中小企業の総務アウトソーシングの活用

人材不足やコスト削減など、多くの課題を抱える中小企業にとって、アウトソーシングは非常に有効な手段です。

コア業務に集中できる環境を整えることは、企業の成長促進に欠かせません。

 

 

そこで本記事では、中小企業の総務アウトソーシングの活用について解説します。

メリット・デメリットも紹介しますので、最後までご覧ください。

中小企業では総務アウトソーシングへの需要が高まっている

少子高齢化による人手不足が進む中、中小企業では人材確保が難しい状況です。

1人の従業員が複数の役割を担うことも多く、本来の業務が疎かになってしまうケースもあります。

 

 

自社の限られたリソースをコア業務に集中させるために、総務業務のアウトソーシングが必要です。

中小企業にとって総務アウトソーシングは、業務効率化、コスト削減、人材不足解消といったメリットをもたらす選択肢です。

中小企業が持つ総務業務に対する課題

ここからは、中小企業の総務業務に対する課題を紹介します。

 

 

【総務業務に対する課題】

• 社長自らが総務業務を行っている
• 人員不足で総務まで手が回っていない
• デジタル化が進んでおらず非効率な業務が多い

それぞれ詳しく見ていきましょう。

社長自らが総務業務を行っている

中小企業では、社長自らが本来の業務に加え、総務業務まで兼任しているケースが見受けられます。

 

 

社長の本来の役割は、企業戦略の策定や資金の調達を通じて、会社の成長を促進することです。

 

 

総務業務に追われてしまうと、本来取り組むべき活動がおろそかになってしまいます。

人員不足で総務まで手が回っていない

中小企業では、人員が限られているため、総務部門が十分に機能しないことがあります。

 

 

総務には法務、人事、労務管理など多岐にわたる業務が含まれており、これらが適切に管理されていないと、法令違反や労務問題のリスクが高まります。

 

 

従業員のモチベーションが低下し、生産性の低下や離職率の増加にもつながりかねません。

結果として、企業の事業拡大や新規事業展開も滞ってしまうでしょう。

デジタル化が進んでおらず非効率な業務が多い

デジタル化が進んでいない中小企業では、アナログな書類管理や手作業によるデータ入力が多くなり、業務効率が低下します。

非効率な業務では、ミスが発生しやすく、全体の生産性にも影響が出ます。

 

 

特に総務業務では、システムを活用することで業務の自動化や効率化が期待できるため、デジタルツールの導入が重要です。

 

関連記事：総務を外注する際の注意点やメリット・デメリットを解説

中小企業が総務アウトソーシングを活用するメリット

 

 

中小企業が総務アウトソーシングを活用するメリットは、3つあります。

 

 

【総務アウトソーシング活用のメリット】

• 本業のコア業務に集中して取り組める
• 総務業務の品質向上を期待できる
• 人員不足よる業務停滞を解消できる

それぞれのメリットの詳細を解説します。

本業のコア業務に集中して取り組める

給与計算、備品管理、電話対応など、総務には多くの時間を必要とする業務が含まれます。

 

 

これらの業務をアウトソーシングすることで、本来の業務に集中するために必要な時間とリソースを確保できます。

結果として従業員は本業のコア業務に集中でき、生産性が向上するでしょう。

総務業務の品質向上を期待できる

総務業務に特化したアウトソーシング業者は、専門知識と経験を持っています。

内部で人材を育成するよりも、高い品質のサービスが期待できます。

 

 

税制改正の対応は総務をアウトソーシングすれば安心です。

最新の法改正や制度変更にも対応できるため、リスクの軽減にもつながります。

人員不足よる業務停滞を解消できる

多くの中小企業で人材不足が深刻化しています。

総務部は、採用や教育などの業務も担うため、人手不足の影響を受けやすい部署と言えます。

 

 

総務アウトソーシングを活用することで、業務停滞を防ぐことができ、全体的な業務効率が向上するでしょう。

なおアウトソーシングは、繁忙期だけ利用することで年間コストを抑えられます。

必要な時に必要なだけ依頼できる柔軟性が魅力です。

中小企業が総務アウトソーシングを活用するデメリット

これまで、中小企業が総務アウトソーシングを活用するメリットを紹介しましたが、デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

 

 

【総務アウトソーシング活用のデメリット】

• 総務業務の内製化が難しくなる
• 社内機密情報が漏洩するリスクがある
• 急な業務に対する柔軟性が落ちる
• 工程管理や進捗確認が難しい

ここからは、4つのデメリットを解説します。

総務業務の内製化が難しくなる

長期間にわたりアウトソーシングを利用すると、企業内にノウハウが蓄積されません。

担当者を育成する機会も失われ、内製化が困難になります。

 

 

対策は、アウトソーシング先と連携して、定期的な社内研修を実施する方法が挙げられます。

 

 

