名刺入力代行サービスのメリットやおすすめの業者5選を紹介
「あの名刺、どこに置いたっけ」「出先だから顧客の連絡先が確認できない！」
このようなお悩みに覚えはありませんか？
ビジネスにおける顔ともいえる大切な名刺ですが、保有する枚数が増えれば、効率的に管理するのは至難の業です。
この記事では、そんな名刺管理に役立つ“名刺入力代行サービス”のメリットや、おすすめの業者を紹介します。
名刺管理でもう困りたくないのであれば、ぜひ最後までお読みください。
名刺入力代行サービスとは
“名刺入力代行サービス”は、名刺に書かれた情報をデータ化してくれるサービスです。
名刺に記載された、氏名や企業名、役職や連絡先などの情報をデータ化すれば、アクセスが容易になり、情報の有効活用につながります。
とはいうものの、ときに数百、数千枚にものぼる名刺のデータ化を自社社員が手作業で行うとなれば、多大な時間と労力を要します。
このような際に、名刺入力代行サービスを利用すれば、現場に業務負荷をかけることなく名刺のデジタル化を図れるのです。
名刺入力代行サービスで依頼できる主な作業や、依頼する際の流れについては後述します。
名刺入力代行サービスで依頼できる内容
名刺入力代行サービスには、下記のような作業を依頼することが可能です。
名刺入力代行サービスで依頼できる内容
| サービス内容 | 詳細 |
| 名刺に記載されている情報のデータ化 | 氏名、企業名、電話番号、メールアドレスなどの情報のデータ化 |
| 重複チェック | 重複するデータの削除 |
| 名刺の処分 | データ化を終えた名刺原本の溶解処理 |
| DMやFAXの送付 | 作成したリストへのDMやFAXの送信 |
| 外国語による入力対応 | 英語や中国語で記載された名刺のデータ化 |
一般的に氏名や、企業名、住所といった情報の入力は、基本サービスに含まれます。
一方で、重複チェックや名刺の処分に関してはオプションとなり、業者によっては対応していないケースもあるため確認が必要です。
名刺入力代行サービスを利用する際の流れ
名刺入力代行サービスにおける、問い合わせから納品までの流れは、以下の通りです。
名刺入力代行サービスの利用の流れ
- 問い合わせ
- 見積もり依頼
- 契約・発注
- 名刺の送付
- 納品
気になる業者が見つかったら、問い合わせのうえ見積もりを依頼しましょう。
業者が提示した見積もりに納得できたら、続いて契約を締結し、名刺入力を発注します。
なお、発注に際しては、データ化を希望する名刺の原本を業者へ送付することが必要です。
そのため、発注を決め次第、名刺原本を発送できるよう早めに準備しておかなければなりません。
送付後しばらく待てば、業者からデータ化された情報が、既定のデータ形式で納品されます。
名刺入力代行サービスを利用するメリット
名刺入力代行サービスでは、下記のようなことが叶えられます。
【名刺入力代行を利用するメリット】
- 高い精度でデータ化できる
- コア業務にリソースを集中させられる
- 人件費を削減できる
上手に活用して自社の業務効率を向上させるためにも、名刺入力代行サービスがもつ３つのメリットを把握しておきましょう。
メリット①高い精度でデータ化できる
名刺入力代行サービスの特徴として、情報の正確性が挙げられます。
自社で名刺入力を行えば、氏名や連絡先の入力に際して、誤植や記入漏れが発生することもしばしばです。
その点、名刺の入力代行を生業とする業者は、独自の手法を駆使して、精度の高い情報入力を実現しています。
このような外注サービスを利用すれば、ミスがなく、高い精度でデータ化された情報を手に入れられます。
誤りのない正確なデータが手に入れられるというのは、名刺入力代行サービスがもつ大きなメリットです。
メリット②コア業務にリソースを集中させられる
社員の負担を軽減して、本来取り組むべき業務に集中させられるのも、名刺入力代行サービスがもたらす大きな恩恵です。
たとえ数枚の名刺であっても、自社社員がデータ化作業にあたれば、一定の時間と労力が割かれます。
それが数十枚、数百枚ともなれば、その負担は想像に難くないでしょう。
