業務代行とは？注目される背景・依頼できる業務の種類と内容を解説
業務代行とは、自社内の業務の一部を専門会社にアウトソースすることです。昨今、人材不足や業務の煩雑さなどを背景に、業務代行が注目されるようになりました。
この記事では、業務効率の低下で悩んでいる管理職に向けて、業務代行のメリットや適した業務の種類などを解説します。サービスの選び方や報酬形態もまとめているので、ぜひ参考にしてください。
業務代行とは
業務代行とは、自社の業務を外部の企業が人材に任せることです。外部の代行業者を一般的に業務代行サービスと呼び、さまざまな業務を任せることができます。人事や事務、経理やIT部門など幅広い範囲の業務を依頼できるため、人手不足やノウハウの不足などで悩んでいる場合にも効果的です。
業務代行と業務委託の違い
前述したように、業務代行とは自社の業務を外部の業者に依頼することを指します。言葉は違いますが、外注やアウトソーシング、BPOなども大別すると業務代行の一種です。一方、業務委託とは外部の業者と委任契約や準委任契約、請負契約などを結んで行われます。外部に業務を依頼する点は同様ですが、意味は異なります。
業務代行が注目される背景
業務代行への注目が高まっていますが、なぜなのでしょうか。ここでは、業務代行が注目される理由を解説します。
慢性的な人材不足
日本国内では少子高齢化が加速化しています。それに伴い、労働人口の減少が進んでいるため、業種を問わず人手不足が深刻化している企業は少なくありません。人材採用に注力しても応募が少ない、ミスマッチで早期退職されるなどの問題があるなど、人材確保は大きな課題です。リソースに限りがあるなかで成果を出すために、業務代行が注目されています。
ノンコア業務の煩雑化
総務や人事などのバックオフィス部門は、ノンコア業務が発生しやすい職場です。ノンコア業務とは利益に直結しない業務のことで、たとえば入退社の手続きや年末調整などが挙げられます。
これらは利益に直結しないとはいえ、重要度が高く煩雑な業務が多いため一定のリソースは必要です。しかし、少ないリソースを割いてしまうとコストが増加するため、業務代行を活用する企業も増えています。
業務代行を活用するメリット
業務代行の活用により、限られたリソースを効率よく活用し、コストを削減できます。ここでは、業務代行を活用する3つのメリットを解説します。
人材採用コストを削減できる
人材採用には多くのコストがかかります。たとえば、求人票の作成や更新、応募者への対応、面談日程調整などが必要です。採用後は労務や勤怠管理なども必要ですが、業務代行を活用することで従業員の負担軽減が可能です。採用活動が本格化する時期だけ活用できるサービスなら、コスト削減効果は大きいでしょう。
自社の課題を克服できる
業務代行を活用することで、自社の課題解決につながる可能性もあります。専門性が高く実績が豊富な業務代行サービスなら、レベルの高いスキルや知識を得られるでしょう。自社にないノウハウやスキルに触れられるため、自社の課題や弱みの発見につながります。なかにはアドバイスを受けられるケースもあり、コストを抑えつつ課題克服が可能です。
業務の選択と集中ができる
ノンコア業務はマニュアルがあれば対応できますが、コア業務はそうはいきません。自社の商品・サービスの特徴、強みなどを深く理解している必要があります。そのため、ノンコア業務を業務代行に依頼し、従業員を利益に直結するコア業務に割り当てれば、利益の最大化を目指せるでしょう。
業務代行に依頼するべき業務の種類
業務代行にはどのような業務を依頼すればよいのでしょうか。ここでは、業務代行への依頼が向いている業務を解説します。
専門的な知識やスキルが必要な業務
まずは、専門知識やスキルが必要となる業務です。専門知識が必要な業務は判断の基準が複数かあり、定型化が難しい業務でもあります。とはいえ、専門的なスキルや知識、資格などをもった人材を獲得するのは難しいでしょう。業務代行に依頼すれば、効率的に質の高い業務が行えるようになります。
人事・労務
人事・労務は、従業員の採用から人材配置、育成、評価などの業務を担当するため煩雑になりがちです。人材確保が難しい業界や業種、成長過程にある企業などは通年で採用活動をしている場合が多く、業務代行を依頼することで効率的な採用活動が行えます。
経理
経理は利益に直結しない業務とはいえ、企業の経営状況を把握するために欠かせない職種です。決算期などの繁忙期には業務量が大幅に増加するため、繁忙期のみ業務委託に依頼するケースも多い傾向にあります。
IT関連
IT技術の発展により、DXへ取り組む企業も多くなっています。しかし、エンジニア人材は不足しているため、必要な人材の確保は難しいでしょう。業務代行を活用すれば、高度なスキルを取り入れつつ従業員の教育にも力を入れられます。
専門的な知識やスキルが不要な業務
専門的な知識やスキルがなくても対応できる仕事も業務代行に向いています。たとえば、電話やメールへの対応、データ入力業務、ファイリング、来客の受付などは定型化されているケースが多いため、特別な判断が必要ありません。
コールセンター