業務マニュアルの作成を依頼するなど、連携を図ってノウハウを共有できる仕組みを作りましょう。

また、内製化を支援する業者に依頼する方法もあります。

社内機密情報が漏洩するリスクがある

給与情報や顧客情報など、機密情報を外部に預けることになるため、情報漏洩のリスクが高まります。

個人情報流出は、企業の社会的信用を損ないかねません。

 

 

アウトソーシングを利用する際は、秘密保持契約を締結し、情報管理のルールを明確に設定することが重要です。

また、ISO27001などの情報セキュリティ認証を取得している業者を選ぶことをおすすめします。

急な業務に対する柔軟性が落ちる

社内担当者と比べて、アウトソーシング先は急な業務依頼への対応が難しい場合があります。

 

 

このような事態を防ぐために、自社の事情や指示に対する柔軟性を確認しておきましょう。

また、可能な範囲で、社内で対応できる体制を整えておくことが重要です。

工程管理や進捗確認が難しい

外部に業務を委託することで、細かい工程や進捗状況の把握が難しくなります。

 

 

実績、評判、業務状況の確認方法を考慮した上で、自社に適したアウトソーシング先を選定することが大切です。

 

 

また、定期的なミーティングや報告の機会を設け、こまめなコミュニケーションを取り、進捗状況を共有できる仕組みを作るのも方法です。

中小企業向け総務アウトソーシングおすすめ5選

中小企業向け総務アウトソーシングを提供している会社を、5社厳選しました。

 

 

比較検討の参考にご覧ください。

サービス	対応可能業務	料金
CASTER BIZ assistant	・アポイント調整  ・見積書作成  ・請求書作成  ・データ入力  ・営業資料作成  ・リサーチなど	6ヶ月プラン：月額132,000円  12ヶ月プラン：月額120,000円
Chatworkアシスタント	・経費精算  ・勤怠管理  ・給与計算  ・入社手続き  ・年末調整など	1ヶ月プラン：月額47,000円  3ヶ月プラン：月額45,000円  6ヶ月プラン：月額42,000円  年間プラン：月額38,000円
フジ子さん	・備品購入代行  ・出張手配やお店の予約  ・資料作成  ・調べもの  ・リサーチ業務  ・翻訳  ・英語メール対応など	プラン20：月額57,000円  プラン30：月額84,000円  プラン50：月額120,000円
HELP YOU	・スケジュール管理  ・アポイント調整  ・問い合わせ対応  ・予約手配  ・会議やイベントの予約  ・会議室や備品の手配  ・経費精算チェック  ・データ入力など	チームプラン：30時間100,000円　45時間150,000円  1名専属プラン：45時間150,000円　60時間200,000円
Web特命係	・給与計算  ・スケジュール管理  ・リサーチやデータ入力  ・軽微な経理作業  ・Webサイトデザイン制作  ・バナー作成  ・コンサルティングなど	特命係mini：月額17,500円  特命係Standard：月額66,000円  特命係Plus：月額150,000円  都度見積もり：最低利用可能金額3,500円～
NOC総務アウトソーシング	・庶務業務全般  ・請求書管理  ・入退社管理  ・勤怠管理  ・ファシリティ業務  ・IT機器管理  ・RPA構築など	お問合せフォームからご確認ください。

CASTER BIZ assistant

 

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantは、2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。

「1/100」の優秀な人材が、総務業務をサポートするオンラインアシスタントサービスです。

 

月額132,000円という低価格で、チーム体制で業務を支援します。

 

• 6ヶ月プラン：月額132,000円
• 12ヶ月プラン：月額120,000円

各プランは月30時間という実働時間設定で、必要な時に必要なだけサービスを利用できます。

 

 

事業の拡大や縮小など、企業の成長段階に合わせて柔軟に対応できる点も魅力です。

 

 

秘書業務、事務処理、人事管理など、幅広い業務領域に対応可能で、企業のバックオフィス業務を総合的にカバーします。

手厚いサポートにより、企業はコア業務に集中しやすくなり、業務効率が大幅に向上するでしょう。

 

 

問い合わせからサービス開始まで、全てオンラインで完結するため、導入の手間がかかりません。

担当者とのやり取りもスムーズに行えるので、業務効率化が実現します。

Chatworkアシスタント

Chatworkアシスタントは、安く・早く・高品質に業務代行を提供してくれるサービスです。

 

 

月額38,000円〜という低価格から始められるため、大幅なコスト削減が可能になります。

必要な業務量に応じて柔軟にプランを選択できる点も魅力です。

 

 

導入においては、マニュアル作成やアシスタントの採用・教育が不要なため、すぐにサービスを利用できます。

専任チームによるサポート体制も整っているため、安心して業務を依頼できます。

 

 

Chatworkアシスタントは、従来の総務業務代行だけでなく、テクノロジーを活用した業務改善提案やシステム導入支援も行っています。

これにより、更なる業務効率化とコスト削減を実現できます。

フジ子さん

 

