業務のアウトソーシングとは？メリットや派遣との違いをわかりやすく解説

業務のアウトソーシングとは、業務の一部を外部企業に委託することを指します。単純に外部に業務を委託するという意味ではなく、「企業の価値を向上させるための外部リソースの活用」を意味しています。

 

事務的な業務をアウトソーシングすることで従業員がコア業務に集中できたり、組織の肥大化を防止できたりといったメリットが期待できる一方で、自社にナレッジを蓄積できなかったり、情報漏洩の可能性があるといったデメリットもあります。

 

この記事では、業務のアウトソーシングについて詳しく解説するほか、メリットや注意点、アウトソーシングに向いている業務とそうでない業務、さらに実際の事例なども紹介します。業務のアウトソーシングを検討している企業はぜひご覧ください。

業務のアウトソーシングとは

業務のアウトソーシングとは、「外部委託」と訳されることもあり、企業が自社内の特定業務を外部の専門業者に任せることを意味します。この概念は、英語の”Out”（外へ）と”Sourcing”（調達する）を組み合わせた言葉で、基本的には社内で対応するリソースや専門知識が不足している業務を外部の企業に依頼することを指します。

 

1989年にイーストマン・コダック社がIT部門の業務をIBM社に委託した事例が、初めての大規模なアウトソーシングとして有名です。

 

日本においても、人口減少や専門性の高い業務へのニーズの増加に伴い、アウトソーシングの需要が高まっています。アウトソーシングを適切に活用することで、コスト削減や業務効率化、組織のスリム化などのメリットを享受できるようになります。

人材派遣との違い

アウトソーシングと人材派遣は、業務を外部に委託する点で共通していますが、その形態と管理の仕方に大きな違いがあります。アウトソーシングは、企業が特定の業務やプロジェクト全体を外部の専門会社に委託し、委託された会社が業務の進行管理、人員の配置、育成を含めてすべての責任を持ちます。

 

一方の人材派遣は、派遣会社と雇用関係にあるスタッフが派遣先の会社に常駐し、一定期間働く雇用形態です。自社の従業員以外の外部人材を活用する点ではアウトソーシングと同じですが、大きな違いは「委託先と契約先」「業務の指示命令権の所在」の2点です。

 

アウトソーシングの場合は、アウトソーシングの専門会社が委託された業務を遂行し、業務指示はアウトソーシング会社の責任者・管理者が行います。人材派遣は、常駐となる派遣スタッフが業務を遂行し、業務指示は派遣先の従業員が行います。

 

アウトソーシングの種類

アウトソーシングには、下記のような種類があります。

• BPO
• ITO
• KPO

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、企業のノンコア業務を外部企業に委託することで、業務の効率化やコスト削減、ビジネス価値の向上を図る手法です。

 

一方、ITO（ITアウトソーシング）は、IT関連業務、特にソフトウェア開発やシステム管理などを専門の外部企業に委託することで、技術の専門性を確保し、最新のIT技術を活用できるメリットがあります。

 

KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）は、情報収集や高いレベルの分析・解析などを中心とした、マニュアル化が難しい知的処理業務を外部企業に委託することです。戦略的視点で事業計画などを立てる際に使われます。

 

それぞれについて説明します。

BPO

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、企業のノンコア業務を外部に委託することを指します。他のアウトソーシングと比較して委託する業務範囲が広いのが特徴で、人事部や総務部が請け負っていた業務のすべてを委託するといったケースもあります。

 

BPOに向いている業務は、自社の経営や業績などに関わるコア業務ではなく、バックオフィスなどのノンコア業務です。ノンコア業務を外部に委託することで、自社の従業員をコア業務に専念させることができます。

 

【BPOが向いている業務】

• 人事
• 総務

ITO

ITO（ITアウトソーシング）は、IT関連の業務のなかでも、ソフトウェア開発やシステムメンテナンス、データベース管理などの技術的なサービスを外部の専門企業に委託することを指します。

 

他のアウトソーシングと比較して、ITOは高度な技術力を要するIT分野に特化しており、最新技術の導入や専門知識が必要な業務に向いています。インフラ設計やシステムの運用・保守といった業務が発生したにもかかわらず、社内にITに精通した人材が不足している場合にITOを活用するケースが多いです。

 

【ITOが向いている業務】

• ソフトウェア開発
• システム運用・保守

KPO

KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）は、主にデータ処理や分析・加工、レポーティングを中心とした付加価値の高い業務を外部委託することを指します。他のアウトソーシングと比較して、KPOは高度な知識や専門性を必要とする業務に特化しています。

 

具体的には、市場調査、ビッグデータの活用やデータ分析など、企業の競争力を高めるための戦略的な業務がKPOの対象です。これらの業務は専門的な知識を持つ人材が必要となるため、そのような人材が不足している企業にとって有効な解決策となります。

 

