オンラインアシスタントを活用する理由とは？対応する業務内容や選び方、サービスを解説
オンラインアシスタントは、さまざまな業務をオンラインで支援するサービスです。
業務効率を改善する新たな解決策として注目されています。特に、雑務や管理業務に追われ、本来注力すべきコア業務に時間を割けない場合に有効なサービスといえます。この記事では、オンラインアシスタントに依頼できる具体的な業務内容を解説します。
オンラインアシスタントを活用するメリット、適切な選び方、導入の手順などもまとめているため、ぜひ参考にしてください。
オンラインアシスタントとは
オンラインアシスタントとは、企業が対応しきれない業務をインターネット経由で代行するサービスです。近年、コア業務は社内で対応し、ノンコア業務をオンラインアシスタントに任せる企業が多くなっています。
オンラインアシスタントは、さまざまな事業者がサービスを提供しており、対応できる業務は豊富です。自社の業務の状況に合わせ、必要なタイミングだけ適切なスキルをもつ人材をアサインできます。そのため、業務を効率よく進めることが可能です。
オンラインアシスタントが対応できる業務
オンラインアシスタントは、さまざまな業務に対応可能です。ここでは、具体的にどのような業務に対応できるか解説します。
【1】秘書業務
秘書業務は、特に忙しい管理職や経営層をサポートする業務です。たとえば、スケジュールの調整、出張や会食の手配、各種資料の作成、連絡への対応などがあげられます。秘書業務をオンラインアシスタントに任せれば、社内の重要な人材がコア業務に専念しやすくなります。
【2】営業・事務作業
どの企業でも、営業活動に必要な事務をはじめとし、さまざまな事務作業が発生しています。各種資料の作成、データ管理、見積書や請求書などの作成、アポイントメント管理、リサーチ業務など、業務内容は多岐に渡ります。これらは直接利益につながる業務ではないものの、企業として利益を生むには不可欠な業務です。オンラインアシスタントに任せれば、より効率的に対応できます。
【3】人事・採用業務
オンラインアシスタントは、人材管理の効率化も実現します。たとえば、勤怠管理、給与計算、各種保険や事務手続きなどができます。また、求人票の作成、応募者の管理、面接日程の調整などの採用に関わる業務にも対応可能です。人事・採用業務はオンラインで処理しやすい業務が多く、オンラインアシスタントへの依頼に向いています。
【4】経理業務
経理業務は企業の運営に欠かせないものの、社内のリソースが足りていないケースは少なくありません。経理業務としては、記帳、請求書や領収書の管理、支払い業務、入金確認、紙伝票の電子化などがあります。月末や決算前など、繁忙期だけオンラインアシスタントを利用することもおすすめです。
【5】制作業務
制作業務は、それぞれの制作物に求められるスキルをもつ人材が必要です。制作業務には記事制作、Webページ作成、各種資料のデザイン、画像作成、SNS運用などがあり、必要なスキルはそれぞれ異なります。たとえば、記事制作やWebページ作成には、SEO対策の知識などが必要です。そのため、制作物に合わせてオンラインアシスタントに依頼するケースも増えています。
【6】グローバル対応業務
世の中のグローバル化に対応するため、オンラインアシスタントを利用している企業も多いです。たとえば、外国語のメールへの返信、資料の翻訳、外国語での資料作成、海外のリサーチなどについて、社内で対応が難しい場合によく利用されています。
グローバル展開を意識している企業にとってグローバル対応業務は重要です。オンラインアシスタントに依頼すれば、スムーズかつ適切な対応を実現できます。
オンラインアシスタントを活用するメリット
オンラインアシスタントを利用すると、さまざまなメリットを期待できます。具体的なメリットについて解説します。
コア業務を優先できる
小規模な企業や個人事業のように1人で複数の業務をこなしているなら、オンラインアシスタントサービスを活用すると、コア業務を優先しやすくなります。
バックオフィス業務は直接利益につながらないにもかかわらず量が多く、期限も決まっている場合が多いです。そのせいでコア業務がなかなか進まないと、利益が伸び悩む原因になります。オンラインアシスタントにバックオフィス業務を依頼すれば、そのような問題の解消につながります。
採用・育成コストの無駄が省ける
オンラインアシスタントサービスでは、業務内容に合わせて最適な人材がアサインされるため、採用や育成のコストがかかりません。自社で採用や育成に取り組む場合、求人掲載、書類審査、面接、採用後の研修などが必要であり、手間とコストが多く発生します。
オンラインアシスタントは利用料がかかりますが、即戦力となる人材を確保できます。そのため、全体的に見ると人材を確保するためのコストを抑えることが可能です。
専門性の高い業務でも任せられる
オンラインアシスタントでアサインされる人材は、高いスキルをもっている傾向があります。専門性を必要とする業務についても安心して任せられます。高いスキルをもつ人材を育てるには時間がかかるため、即戦力となる人材を確保できる点は、オンラインアシスタントの大きなメリットです。
欠員補充が容易にできる
