バックオフィス代行とは？依頼できる業務の種類や費用相場を解説
バックオフィス代行とは、ノンコア業務を他社に委託するサービスのことです。ノンコア業務を代行してもらうことで、生産性向上や人件費削減などが期待できます。
バックオフィス代行は、サービス会社により費用や対応業務の範囲に違いがあるため、利用する前に確認しておきましょう。この記事では、バックオフィス代行に依頼できる業務の種類や費用相場、依頼するメリットやデメリット、選ぶ際のポイントなどを解説します。ぜひ参考にしてください。
そもそもバックオフィス代行とは
バックオフィス代行とは、経理や人事などのバックオフィス業務を、他社に請け負ってもらうサービスです。企業の業務は、コア業務とノンコア業務に分けられます。コア業務とは利益に直結する業務のことで、ノンコア業務とは利益には直結しない業務のことです。バックオフィス代行では、基本的にノンコア業務を請け負います。
バックオフィス代行に依頼できる業務
バックオフィス代行は、どのような業務を請け負っているのでしょうか。ここでは、バックオフィス代行に依頼できる業務を解説します。
経理・財務
一般事務とは、事務職のなかでも基本的な事務作業を担当する職種です。定型業務が多いため、事務アウトソーシングに依頼できる業務も多くあります。たとえば、データ入力や書類作成、発送業務、ファイリング、情報収集などはアウトソーシングで対応可能です。
営業事務
経理や財務では、記帳処理や振込準備、月次決算、請求書管理などの業務を依頼できます。また、日常的な伝票処理だけでなく、決算業務の依頼なども可能となっており、幅広い業務に対応してもらえます。
法務
法務では、契約書のひな型作成や商品の法的面からのチェック、労務関連業務などの代行を依頼できます。法務の代行を行っている企業では、法律の専門家からのサポートを提供するケースも多いため、専門家のアドバイスを受けたい場合にも向いています。
総務
総務では、備品の発注や手書き代行、社内文書の作成、市場調査などを依頼できます。ただし、総務は企業によって業務内容や担当範囲が異なります。サービスによっては自社の総務業務に対応していないケースもあるため、確認しておきましょう。
人事・採用
人事・採用では、従業員管理や勤怠管理、応募者への対応、従業員研修の資料作成などを依頼できます。基本的な登録作業から従業員への案内だけでなく、安行時間や年次有給休暇の取得状況の管理など、幅広い業務に対応しています。
バックオフィス代行を利用するメリット
バックオフィス代行を利用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、3つのメリットを解説します。
生産性の向上が期待できる
利益には直結しないノンコア業務をアウトソースすることで、従業員がコア業務に専念できるようになります。利益に直結するコア業務に注力できるようになるため、生産性の向上につながることが期待できます。生産性が向上することで、企業全体の売上アップに貢献する可能性もあるなど、組織としての成長が見込めるでしょう。
コスト削減につながる
バックオフィス代行の費用は低めに設定されており、従業員の人件費などにかかる費用よりも、代行業者を利用した方が安くなる可能性もあるようです。従業員を雇う際には、給料だけでなく福利厚生費や管理費などの支払いが必要でコストがかさみます。また、退職した場合は採用コストや教育コストが再度かかるなど、費用は大きくなりがちです。
顧客満足度がアップする可能性がある
代行業者は高いスキルや、豊富なノウハウを持ち合わせている人材がそろっています。そのため、ノンコア業務の質を上げられる可能性があります。たとえば、資料作成の際にも分かりやすく、要点を押さえた資料の作成が可能です。このため、営業や顧客も内容を把握しやすくなり、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。
バックオフィス代行を利用するデメリットを解説
バックオフィス代行の利用にはデメリットもあります。ここでは、バックオフィス代行のデメリットを3つ解説します。
情報漏洩のリスクがある
バックオフィス代行では、他社に業務を依頼することになります。そのため、情報漏洩のリスクはゼロにはできません。なかには、顧客情報や機密情報を扱うケースもあるため、情報が外部に漏れないように、代行業者のセキュリティ対策を確認しておきましょう。プライバシーマークがあるか、セキュリティ教育を定期的にしているかなどを確認すると安心です。
ノウハウを蓄積できない
バックオフィス代行を利用することで、社内で担当しない業務が発生するため、その業務のノウハウが蓄積できません。長くバックオフィス代行を利用していると、自社でその業務に対応できなくなる可能性があるため、注意しましょう。社内にも業務のマニュアルを残す、ノウハウが共有できるようマニュアル作成を依頼しておくなどの対応が有効です。
既存従業員の処遇を検討しなければいけない
バックオフィス代行を依頼する際には、外注する業務を担当していた従業員の処遇を考えなければなりません。たとえば、他の部署に異動させるなどの対応が必要になるケースもあります。企業としての都合だけでなく、従業員の意志を確認したうえで、本人の意思を尊重した対応を検討することが大切です。