【KPOが向いている業務】

• データサイエンス
• アナリティクス

業務のアウトソーシングを行うメリット

業務のアウトソーシングを行うメリットには、以下があります。

• 社内のリソースをコア業務に集中できる
• 外部のノウハウや知見を活用できる
• 組織の肥大化を防ぐ

アウトソーシングにより、社内リソースをコア業務に集中させることができ、生産性の向上が期待できます。また、外部の専門知識やノウハウを活用することで、企業は新しい技術や市場のトレンドを取り入れやすくなります。

 

さらに、ノンコア業務を外部に委託することで、組織の肥大化を防ぎ、企業運営の効率化とコスト削減に寄与します。

社内のリソースをコア業務に集中できる

アウトソーシングを行う最大のメリットの一つは、社内のリソースをコア業務に集中させることができる点です。これにより、企業は主要な業務により多くの時間とエネルギーを割り当てることが可能になり、結果として生産性の向上、ひいては企業業績の向上が期待できます。

 

外部のノウハウや知見を活用できる

業務のアウトソーシングを行うことで、外部の専門知識やノウハウを活用できるのも大きなメリットです。これにより、最新の技術や業界の成功事例を取り入れることが可能になり、企業のサービスや製品の質を向上させることができます。外部の知見を取り入れることで、新しい視点を得たり、問題解決のための革新的なアプローチを見つけられる可能性があります。

組織の肥大化を防げる

アウトソーシングによりノンコア業務を外部に委託することで、社内の人員やリソースを最適に保つことができ、組織の肥大化を防ぐことができます。これは、運営コストの削減や組織の機動性の向上につながり、企業は外部環境の変化に迅速に対応することができるようになります。

業務のアウトソーシングを行う注意点

社内のリソースを重要なコア業務に集中投下できたり、組織の肥大化を防いだりと、業務のアウトソーシングにはさまざまなメリットがあります。一方で、下記のような注意点があることも事実です。

• 自社に技術・ノウハウを蓄積できない
• 業務の進行状況が把握しづらくなる
• 情報漏洩のリスク

それぞれの注意点について、詳しく説明します。

自社に技術・ノウハウを蓄積できない

業務をアウトソーシングすることによって、技術やノウハウを自社内に蓄積することが難しくなる可能性があります。なぜなら、業務を外部に委託することで、その業務に関する経験や知識が社内にストックされないためです。

 

この問題は、アウトソーシングすべき業務と社内で取り組むべき業務を適切に分解することで解消が可能です。ノンコア業務はアウトソーシングしつつも、コア業務は社内で行うことで、重要な業務に関する技術やノウハウを社内に蓄積することができます。

 

また、アウトソーシング先との定期的なミーティングを通じて、自社の従業員への教育・研修が行われるようなフローを構築するのもよいでしょう。アウトソーシング先に業務マニュアルの作成を依頼するのもおすすめです。

業務の進行状況が把握しづらくなる

業務をアウトソーシングすると、当然ながらそれらの業務は社外で進められるため、進行状況の把握が難しくなることがあります。業務の進捗が見えづらいことから、依頼した作業がきちんと納期までに対応してもらえるのかといった不安が生じる要因にもなります。

 

このデメリットに対処するためには、定期的な進捗報告会議の設定や、共有可能なプロジェクト管理ツールの使用が有効です。これにより、進行状況をリアルタイムで確認し、問題が生じた際に迅速に対応できるようになります。

情報漏洩のリスク

情報漏洩のリスクは、業務をアウトソーシングする際の懸念点の一つです。アウトソーシング先の企業のセキュリティ対策の甘さが原因で顧客情報が漏洩してしまったといったニュースを聞いたことがある人も多いでしょう。情報の漏洩は、企業の信頼失墜につながる重大なリスクになります。

 

アウトソーシングで情報漏洩リスクを軽減するには、契約時に情報管理の厳格な基準を設定し、NDA（秘密保持契約）の締結を行うことが重要です。また、最小限の情報のみを共有し、アクセス権限を厳格に管理するなどの対策を施しましょう。アウトソーシング先のセキュリティ体制と実績を事前に確認し、定期的な監査やレビューを実施するのも効果的です。

アウトソーシングが向いている業務

アウトソーシングが向いている業務は、日常的なデータ入力、顧客対応、経理処理など、専門的な知識が必要でない定型的な業務です。また、ITサポートやコールセンター業務もアウトソーシングに向いています。これらは専用の設備やトレーニングを要するため、外部に委託することでコストを削減し、サービスの品質を保つことができます。

 

さらに、人事管理や給与計算などのバックオフィス業務もアウトソーシングに適しています。これらの業務はプロセスの標準化やデジタル化が進んでいるため、外部に依頼しても問題なく業務を遂行してもらえるでしょう。

アウトソーシングが向いていない業務

アウトソーシングには向かない業務もあります。例えば、戦略的な意思決定、研究開発（R&D）、高度な技術開発などはアウトソーシングには適していません。これらの業務は企業の競争力の源泉であり、外部に委託することで知識の流出や品質の不一致が生じるリスクがあるためです。

 

また、イレギュラーな判断が頻繁に必要とされる業務や、企業の機密情報を扱う業務もアウトソーシングには不向きです。外部委託によりコミュニケーションの齟齬やセキュリティリスクが生じる可能性が高く、企業にとって重大な問題を引き起こす可能性があるでしょう。