これらの業務を専門業者に丸投げできれば、社員は空いたリソースを、本来取り組むべきコア業務に充てることができます。
組織全体の生産性を向上させたいのであれば、名刺入力代行サービスを検討してみてはいかがでしょうか。
メリット③人件費を削減できる
名刺入力代行サービスを利用すれば、人件費の削減も図れます。
先述したように、名刺入力の作業を自社社員に行わせれば、人的リソースを消費します。
つまりは、それだけ人件費がかかってしまうのです。
さらに、名刺のスキャンに必要な機材やソフトウェアの購入などの設備投資も含めれば、全体的なコストはさらに膨れ上がります。
名刺入力代行サービスを利用することで、結果的に工数のみならず、コスト削減にもつながるわけです。
名刺入力代行を利用するデメリット
名刺入力代行サービスには、デメリットもあります。
【名刺入力代行を利用することのデメリット】
- 社内情報が外部へ漏洩するリスクがある
- クオリティが低いサービスも存在する
サービスを利用するうえでは、どのような懸念があるのかも、知っておきましょう。
デメリット①社内情報が外部へ漏洩するリスクがある
名刺入力代行サービスの利用に際しての懸念点として、情報セキュリティ面でのリスクが挙げられます。
氏名、企業名、住所が記載されている名刺は、いわずもがな個人情報のかたまりです。
そんな名刺を社外の業者へ預けるわけですから、万が一流出した際の被害は決して小さなものではありません。
顧客の情報が漏れれば、企業としての信用問題につながります。
このような事態を避けるためにも、特に情報の取り扱いに関して信頼のおける業者を選ぶ心づもりが肝要です。
選定の際は、プライバシーマークの有無をはじめとして、情報の管理体制およびセキュリティーポリシーをきちんと確認しておきましょう。
デメリット②クオリティが低いサービスも存在する
業者選びに際しては、セキュリティ面に限らず、サービスの質についてもチェックしておきたいところです。
サービスがいい加減な業者を選んでしまうと、ずさんな対応をされた挙句、想定とはかけ離れた質の低い成果物を受け取ることにもなりかねません。
もちろん、実績の豊富な業者に依頼すれば、このようなリスクは回避できます。
名刺入力代行サービスを選ぶ際は、セキュリティ面での安全性は当然のこととして、質の高いサービスを提供している業者を探したいところです。
名刺入力代行サービスの費用相場
名刺入力を代行する際の費用の目安は、名刺1枚あたり、16～30円程度です。
仮に100枚発注するのであれば1,600～3,000円程度、1,000枚であっても16,000～30,000円程度に収まるので、コストパフォーマンスはかなり高いといえるのではないでしょうか。
なお、先述したようなDM・FAXの送信や、外国語での入力をオプションで依頼する場合は、さらに費用がプラスされます。
名刺入力代行サービスを選ぶ際のポイント
名刺入力の代行を依頼する際は、下記のポイントを確認しておきましょう。
【名刺入力代行サービスを選定する際のポイント】
- 依頼内容と料金のバランス
- これまでの実績
- 安全性・納品スピードなどのサービス品質
これらのポイントを踏まえて、自社にピッタリのサービスを探してみてください。
ポイント➀依頼内容と料金のバランス
名刺入力代行サービスを選ぶ際、まず確認したいのが、適切な料金設定がなされているかどうかという点です。
極端に安い料金の裏側には、無理な人件費の削減が隠れているケースが往々にしてあります。
サービスが粗雑であるリスクも多分にあるため、安いからとすぐに飛びつくのは禁物です。
先ほどお伝えした通り、名刺入力代行サービスの費用相場は名刺1枚あたり、16～30円程度であるため、この料金帯から大きく外れていないサービスを選べば間違いないでしょう。
料金相場を踏まえつつ、依頼したい内容やそのボリュームと、料金のバランスがとれていることをチェックしておきたいところです。
適正な料金の範囲内で、費用対効果の高い業者を探しましょう。
ポイント②これまでの実績
これまでのサービス提供実績も確認しておきたいところです。
ほとんどの業者は自社のWebサイトに、取引件数をはじめとする実績を掲載しています。
