秘書代行サービスで業務効率の向上を実現｜秘書代行のメリットやデメリット・主な業務内容も解説
秘書代行サービスを利用したり検討したりする企業が増えています。秘書代行サービスとは、電話対応、来客対応、スケジュール管理などの業務をオペレーターが代行するサービスです。秘書代行サービスを利用すれば従業員が自分の仕事に集中しやすくなり、コストの削減や機会損失の防止などに役立ちます。
この記事では、秘書代行サービスのメリット・デメリットに触れたうえで、主な業務内容や料金などを解説します。セキュリティ対策が充実している秘書代行サービスも紹介するため、自社の業務効率化を考える担当者は、ぜひ参考にしてください。
秘書代行サービスとは
秘書代行サービスとは、秘書業務とともに電話対応、営業サポート、専門業務などの雑務を代行するサービスです。秘書代行サービスを利用すると、自社のビジネスの根幹に関わる重要な業務に従業員の労力を集中できます。
秘書代行サービスには、業務を適切にこなせる優秀な人材がそろっています。そのため、適切な人材によるサポートを受けられ、自社の業務にかかるコストの削減が可能です。
秘書代行サービスのメリット
秘書代行サービスの利用にはさまざまなメリットがあります。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるか解説します。
経営者や従業員がコア業務に集中できる
秘書代行サービスを利用すれば、それまで従業員が対応していた電話対応などの雑務も依頼できます。業務効率が向上するだけでなく、従業員が電話対応する際に感じるストレスの軽減も可能です。また、従業員の外出時にかかってきた電話も取りこぼさず対応できるようになり、ビジネス機会の損失を防げます。
コストダウンが可能
秘書代行サービスの料金体系は、事業者によってさまざまです。近年は、良質なサービスを低価格で提供しているケースも増えてきました。秘書代行サービスを利用すると、それまで電話対応などにかかっていた従業員の人件費や固定費を削減でき、コストダウンを実現できます。
対応品質が向上
秘書代行サービスに電話対応を任せると、対応品質の向上を期待できます。少ない待ち時間でスムーズにやり取りできる点は、顧客や取引先にとって大きなメリットです。結果として企業全体のイメージアップにもつながり、顧客や取引先の満足度が上がる可能性があります。
秘書代行サービスのデメリット（課題点）
秘書代行サービスには、デメリットや課題もあります。ここでは、具体的にどのようなデメリットがあるか解説します。
情報漏洩リスクに懸念がある
秘書代行サービスを利用する場合、自社の情報を外部に提供する必要があり、情報漏洩のリスクがあります。多くの秘書代行サービスはセキュリティ対策に力を入れていますが、機密情報や顧客情報を外部とやり取りする以上、何らかのトラブルにより情報漏洩が起こる可能性はゼロではありません。その点を踏まえ、自社も慎重な判断や対策が必要です。
イレギュラーへの対応
イレギュラーな問い合わせがあれば、秘書代行サービスで対応しきれない場合もあります。従業員だけにしか分からない内容は迅速に答えられず、顧客や取引先を待たせたり不安にさせたりする可能性もあるでしょう。そのような状況では満足度が下がり、信頼関係にも影響を与えます。
コストがアップするかもしれない
秘書代行サービスは、平日の9時から17時までの時間帯は料金が比較的安価に設定されています。一方、時間外や休日などは料金が高めです。時間外や休日などに秘書代行サービスを利用する機会が多い場合、かえってコストが高くなる可能性もあります。料金体系は事業者によっても異なるため、自社にとって有利な条件で利用できるか確認しましょう。
秘書代行サービスの主な業務内容
秘書代行サービスでは、さまざまな業務に対応可能です。ここでは、秘書代行サービスの主な業務内容について解説します。
スケジュールの管理
柔軟にスケジュール管理でき、スムーズに業務を進行できるようサポートが可能です。たとえば、会議やその他の予定を調整したり、スケジュールの偏りを回避したりできます。その結果、経営者や従業員が重要な業務に集中しやすくなります。
電話対応
秘書代行サービスの電話対応では、受電対応、通話の取り次ぎ、転送サービス、メッセージ伝達サービスなどを行っています。電話対応のノウハウを蓄積しており、自社の顧客や取引先との円滑なコミュニケーションを実現可能です。ただし、なかには架電に対応していないサービスもあるため、事前によく確認しましょう。
データ収集とデータ入力と資料作成
オンライン調査によるデータの収集、入力などの業務もサポートできます。データを整理してデータベースを管理する事務作業も代行可能です。また、レポートやプレゼンテーションの資料といった文書の作成にも対応しています。単にデータを集めるだけでなく、資料の作成についてもまとめて依頼できます。
その他のサポート業務
その他にも、秘書代行サービスにはさまざまな業務の依頼が可能です。たとえば、会議の準備や会議の進行などもサポートできます。イベントの企画や問い合わせ対応など、企業が指定した業務を補完するために必要な支援を行います。柔軟な対応ができる点は、秘書代行サービスの大きな特徴の1つです。