業務のアウトソーシングを行うまでの手順

アウトソーシングを行う手順は以下の通りです。

• アウトソーシングが必要な業務の特定
• アウトソーシング先の選定
• 契約条件の詳細化と合意
• 移行計画の作成と実行

このプロセスには、数週間から数ヶ月かかるのが一般的です。重要なのは、適切なパートナー選びと明確な契約条件を設定することです。

 

アウトソーシング導入の際のポイントを2つ紹介します。

業務のアウトソーシングを行う目的を明確にしておく

業務のアウトソーシングを行う際には、その目的を明確にすることが重要です。目的が明確であれば、アウトソーシングを行うことによる効果が見えてくるからです。また、アウトソーシングの効果を最大限に引き出すことも可能になります。

 

例えば、コスト削減、人材育成、新たなIT技術の確保など、アウトソーシングの目的は企業によりさまざまです。これらの目的を明確にすることで、適切なアウトソーシング先を選定し、アウトソーシングの導入を成功に導くことができます。

責任の所在を明確にしておく

業務のアウトソーシングを行う際には、責任の所在を明確にすることが重要です。これは、トラブルが発生した場合に迅速に問題を解決するためです。また、責任の所在が明確であれば、アウトソーシング先とのコミュニケーションもスムーズになります。

 

どの業務をどの範囲までアウトソーシング先に任せ、どの業務を自社が担当するのかを明確にすることにより、双方の役割が明確になり、業務を円滑に進めることができるでしょう。

業務のアウトソーシング事例

コア業務にフォーカスできる体制の構築や、事業推進のスピードアップなどを目的として、さまざまな企業が業務をアウトソーシングしています。

 

ここでは、実際に業務をアウトソーシングしている企業の事例を3つご紹介します。

コア業務に集中できる体制を実現

株式会社ユーザベースの採用部門では、オンライン秘書のCASTER BIZ assistantを導入し、コア業務に集中できる体制を実現しました。

 

採用部門では、会社の成長目標に合わせて100人以上を採用する必要がありました。大量採用という目標を前に、採用チームは4、5名ほどで日々のオペレーションにリソースを取られてしまい、一番力をいれるべき母集団形成に集中できない状態だったそうです。そこで、業務のアウトソーシングを検討し、CASTER BIZ assistantの導入を決めました。

 

その結果、採用チームは母集団形成に専念でき、チームの人数はそのままに年間100名以上の採用が実現できています。また、別部署の広報、労務、総務などでもCASTER BIZ assistantの活用が広がっているとのことです。

 

関連記事：年間100人以上採用するユーザベース流の、コア業務に集中できる体制のつくり方

組織を支えるチームの業務効率化

株式会社メルカリの「Culture & Communicationsチーム」では、請求書処理や社員の入退社に関わる手続きなどをCASTER BIZ assistantに依頼することで業務効率化を実現しました。

 

「Culture & Communicationsチーム」のコア業務は、「どうしたらメルカリのカルチャーを伝え広められるのか？」というコミュニケーション施策の推進でしたが、ノンコア業務である庶務業務の対応に時間を取られていたそうです。そこで、そうした業務をアウトソーシングすることでコア業務に集中できる環境を作り出しました。

 

アウトソーシングを活用して業務を効率化することで生産性を上げ、大胆に、プロフェッショナルに、成功に向かって進むために、社内ではこれからもっとCASTER BIZ assistantの利用が広がっていくとのことでした。

 

関連記事：メルカリのカルチャー浸透の裏にはCASTER BIZ assistant！？組織を支えるチームの業務効率化

事業の推進力を強化

freee株式会社では、社員1名で始めることになった「freeeカード事業」を推進するために、CASTER BIZ assistantを導入しました。

 

1人で業務を回すとなると、自分自身で動かしている部分以外は全てストップしてしまいます。並行して業務が進まない状況を作ってしまうと事業スピードを阻害するため、CASTER BIZ assistantを導入。アシスタントには、インタビュー録音の書き起こし、メール文面の草案づくり、記事の表記揺れやデータ入力漏れのダブルチェック、クレジットカード実態調査など、お願いできることは何でも依頼しているそうです。

 

業務を分担して進められるため、並行作業によりプロジェクトのスピードがアップし、事業の推進力を強化することができたそうです。

 

関連記事：CASTER BIZ assistantで事業の推進力を強化するために取り組んでいる3つのこと

まとめ

この記事では、業務のアウトソーシングの基礎知識や派遣との違い、メリットや注意点などを網羅的に解説しました。アウトソーシングは、社内のリソースをコア業務に集中させ、生産性の向上や企業業績のアップが期待できます。また、外部の専門知識やノウハウを活用することで、企業のサービスや製品の質を向上させることもできます。

 

自社の技術やノウハウが蓄積されにくい点や、情報漏洩のリスクが発生するという点も踏まえながら、アウトソーシングの活用を本格的に検討してみてはいかがでしょうか。