バックオフィス代行の費用相場はどれくらい？
バックオフィス代行の利用には費用がかかります。一般的に、月額制か従量課金制を採用しているケースが多いでしょう。月額制とは月ごとに決まった費用を支払う料金形態で、1時間あたり1,000～3,000円程度が相場です。
従量課金制とは業務単位で費用が発生する仕組みとなっています。業務ごとに料金設定が異なるため、利用したいサービスがあれば事前に確認しておきましょう。従量課金制は、依頼したい業務の内容や量などが細かく決まっている場合におすすめです。
バックオフィス代行のサービスの選び方
バックオフィス代行サービスを選ぶ際には、対応範囲・実績・費用という3つのポイントを意識しましょう。
【1】対応範囲
バックオフィス代行に、すべての業務を依頼できるわけではありません。バックオフィス代行サービスによっては、対応できない業務もあります。また、対応できても追加料金がかかるケースも珍しくないため確認しておきましょう。
【2】実績
実績が豊富にあるバックオフィス代行の方が安心です。多くの企業が利用しているということは、品質の高さの証明になります。また、独自のノウハウを持っている可能性もあるため、公式サイトなどで過去の実績をチェックすることが大切です。
【3】費用
費用も重要なポイントですが、「安さ」だけで選ばないようにしましょう。価格とサービス内容を比較して、適切な価格かどうかを考えることが大切です。料金プランによっては利用できない機能もあるため、公式サイトなどでプラン内容を確認しておきましょう。
【低価格】おすすめのバックオフィス代行サービス
ここでは、費用を抑えながら利用できるバックオフィス代行サービスを3つ紹介します。
【1】フジ子さん
フジ子さんは累計ユーザー数1,000以上を誇っており、官公庁にも導入されているサービスです。低コストでありながら、有能な人材に代行を依頼できるため、バックオフィス業務の品質向上にも役立つでしょう。また、経理や秘書・総務、人事、Webサイト運用業務など幅広い業務に対応可能です。無料トライアルもあります。
【2】Masterpiece
Masterpieceは英語や中国語、スペイン語などの多言語対応が可能なバックオフィス代行サービスです。電話やWebチャットの対応、Web監視、人事アウトソーシングなどに対応しています。見積もり作成からサービス開始までのスピードを重視しており、契約締結後最短10営業日でサービスを開始できるため、早く利用開始したい場合にもおすすめです。
【3】Lancers
Lancersとは、クラウドソーシングサービスです。Lancersでは、タスクごとに外注できるだけではなく、受託者と継続契約を結んで業務を依頼する方法もあるため、自社に合った使い方ができます。また、さまざまな経歴を持った受託者がいるため、自社が必要とするスキルや経験を持った人材を探しやすいでしょう。
【大手】おすすめのバックオフィス代行サービス
実績を重視する場合には大手に依頼する方法もあります。ここでは、おすすめの大手バックオフィス代行サービスを3つ紹介します。
【1】CASTER BIZ assistant
CASTERBIZは、優秀な人材が業務をサポートするリモートアシスタントサービスです。秘書、事務、人事の業務を依頼できます。月30時間から依頼可能で24時間365日対応しています。また、利用時間の追加やカスタマイズが可能など、自社のニーズに合わせた利用が可能です。日常業務から専門分野まで幅広い業務をワンストップでサポートします。
【2】NTTビジネスアソシエ
NTTビジネスアソシエは、NTTグループが運営するバックオフィス代行サービスです。グループで培ったノウハウを提供してくれるため、質の高い業務が可能となっています。対応範囲も広く、秘書や経理などのバックオフィス代行はもちろんのこと、コンサルティングなどにも対応していることが特徴です。
【3】NOC
NOCは30年という長い歴史を誇るサービスで、導入実績は1,000社と豊富な実績があります。RPA・AI・クラウドシステムなどを組み合わせた、ハイブリッドアウトソーシングが特徴です。顧客にとって本当に必要な、ソリューションを提供できます。対応範囲も幅広く、経理や人事、総務、営業事務の代行などに対応しています
バックオフィス代行を利用する際の注意点
業務のなかには専門知識が必要な業務も存在します。専門知識や資格が必要な業務をアウトソースする際には、有資格者が在籍しているかの確認が必要です。また、バックオフィス代行との情報共有の頻度や方法を事前に確認しましょう。情報共有を定期的にすることで、業務のブラックボックス化を防ぎやすくなります。
まとめ
バックオフィス代行とは、バックオフィス業務を請け負ってくれるサービスです。バックオフィス業務をアウトソースすることで生産性向上やコストカット、顧客満足度の向上などが見込めます。サービスによっては対応範囲や料金プランが異なるため、自社に合ったサービスを選びましょう。
CASTER BIZは、オンラインであらゆる領域の業務を採用率1％の優秀な人材がサポートする、リモートアシスタントサービスです。リモートワークで初の上場企業であり、リモートワークでの長い歴史があります。バックオフィス代行サービスのご利用をお考えなら、お気軽にお問い合わせください。