長年にわたって、多くの企業へサービスを提供してきた実績が読みとれるのであれば、安心して任せてよいでしょう。
反対に、実績を掲載していない場合は、依頼するのを保留したほうがよいかもしれません。
特段の理由がない限りは、実績が不透明な業者へ任せるのは避けて、信頼に足る業者へ名刺入力を外注すれば安心です。
ポイント③安全性・納品スピードなどのサービス品質
セキュリティ面での安全性や、対応のスピーディーさも、重要な判断材料です。
先述の通り、情報漏洩は企業にとって大きな痛手となるため、そのような心配のない、セキュリティ対策が万全に講じられている業者へ委託しましょう。
また、納品までに時間を要すると、その間名刺が使えずに自社の営業活動に支障が出る懸念もあるため、考えものです。
上記を確認する際は、業者のWebサイトや提示された見積書のほか、口コミが見られる場合はそちらもあわせて目を通して、総合的に判断することをおすすめします。
サービスの安全性や品質の確認は業者選びの要ともいえるため、妥協せず、こだわって比較検討を進めることが大切です。
おすすめの名刺入力代行サービス5選
最後に、おすすめの名刺入力代行サービスを5つ紹介します。
どれも信頼に足るサービスなので、以下から自社のニーズに合わせてピッタリなものを探してみてください。
CASTER BIZ assistant
名刺入力をはじめとしたバックオフィス業務全般を外注して、業務の効率化を図りたいのであれば、“CASTER BIZ assistant”がおすすめです。
CASTER BIZ assistantの名刺入力代行サービスの詳細
| 料金 | 税込み132,000円～ |
| 対応サービス | バックオフィス業務全般の代行。名刺入力の対応範囲は要問い合わせ。 |
| 納期・対応スピード | 要問い合わせ |
| セキュリティ体制 | 情報セキュリティ認証資格（ISO・IEC27001）取得/国内規格Pマーク取得 |
| 実績 | 累計取引社数：4,800社以上- |
累計4,800社を超える信頼の実績を有するCASTER BIZ assistantは、人事や労務、経理の諸業務を一括して代行してくれる、人事労務アウトソーシングサービスです。
名刺入力もサービスに含まれており、ほかにも、名簿や帳簿をはじめとした各種書類のデータ化をサポートしてくれます。
24時間365日のサポート体勢を敷いており、何かあった際も迅速に対応してもらえます。
依頼内容や時間数に応じて自由に内容を決められるプランも用意されているため、名刺入力のほかに、いくつか外注したい業務を抱えている場合にもうってつけです。
コア業務以外の周辺業務をCASTER BIZ assistantに丸投げして、現場の生産性向上を図りましょう。
うるるBPO
“うるるBPO”は、書類のスキャンに特化したデータ入力サービスであり、その一環として
名刺入力の代行も請け負っています。
うるるBPOの名刺入力代行サービスの詳細
| 料金 | 1枚31円～（最低発注価格が70,000円に満たない場合は70,000円） |
| 対応サービス | 基本情報の入力10項目※、その他要問い合わせ
※氏名/企業名/郵便番号/住所/電話番号/部署/役職/FAX番号/メールアドレス/WebサイトのURL |
| 納期・対応スピード | ・500枚：2営業日～
・10,000枚：10営業日～ |
| セキュリティ体制 | 情報セキュリティ認証資格ISMS（ISO27001）取得/国内規格Pマーク取得/監視カメラによる24時間監視体制 |
| 実績 | 累計取引社数：4,800社以上 |
厳しい試験をクリアした作業スタッフにより提供されるサービスは、セキュリティ面での安全性と、品質の高さが強みです。
Pマークの取得や、監視カメラによる作業エリアの監視など徹底した情報セキュリティ態勢が整えられています。
累計取引社数は4,800と実績も十分なので、依頼先の候補として検討してみてください。
シスプロデータプロ
名刺入力代行サービス“シスプロデータプロ”の強みは、なんといってもその安さです。
シスプロデータプロの名刺入力代行サービスの詳細