社内で欠員が出ると補充に時間がかかる可能性があります。しかし、オンラインアシスタントで欠員が出た場合、すぐに別のアシスタントがアサインされて欠員補充が完了します。社内の人材が産休や育休などで一時的に業務を離れるとしても、オンラインアシスタントなら欠員補充が容易です。
オンラインアシスタント導入で懸念されるデメリット
ここでは、オンラインアシスタントのデメリットについて解説します。
環境整備と連絡ツールの確保が必要になる
オンラインアシスタントとのやり取りはインターネット上で行うため、通信環境や連絡ツールが必須です。普段からオンラインで連絡や情報共有をしていない場合、慣れるまでに時間がかかります。また、環境整備のために費用負担が発生する可能性もあります。
慣れるまでのコミュニケーションに不安がある
オンラインのみでコミュニケーションを取るため、慣れるまでは不安に感じる可能性があります。社内で直接やり取りして業務を進める場合とは異なり、伝え方や情報共有のタイミングによっては業務に影響が出る恐れもあります。業務の成果に影響が出るため、事前にオンラインでのやり取りに慣れておく必要があるでしょう。
対応できる業務がオンラインに限られる
オンラインで業務を進めるため、対応できる内容は限定的です。たとえば、来客対応や紙の資料の印刷などはオンラインアシスタントに依頼できないため、社内で対応しなければなりません。オンラインとオフラインの両方が絡む業務についても対応が困難であり、依頼前にオンラインのみで完結できる業務かチェックする必要があります。
オンラインアシスタントを導入する手順
オンラインアシスタントを導入する手順をまとめると、以下の通りです。
- 依頼する業務を決める
- 最適なサービスを選ぶ
- 申し込み、打ち合わせをする
- トライアルを実施したうえで正式に運用を開始する
まずは、オンラインアシスタントに依頼すると大きなメリットを得られる業務を探しましょう。選んだ業務の内容や状況を考慮し、自社に合うサービスを選んでください。
申し込み後は、担当者と打ち合わせを行います。その際に、自社のニーズを汲み取って対応してもらえそうか確認しましょう。
また、トライアル期間がある場合は契約前に活用することをおすすめします。いきなり導入するよりも、実際に使ってみたうえで正式に導入するか判断すると安心です。
最適なオンラインアシスタントを選ぶコツ
ここでは、最適なオンラインアシスタントを選ぶコツを解説します。
対応できる業務を確認する
どのような業務に対応しているか確認しましょう。幅広い業務に対応できるサービスや、一部に特化しているサービスなど、それぞれ特徴が異なります。自社が依頼したい業務が含まれているか必ず確認してから依頼しましょう。
クオリティ・実績を確認する
自社の業務を任せるうえでは、アサインされる人材のクオリティが重要です。アシスタントを採用している基準や過去の実績などをチェックし、問題がないか確認しましょう。同じ業界や同規模の企業への導入実績を把握すると参考になります。
コスト面・セキュリティ面を比較する
サービスによって費用が異なるため、予算や費用対効果をもとに検討しましょう。コストパフォーマンスだけでなく、クオリティも考慮して選定する必要があります。また、オンラインでやり取りするうえでは、セキュリティ面も重視すべきです。
対応業務が豊富なオンラインアシスタントサービス
ここでは、対応できる業務が豊富なオンラインアシスタントサービスを解説します。なお、掲載している情報は2024年5月時点の内容です。
CASTER BIZ assistant
CASTER BIZ assistantは、幅広い業務に対応可能です。採用率1%の優秀なアシスタントが業務をサポートしています。6か月契約で、1か月あたりの料金は30時間で13万2,000円です。業務の切り出しをサポートするオプション契約は月5万円となっています。
YPP
YPPは、さまざまな業界や業種で導入されているサービスです。リサーチ、データ入力、見積書の作成、会計などに対応しています。業務の切り出し、安定化、業務改善などが得意です。1年契約となっており、1か月あたりの料金は60時間で33万円です。3か月のお試しプランも用意されています。
For Your Business
For Your Businessは、一般事務に加え、経理、秘書、Webメディアなどの専門業務にも対応できます。専属のアシスタントがつくため、自社で雇用しているスタッフのように業務を任せられます。ナレッジの蓄積も可能です。1か月ごとに契約を更新でき、月額料金は12時間で3万5,000円です。ただし、状況に合わせてプランを変更できます。
まとめ
オンラインアシスタントを利用すれば、自社のリソースが足りない業務を代行してもらえます。コア業務を優先できるようになるだけでなく、採用や育成にかかるコストの削減にもつながります。ただし、コストだけでなく、クオリティやセキュリティも確認して依頼しましょう。
CASTER BIZ assistantは、リモートワークによる対応の実績が豊富なオンラインアシスタントサービスです。歴史が長く、リモートワークで初の上場企業となりました。幅広い業務に対応できるため、ぜひ活用ください。