オンライン秘書の特徴は？業務内容やメリットを紹介
企業に発生するノンコア業務を、包括的にサポートするサービスとしてオンライン秘書が注目を集めています。
そんなオンライン秘書ですが、具体的にはどのような特徴があるのでしょうか？
本記事では、オンライン秘書の特徴を、依頼できる業務内容や利用するメリットなどの観点から紹介します。
「業務の効率化を図りたい」とお考えの企業様は、ぜひ最後までご覧ください。
オンライン秘書とは
オンライン秘書とは、さまざまな業務をオンライン上でサポートするアシスタントのことです。
オンラインアシスタントや、事務代行ともよばれます。
“秘書”と名についているものの、その業務範囲は多岐にわたり、フレキシブルに対応できるのが特徴です。
オンライン秘書の利用によって、バックオフィス業務における負担が軽減され、経営者や従業員がコア業務に集中できる環境を整えることができます。
オンライン秘書に依頼できる業務
前述したように、オンライン秘書は幅広い業務に対応することが可能です。
【オンライン秘書に依頼できる業務】
- 秘書
- 総務
- 経理
- 営業事務
- 人事
以下で、依頼できる業務の詳細を確認していきましょう。
秘書
オンライン“秘書”の名の通り、経営者や役員などの経営陣をサポートする秘書業務は、メイン業務の一つです。
具体的には、以下の業務を任せられます。
秘書業務の例
- スケジュール・アポイントの調整
- 電話・メールなどによるクライアント対応
- ホテル・航空券の手配
- 議事録・資料の作成
- 会食先のリサーチ・手配
- お礼状・お詫び状などの書状作成
これらの雑務を、アウトソーシングすることで、コア業務に専念できる体制を整えられます。
総務
オンライン秘書には、企業の運営をサポートする総務の業務も依頼できます。
総務業務の例
- 書類の作成・整理
- 請求書・見積書の作成
- 備品の購入
- 役所関係手続き
上記を見てもわかるように、総務業務のなかにも、オンラインや郵送で完結できる業務は多く存在します。
これらの業務をオンライン秘書に任せれば、バックオフィス業務による従業員の負担を軽減できるはずです。
経理
帳簿への記帳や売上管理といった経理の業務も、オンライン秘書に委託できる業務として挙げられます。
オンライン秘書に依頼できる主な経理業務は、以下の通りです。
経理業務の例
- 帳簿への記帳
- 請求書の発行
- 領収書の管理
- 給与計算
- 経費精算
- 売上管理
- 入金管理
経理は、企業には欠かせない存在であるものの、業務の専門性を理由に人材の確保が難しい分野です。
そのため、即座に人材を確保できるうえ、“月末や期末などの繁忙期だけ依頼する”というスポット的な利用も可能なオンライン秘書は、経理のサポートとしても非常に役立ちます。
営業事務
オンライン秘書は、以下のような営業事務にも対応可能です。
営業事務の例
- 顧客リストの作成
- プレゼン資料の作成
- 顧客管理
- 名刺整理
- アポイント調整
- 顧客の窓口対応
上記のように、営業活動に付随する幅広い業務を任せられます。
書類作成の正確性と、顧客対応における優れたコミュニケーション能力の2つが求められる業務を、経験豊富な人材に依頼できるのは魅力的です。
人事
企業の根幹を支える人事業務も、オンライン秘書に委託することでスムーズな運営が叶います。
具体的には、以下の業務が挙げられます。
人事業務の例
- 求人媒体の選定・求人票の作成
- 応募者対応
- 合否通知
- 内定後の手続き
- 各種社会保障手続き
- 研修やセミナーの手配
人事業務は、労力がかかるうえ、期日厳守の業務が多いため、自社ですべて対応することは容易ではありません。
その点、オンライン秘書を利用すれば、従業員をコア業務に専念させることができ、尚且つ人事に精通したアシスタントによって、遅滞なく正確に業務が遂行されます。
オンライン秘書サービスの料金体系
オンライン秘書サービスの料金体系は、月額制と従量制の2通りがあります。
以下で、この2つの違いを紹介します。
月額制
オンライン秘書サービスでは、毎月固定の料金を支払う“月額制”を採用しているのが一般的です。
月内の稼働時間に応じて料金が決まっており、予定稼働時間をオーバーした場合は、超過料金を支払うことで業務を続けてもらえます。
従量制
オンライン秘書サービスのなかには、従量制を採用しているところも存在します。
従量制は、業務の内容や量によって月々の料金が決まるので、無駄な費用が発生しにくいのが特徴です。
その反面、料金の計算が煩雑になる傾向があります。
オンライン秘書を利用する3つのメリット
オンライン秘書を導入すると、どのような恩恵を得られるのでしょうか？
【オンライン秘書を利用するメリット】
- コア業務に集中できる
- 人件費を最適化できる
- 人材の採用・育成の手間が省ける