フジ子さんは、経理や人事などの専門性の高い業務から、資料作成、リサーチ、翻訳など、パソコンでできる業務なら何でも依頼可能です。

実務経験豊富なハイレベルなアシスタントが在籍しており、質の高い業務サポートを受けられます。

 

 

さらに、パート社員並みのコストで、必要な業務を必要なだけ依頼できるため、大幅なコスト削減につながります。

 

 

• プラン20：月額57,000円
• プラン30：月額84,000円
• プラン50：月額120,000円

業務量に応じたプラン変更も可能で、急な依頼量の変動にも柔軟に対応できます。

 

 

解約の申し出がない場合は同じ条件で自動的に契約が更新されますので、注意が必要です。

利用を終了したい場合は、1ヶ月前までに連絡しましょう。

 

 

官公庁でも採用されているフジ子さんは、最新のセキュリティ技術を活用し、徹底した情報管理体制を行っています。

実際にサービスを利用できる無料トライアルもあるので、まずは試してみるのもよいでしょう。

HELP YOU

 

HELP YOUは、中小企業向けの総務アウトソーシングとしておすすめのサービスです。

 

 

営業事務から秘書・総務、翻訳まで、幅広い業務に対応可能です。

多岐にわたる業務をトータルでサポートしてくれます。

 

 

特に総務では、スケジュール管理や問い合わせ対応、議事録作成、反社会的勢力の調査など、細かな業務にも応じてくれます。

 

 

チームプラン

• 30時間：100,000円
• 45時間：150,000円

 

1名専属プラン

• 45時間：150,000円
• 60時間：200,000円

必要な業務量に応じて契約時間を選べるため、無駄な人件費を削減できます。

また、マニュアル作成を徹底しているため、担当者が変わっても業務が滞る心配がありません。

 

 

個人情報保護体制も整っており、安心して機密性の高い業務を任せられます。

まずは、無料相談で自社の課題に合ったプランを検討してみてはいかがでしょうか。

Web特命係

Web特命係は、事務業務からクリエイティブ業務まで依頼可能な総務アウトソーシングサービスです。

パートや正社員の採用と異なり、経理や採用、Web運用など、様々な業務をオンラインで依頼できるため、リソース不足の中小企業に最適です。

精鋭チームが質の高いサービスを提供してくれる点も魅力です。

 

 

専門性の高い業務も安心して任せられ、アウトソーシングによる業務効率化だけでなく、品質の向上も見込めます。

さらに、月額17,500円〜という利用しやすい料金設定も特徴です。

豊富なプランから、自社に合うものをチョイスできます。

 

 

• 特命係mini：月額17,500円
• 特命係Standard：月額66,000円
• 特命係Plus：月額150,000円
• 都度見積もり：最低利用可能金額3,500円～

初回3時間無料トライアルの試用プランが用意されており、初めての方でも気軽にサービスを試せます。

 

 

導入を検討している企業様は、まず問い合わせてみるのがよいでしょう。

NOC総務アウトソーシング

NOC総務アウトソーシングは、30年1,000社の実績がある日本のアウトソーシング会社です。

 

 

長年の信頼と、蓄積されたノウハウにより、質の高いサービス提供が期待できます。

業務改善に関するさまざまなアドバイスも受けられます。

 

 

総務アウトソーシングの主要なサービスとして、庶務業務や労務管理を提供しています。

ノンコア業務を効率的に外部委託することで、担当者は本来の戦略的業務に専念できます。

 

 

また、コスト削減を目指す企業様向けのサービスもあります。

通信費や光熱費の削減からファシリティマネジメントまで幅広くカバーし、経費削減につなげます。

 

 

コスト削減サービスに関しては、成功報酬のため導入費および運用費は一切かかりません。

1年後の成果に応じた費用のみ必要です。

 

 

NOC総務アウトソーシングの見積もりは、お問い合わせフォームから依頼可能です。

依頼する内容によって費用は変動しますので、まずは資料請求を行ってみるのがよいでしょう。

【まとめ】中小企業は総務アウトソーシングの利用がおすすめ

中小企業にとっての総務アウトソーシングは、多くのメリットを提供する魅力的な選択肢です。

業務の効率化やコスト削減、さらには人材不足への対応策として、活用できます。

 

 

一方で、内製化が困難になるリスクや情報漏洩の懸念など、デメリットについても考慮が必要です。

 

 

しかし、適切な外部業者を選択し、セキュリティ対策や連携を強化することで、こうしたリスクは最小限に抑えられます。

多様なサービスの中から自社に適したものを選び、効果的に活用していきましょう。

 

 

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、リモートアシスタントサービスを通して、企業様を24時間365日体制でサポートいたします。

総務アウトソーシングの導入を検討中の企業様は、お気軽に弊社へお問い合わせください。