社内の電話対応だけでなく、コールセンターなどの大規模なケースでも業務代行を活用できます。お客様からの注文や商品・サービスに関する相談、クレーム対応などの受電対応を行うインバウンド業務などは、外注によって業務効率化が可能です。また、商品の営業やアンケート調査などの発信対応を行うアウトバウンド業務、SNSの運用サポートなども依頼できます。
事務
事務作業はマニュアル化できる作業が多いため、業務代行を活用するのに向いています。データ入力や資料作成、受付業務や電話対応などの依頼が可能です。ただし、電話やメールの内容が複雑で対応が難しい場合は、自社で引き継ぐケースもあります。
オフィス外で行う業務
業務代行では、オフィス外での業務も依頼できます。自社の営業スキルやリソースが不足している場合は、営業代行や営業コンサルタントなどを活用するとよいでしょう。
商談への動向や交渉代行、顧客に対するアフターフォローなども可能です。実績とスキルがあるサービスを使えば、自社で営業活動するよりも成果を上げやすくなります。
その他リソースが必要な業務全般
従業員の退職や新たな事業への取り組みなどにより、従業員が不足した場合の対応として、業務代行へ依頼するのもおすすめです。特に、新しい事業を始める場合には、ある程度の人手がなければスムーズにプロジェクトが進まないでしょう。新事業で必要となる従業員の教育や業務マニュアル作成、備品調達なども任せられます。
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業務代行に依頼する手段と報酬タイプ
業務代行に依頼する際には、業務代行サービスを使う方法と個人に依頼する方法があります。ここでは、各手段と報酬タイプについて解説します。
業務代行サービスに依頼する
まずは、業務代行サービスに依頼する方法です。業務代行サービスでは、成果報酬型・固定報酬型・ハイブリット型という3つの報酬タイプがあります。依頼する業務に合った報酬タイプを選びましょう。
成果報酬型
成果報酬型とは、成果に応じて報酬が発生するタイプです。成果が明確に分かるような業務に向いています。たとえば、商談回数やコールセンターのアポイント獲得数、資料のダウンロード数など定量化できるものが報酬条件になります。
固定報酬型
固定報酬型とは、あらかじめ決められた報酬額を支払うタイプです。成果に関係なく一定の報酬を支払うため、予算管理が容易です。新規事業の立ち上げや顧客開拓など、検証しながら進める必要がある業務に向いています。
ハイブリット型
ハイブリット型とは、成果報酬と固定報酬を組み合わせたタイプです。基本報酬として決められた報酬を支払い、成果が出た分を追加で支払う仕組みになっています。成果が出るまでに一定の時間がかかる業務はハイブリット型が向いています。
個人に依頼する
求人サイトなどの求人媒体や、ヘッドハンティングなどで人材を獲得する方法もあります。業務代行サービスを利用するよりコストを抑えやすいことがメリットです。ただし、人材の見極めが必要で毎月の成果が安定しないなどデメリットも多くあります。
報酬タイプ別おすすめの業務代行サービス
ここでは、報酬タイプ別におすすめの業務代行サービスを紹介します。ぜひ、参考にしてください。なお、掲載の情報は2024年5月時点の内容です。
【成果報酬型】ディグロス
ディグロスは、成果報酬型のテレアポ代行として業界No.1の実績があります。
1,000社以上への支援実績があり、アポイントメント獲得件数ごとに課金していくシステムになっているため、低リスク・低コストでの利用が可能です。アポイントメント獲得とプロデュース力に特化しており、新規アプローチ1万円から、掘り起こし8,000円からとなっています。
【固定報酬型】CASTER BIZ assistant
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantは、有名企業にも導入されており実績が豊富です。ルーティン業務から専門領域まで幅広く対応できる点も特徴です。
2024年10月時点で累計5,000社以上の導入実績がございます。
依頼内容はカスタイマイズできるため、自社に合わせた活用がしやすくなっています。6か月契約で1か月（30時間から）あたり13万2,000円、業務の切り出しをサポートするオプション契約は月5万円です。
【ハイブリッド型】アポハンター
アポハンターは、基本は成果報酬型ですが固定型やハイブリット型へのカスタマイズが可能です。成果報酬型で営業・マーケティング・新規事業開発に特化しており、1,800社以上の営業代行実績があります。費用は、初回稼動費用30万円/回、継続費用の成果報酬額は1件あたり3,000円からとなっています。
まとめ
業務代行とは、自社の業務を外部の企業や人材に任せることです。業務代行を活用することで、人材採用のコスト削減や自社の課題解決、コア業務への注力などがしやすくなります。
業務代行サービスには3つの報酬タイプがあるため、自社に合ったタイプを選びましょう。
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantは、リモートアシスタントサービスです。
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