- 6ヶ月プラン：月額税込145,200円（実働時間：30時間／月）
- 12ヶ月プラン：月額税込132,000円（実働時間：30時間／月）
月30時間から利用できるプランに加え、ニーズに合わせたカスタマイズも可能です。
さらに、クライアント企業とCASTER BIZ assistant、およびオンライン秘書とCASTER BIZ assistantで秘密保持契約（NDA）を締結するので、大切な情報も守られます。
暗号化管理ツールによる保管も行われているので、セキュリティ面でも安心できるでしょう。
これまでCASTER BIZ assistantを導入している企業には、Chatwork株式会社やベースフード株式会社、株式会社メルカリなどが挙げられます。
2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。
HELP YOU
HELP YOUは、オンラインで業務を代行するサービスを通して、企業の人手不足を解消してくれます。
SNS運用やデザイン、ライティングといったスキルが必要な業務にも対応しており、RPAやAIを用いた業務の自動化も取り入れています。
HELP YOUには、複数名で幅広い業務をサポートしてくれるチームプランと、専属アシスタントが柔軟に対応してくれる1名専属プランがあり、お客様のニーズに合わせて選択できます。
チームプラン
- 30時間：100,000円
- 45時間：150,000円
1名専属プラン
- 45時間：150,000円
- 60時間：200,000円
このように、料金体系が明確に設定されていることも大きな特徴です。
どちらのプランも契約期間は6ヶ月ですので、一定期間以上の利用を予定されている企業様向けのサービスです。
また、業務開始前には秘密保持契約を含めた利用規約への同意が必須となるため、信頼のおける環境です。
アシスタントとも秘密保持契約を結んでおり、ウイルス対策を含むセキュリティ対策チェックを定期的に実施することで、サービスの安全性を確立しています。
累計クライアント数は700以上で、DCM株式会社や三井不動産ビルマネジメント株式会社などでの導入事例があり、実績においても非の打ち所がありません。
i-STAFF
i-STAFFの最大の特徴は、採用率1%の厳選された優秀なスタッフが在籍していることです。
秘書業務・経理・人事・Web運用サポートなど、幅広い業務をスピーディーかつ正確にこなしてくれます。
オフラインの業務にも対応しており、領収書や書類を送付すればファイリングを依頼できます。
- ライトプラン（3ヶ月契約）：月額税込125,400円
- ベーシックプラン（6ヶ月契約）：月額税込102,300円
- プレミアムプラン（12ヶ月契約）：月額税込89,100円
i-STAFFは、3ヶ月から契約可能で、長期的なプランも用意されています。
この他にカスタマイズプランもあり、土日対応や深夜対応にも応じてくれますので、気軽に相談してみてください。
返金保証付きのサービスなので、初めてオンライン秘書を利用する企業様も安心してご利用いただけます。
また、情報漏えい対策として、機密情報を含む業務は社内勤務スタッフが対応し、端末セキュリティ強化や外部記録媒体持ち込み禁止など、徹底したセキュリティ体制を構築しています。
My Assistant
My Assistantは、秘書業務、事務作業、人事、経理など、幅広い業務を依頼できるサービスです。
外国語のメール対応や文書の翻訳など、専門性の高い分野にも対応してくれます。
さまざまな業務に対応できる豊富な人材を揃えているので、高品質なパフォーマンスが実現します。
- 月10時間プラン：月額税込27,500円
- 月20時間プラン：月額税込44,000円
月10時間と短時間から対応してくれるので、気軽にオンライン秘書を利用したい企業様にも最適です。
5時間ごとに契約時間をカスタマイズできるシステムになっており、ニーズに合わせて依頼できます。
My Assistantのオプションプランとして「マイアシcalling」や「マイアシrecruiting」があります。
「マイアシcalling」では、電話リサーチやテレアポ、サービス利用後の電話アンケートなどを依頼できます。
対応時間は月20時間、50コールまで可能で、利用料金は月額税込44,000円です。
また、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えいのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じており、セキュリティ対策にも余念がありません。
より詳細なサービス内容がわかる資料のダウンロードやオンライン個別相談は、お問合せフォームから申込みが可能です。
同業他社の活用事例も紹介してもらえるので、導入を検討している方はまず問い合わせてみるのがよいでしょう。
フジ子さん
フジ子さんは、官公庁でも採用されているオンラインアシスタントサービスです。
経理、人事、総務など多岐にわたるバックオフィス業務を代行してくれます。
振込み補助や給与計算、SNS運用などの業務も依頼できます。
- プラン20（1ヶ月契約）：月額税込62,700円（契約時間20時間）
- プラン30（1ヶ月契約）：月額税込92,400円（契約時間30時間）
- プラン50（1ヶ月契約）：月額税込132,000円（契約時間50時間）
コストパフォーマンスに優れているサービスですが、解約の申し出をしない限りは、同一条件での自動更新となりますので、注意が必要です。
もし利用を停止したい場合には、一ヶ月前に連絡をしましょう。
セキュリティにも力を入れており、データはすべて暗号化されていますので、安心して活用できます。
「この業務は依頼できるかな」といった疑問点がある企業様は、気軽に問い合わせてみてください。
ビズアシ（クラウドワークス エージェント）
ビズアシ（クラウドワークス エージェント）は、固定の担当アシスタントが業務に対応してくれるサービスです。
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担当者によるフォロー体制やオンボーディングが整っており、スムーズに導入できるのも魅力的です。
営業事務や経理だけでなく、ライティングやデザイン、コーディング、広告運用など、幅広い業務を優秀なオンライン秘書にお任せできます。
時間単価制での料金となっており、詳細は公式ホームページより資料をダウンロードして確認できます。
最低1ヵ月からの契約が可能なので、短期間だけオンライン秘書を利用したい企業様は、ぜひクラウドワークス エージェントをご活用ください。
まとめ（オンライン秘書の費用を抑えるには長期契約や業務時間の管理がポイント）
オンライン秘書は、リモートでの業務代行を通じて企業の業務効率化をサポートし、コア業務に専念する時間を提供してくれます。
費用は依頼内容や契約時間によって異なり、平均して月額3万円〜15万円程度です。
また、費用を抑えるためには、長期契約や業務時間の管理、AI秘書ツールの活用が有効です。
サービスの契約金額だけでなく費用対効果についてもリサーチすることで、後悔なくオンライン秘書を導入できます。
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを通して、企業様を24時間365日体制でサポートいたします。
オンライン秘書の導入を検討中の企業様は、お気軽に弊社へお問い合わせください。