| 料金 | 1枚21円～（最低発注価格が12,000円に満たない場合は12,000円） |
| 対応サービス | 基本情報の入力8項目※、FAX・DM送付、外国語対応、書類溶解処分
※氏名/企業名/郵便番号/住所/電話番号/部署名/役職名/FAX番号 |
| 納期・対応スピード | 1,000枚：中4営業日～ |
| セキュリティ体制 | 国内規格Pマーク取得 |
| 実績 | 累計取引社数：2,500社以上 |
中国国内のデータエントリーセンターと提携しており、名刺1枚あたり最低21円から、入力を依頼できます。
低価格ながら、データ入力の正確性は99．98％と申し分なく、累計取引社数2,500社以上という数字からも信頼できるサービスであることが見てとれます。
英語・中国語にも対応しているほか、FAX・DM送付のオプションサービスがついているのもうれしいポイントです。
安く、早く、正確に名刺入力を依頼したい場合におすすめのサービスです。
ユニメディアBPO
クラウドソーシングとITテクノロジーを駆使して、アウトソーシング事業を幅広く展開している“ユニメディアBPO”では、名刺入力の代行も行っています。
ユニメディアBPOの名刺入力代行サービスの詳細
| 料金 | 1枚30円～ |
| 対応サービス | 基本情報の入力16項目※、DM発送など
※名・名カナ/姓・姓カナ/企業名・企業名カナ/部署/肩書/役職/郵便番号/住所/建物名/電話番号/携帯番号/FAX番号/メールアドレス/WebサイトのURL |
| 納期・対応スピード | 要問い合わせ |
| セキュリティ体制 | 国内規格Pマーク取得 |
| 実績 | 累計取引社数：252社以上
累計取扱件数：1,023件以上 |
20年以上にわたる、長年のアウトソーシング事業で培ったノウハウで、質の高いデータ化作業を実現しています。
またサービスは低価格である一方、情報セキュリティ面では万全な体制を敷いているので、安心して発注することが可能です。
小ロットからの依頼も受け付けているほか、各種要望に合わせて柔軟に対応してくれるため、まずは個別に相談することをおすすめします。
HELP YOU
“HELP YOU”は、人事労務のアウトソーシングを主軸とするサービスであり、必要に応じて名刺情報のデータ化も依頼できます。
HELP YOUの名刺入力代行サービスの詳細
| 料金 | 月額100,000円～ |
| 対応サービス | バックオフィス業務全般の代行。名刺入力の対応範囲は要問い合わせ。 |
| 納期・対応スピード | 要問い合わせ |
| セキュリティ体制 | 国内規格Pマーク取得 |
| 実績 | 累計取引社数：700社以上- |
人事、経理、セールスサポートなどのバックオフィス業務を、専属のアシスタントが遠隔からサポート、代行する包括的なサービスです。
サービスの一環として、名刺をはじめとした各種資料のデータ化も代行しており、スキャン業務に特化したスタッフが対応してくれるという安心感があります。
名刺入力に限らず、営業事務や経理などの周辺業務もまとめて依頼したい場合は、HELP YOUへ依頼することで窓口を一本化できます。
700社以上と、取引実績も申し分ないので、バックオフィス業務を安心して任せて、担当部署の業務効率化を図りましょう。
名刺入力代行サービスは、業務工数の削減をはじめとした利点が多い！
今回は、名刺入力代行サービスのメリットやデメリットのほか、サービス選定時のポイントをお伝えしました。
名刺入力代行サービスを利用すれば、大量の名刺情報のデータ化作業を自社の負担なしに行うことが可能です。
これにより自社社員はコア業務に集中できるようになり、結果的に人件費の削減を図れます。
サービス選びに際しては、品質のほか、セキュリティ面での安全性もチェックしておきましょう。
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantでは、人事労務アウトソーシングの一環として名刺のデータ化のお手伝いも承っております。
バックオフィス業務の負荷軽減を模索されている担当者様は、ぜひ一度弊社サービスをご検討ください。