電話代行サービスとの違い
ここまで解説してきた通り、秘書代行サービスは幅広い業務に対応できます。秘書代行サービスは電話代行サービスと似ていますが、電話代行は電話対応に特化しており、電話対応以外は依頼できません。秘書代行サービスは、電話対応はもちろん、それ以外のさまざまな業務も合わせて依頼できます。
秘書代行サービスに必要な料金
秘書代行サービスの料金は、どのように決まるのでしょうか。ここでは、秘書代行サービスの利用にかかる料金について解説します。
基本料金は月額固定か従量課金
秘書代行サービスの料金体系は、月額固定または従量課金のいずれかです。月額固定は、毎月一定額の料金を支払います。従量課金は、業務量や業務時間に応じて料金がかかる仕組みです。秘書代行サービスの料金の平均的な相場は、月額5〜10万円程度となっています。
基本料金以外の料金
秘書代行サービスを利用する場合、基本料金以外にも料金がかかる可能性があります。具体的には、初期費用、時間外や休日などの特別料金、オプション料金などです。月額固定の料金体系では、あらかじめ決められたコール数を超えるとコールオーバー料金も発生します。事業者によっても料金設定には違いがあるため、比較しながら確認しましょう。
秘書代行サービスを選ぶ方法
ここでは、秘書代行サービスの選び方を解説します。具体的なポイントを押さえ、事業の成長につながるようなサービスを選びましょう。
依頼したい内容に対応できるかを確認
秘書代行サービスを提供している事業者によっても、対応可能な業務内容はさまざまです。そのため、自社がどのような業務を依頼したいか事前に整理しましょう。秘書代行サービスを選ぶ際は、それらに対応できるか確認する必要があります。
サービス内容と料金のバランスが適正かを確認
サービス内容や料金も、秘書代行サービスによって異なります。現状の固定費を目安とし、サービス内容と料金のバランスが適正かチェックしましょう。見積もりと照らし合わせて確認することが大切です。
秘書代行スタッフの専門性と対応品質の担保
秘書代行サービスのスタッフは、自社の顧客や取引先とやり取りする機会も多くなります。自社の顔として対応してもらうため、対応品質の高さが重要です。研修に力を入れており、高い専門性も備えているか確認すると安心して依頼できます。
BCP対策ができているか確認
BCP対策とは事業継続計画のことです。BCP対策ができていれば、自然災害が起こった際も電話が通じるよう工夫されています。BCP対策に対する姿勢も確認したうえで秘書代行サービスを選びましょう。
秘書代行サービスを利用するならセキュリティ対策も重要
秘書代行サービスは、業務のアウトソーシングに該当します。企業の重要な情報を外部に渡す必要があるため、サービスを運営する事業者のセキュリティ対策は入念に確認しましょう。特に、情報漏洩が発生した場合の補償についても把握しておくと安心です。また、安全性については、PマークやISMS認証を取得していることも1つの目安となります。
なお、前提として、自社も率先して万全なセキュリティ対策を講じる必要があります。秘書代行サービスを利用して問題が発生すれば、かえって余計な手間やコストがかかる恐れがあるため、安全性の確保に力を入れましょう。
セキュリティ対策が充実した秘書代行サービス
ここでは、入念なセキュリティ対策が行われている秘書代行サービスを紹介します。なお、掲載の情報は2024年5月時点の内容です。
CASTER BIZ assistant
CASTER BIZ assistantは、秘密保持契約（NDA）を締結し、特に重要度が高い情報は暗号化管理ツールで保管しています。6か月契約で、1か月あたりの料金は30時間で13万2,000円です。業務の切り出しに対応するオプション契約は月額5万円です。
NOC
NOCは、情報セキュリティの資格を取得し、個人情報保護士の資格をもつスタッフも多く在籍しています。具体的な料金については、個別に問い合わせて確認する必要があります。
フジ子さん
フジ子さんは、厳格な情報セキュリティ対策により情報管理を徹底しています。1か月契約で自動更新される仕組みです。1か月あたりの料金は20時間で5万7,000円となっています。無料トライアルの利用も可能です。
まとめ
秘書代行サービスを利用すれば、電話対応をはじめとする幅広い業務についてサポートを依頼できます。経営者や従業員がコア業務に集中できるようになり、効率的に成果を生み出しやすい環境を実現できるでしょう。対応の品質も向上させられ、顧客や取引先の満足度も上がる可能性があります。
CASTER BIZ assistantは、採用率1%の優秀なアシスタントが業務をサポートするサービスです。リモートワークでの対応実績が豊富で、オンラインであらゆる領域の業務を支援しています。セキュリティ対策も万全で、安心して業務の代行を任せられる環境が整っています。秘書代行についても柔軟に対応可能なため、ぜひご相談ください。