ここでは、オンライン秘書を利用するメリットを3つ紹介します。
メリット①コア業務に集中できる
まず、オンライン秘書のメリットとして挙げられるのは、経営者自身や従業員がコア業務に集中できる点です。
起業したばかり、ないし人手不足の企業では、事務作業や書類整理などのバックオフィス業務に追われ、「コア業務に充てられる時間がない……」という状況も少なくありません。
このような場合に、オンライン秘書に任せることで、コア業務に専念できる環境を作れます。
経営者や従業員がコア業務に集中できるようになれば、生産性が向上し、ひいては事業の拡大へとつながるでしょう。
メリット②人件費を最適化できる
人件費を最適化する観点からも、オンライン秘書を利用したいところです。
秘書を雇用する場合には、給料や社会保険料など、毎月支払わなければならない費用が発生します。
その点、オンライン秘書であれば、必要な業務に対して必要な期間だけ依頼できるので、閑散期や繁忙期に合わせて柔軟にコストの調整が可能です。
雇用するよりも、無駄なく人材を確保できるのは、オンライン秘書の魅力といえます。
メリット③人材の採用・育成の手間が省ける
オンライン秘書の利用は、自社で人材を採用・育成する際にかかるコストを抑えることにもつながります。
秘書人材を自社で雇用しようとすると、求人募集や面接、入社手続き、研修などさまざまな面でコストがかかるものです。
そこには金銭的なコストだけではなく、労力面や時間面におけるコストも含まれます。
また、せっかく雇用したとしても、その人材がすぐに退職してしまうリスクも内在しています。
オンライン秘書サービスであれば、これらのコストやリスクをカットし、即戦力となる人材に業務を委託することが可能です。
オンライン秘書を利用する3つのデメリット
一方で、オンライン秘書には3つのデメリットがあります。
【オンライン秘書を利用するデメリット】
- オフライン業務を依頼できない
- 自社にノウハウが蓄積されない
- コミュニケーションがとりづらい
安心してオンライン秘書を利用するためにも、以下で詳細を押さえておきましょう。
デメリット①オフライン業務を依頼できない
まず、オンライン秘書のデメリットとして、オフラインでの依頼には対応できない点が挙げられます。
オンライン秘書に委託できる業務は、あくまでもオンラインで完結するものに限られるので、自社内の書類の整理や郵送などを任せることはできません。
オンラインで対応できない業務は、自社の人員で行う必要があります。
ただ、なかにはオフラインでの業務に対応可能なサービスも存在します。
オフラインの業務も頼みたいのであれば、事前に対応可能な業務を確認したうえで依頼先を選定しましょう。
デメリット②自社にノウハウが蓄積されない
オンライン秘書を利用すると、業務の効率化が図れる一方で、自社従業員の知識や経験の向上にはつながりません。
業務を通じて本来得られるはずだったノウハウが蓄積されず、今後も外注に頼ることになるでしょう。
とはいえ、オンライン秘書に委託するのは、あくまでバックオフィス業務です。
コア業務におけるノウハウが蓄積されないというわけではありませんので、企業の利益に対する影響は少ないと考えられます。
デメリット③コミュニケーションがとりづらい
オンライン秘書では、自社のスタッフよりも、コミュニケーションがとりづらいと感じる方もいらっしゃるかもしれません。
その理由は、オンライン秘書とのやり取りが、基本的にチャットで行われるからです。
ちょっとした頼みごとをすぐに伝えられなかったり、ニュアンスが伝わらず、認識に齟齬が生まれたりする可能性があります。
解決策としては、状況に応じてコミュニケーションの手段を変えることが挙げられます。
通常時にはチャット、緊急時には、電話やオンライン会議といった具合に、利用する手段をあらかじめ決めておけば、スムーズにコミュニケーションがとれるはずです。
オンライン秘書に依頼する際の2つの注意点
オンライン秘書をより効果的に利用するためには、導入時に押さえておきたいポイントが2つあります。
【オンライン秘書に依頼する際の注意点】
- 依頼する業務を事前に精査しておく
- 依頼する業務内容をきちんと伝える
それでは、順に紹介していきます。
注意点①依頼する業務を事前に精査しておく
オンライン秘書を導入する際は、依頼する業務内容を具体的に決めておきたいところです。
オンライン秘書は、サービスを提供する企業によって、特徴や業務範囲が異なるものです。
依頼内容が不明瞭なまま契約してしまうと、利用を開始して初めて、対応してもらえる範囲にギャップがあることに気づくという事態も起こり得ます。
したがって、オンライン秘書をうまく活用するためには、依頼する業務内容を精査するのが望ましいです。
依頼内容が固まったうえで、その条件に合致した業者を選ぶことができれば、オンライン秘書のメリットを最大限に享受できるでしょう。
注意点②依頼する業務内容をきちんと伝える
依頼したい業務内容を明確にするだけでなく、その内容をオンライン秘書にきちんと伝えることも大切です。
オンライン秘書はあくまでも外部のスタッフなので、自社の内部事情や依頼目的、オンライン秘書に求める要素などをすべて把握しているわけではありません。
依頼したい業務内容を具体的に伝えなければ、十分に対応してもらえない、あるいは意図した方向性と異なる取り組みをしている、といった状況が発生するおそれがあります。
ですから、オンライン秘書を活用するためには、導入時や相談のタイミングで、依頼したい内容をきちんと伝えるようにしましょう。
認識のズレなく業務内容を共有できれば、専門的な知識とスキルによって、自社の心強いパートナーになること間違いなしです。
主要なオンライン秘書サービスとその特徴
ここからは、代表的な6つのオンライン秘書サービスを、それぞれの特徴とともに詳しく紹介していきます。
自社で活用するサービスを選ぶ際に、ご参照ください。
CASTER BIZ assistant
「優秀な人材にオンライン秘書を頼みたい！」とお考えの方におすすめなのが、『CASTER BIZ assistant』です。
同サービスで活躍するアシスタントは、採用倍率1/100の厳しい選考をくぐり抜けた優秀な人材です。
株式会社メルカリをはじめとする大手の企業様から、少数精鋭で活躍されている企業様まで、幅広い規模の企業でご利用いただいており、導入実績は4,000社を超えます。
オンライン秘書サービスのほかにも、オフラインを含む、さまざまな業務への対応も可能ですので、まずはご相談ください。
My Assistant
『My Assistant』は、先ほど紹介したCASTER BIZ assistantと同じく、株式会社キャスターが運営するオンライン秘書サービスです。
同サービスは、軽微な業務の委託をお考えの方におすすめのサービスといえます。
多くのオンライン秘書サービスでは、下限が月20～30時間で設けられているのに対し、同サービスは月10時間から契約でき、コンパクトな利用が可能です。
依頼から利用開始までの導線が非常にシンプルで、サクッと導入することができますので、ぜひ利用をご検討ください。
HELP YOU
『HELP YOU』は、株式会社ニットが提供するオンライン秘書サービスです。
平均5名のチームで幅広い業務を依頼できる“チームプラン”と、１名のアシスタントが就き、柔軟に対応してもらえる“1名専属プラン”の2つから選択できるのが特徴です。
依頼したい業務内容に合わせて、自社に最適なプランを選ぶことができます。
実績数は公開されていませんが平均継続利用率は98％と高い水準を推移しているので、長期的な委託を検討している企業様も、安心して利用できるでしょう。
i-STAFF
オンライン秘書に、業務の速さと確実性を求めるなら、『i-STAFF』も選択肢に入ってくるでしょう。
i-STAFFでは、スピーディーかつクオリティの高いサービスの提供を強みに掲げており、その証拠に返金保証制度を設けています。
「思っていた業務内容と違った……」というリスクに備えられるので、初めて導入する場合でも安心です。
ほかにも、オフライン業務にも対応しているため、オフィスの書類整理や発送業務を任せることができるのも、うれしいポイントです。
フジ子さん
官公庁での導入実績もある『フジ子さん』であれば、万全のセキュリティ体制のもとオンライン秘書サービスを利用できます。
フジ子さんでは、最新のセキュリティソフトを使用しているのはもちろん、すべての情報・通信を暗号化しているため、セキュリティ面の心配はありません。
また、1週間の無料トライアルサービスを実施しているのも、フジ子さんの特徴です。
「導入前に、実際の使用感を知りたい」とお考えの方は、まずはお試しで利用してみてはいかがでしょうか。
クラウドワークス エージェント（旧ビズアシ）
『クラウドワークス エージェント』は、株式会社クラウドワークスが運営するオンライン秘書サービスです。
同サービスには600万人以上もの人材が登録されており、そのなかから自社に最適なアシスタントの紹介を受けることができます。
契約前には、経歴書の確認とオンラインミーティングの場が設けられているので、ミスマッチが起こる可能性も低いといえるでしょう。
また、契約時間の繰り越しが可能で、余計なコストがかからないのも、クラウドワークス エージェントの魅力です。
オンライン秘書は、秘書だけでなく幅広い業務に対応できるのが特徴
本記事では、オンライン秘書の特徴を、依頼できる業務内容や利用するメリットなどの観点から紹介しました。
オンライン秘書は、オンライン上で企業の業務をサポートするアシスタントを指します。
業務範囲は、秘書をはじめとして総務や経理などと幅広く、フレキシブルに対応してくれるのが特徴です。
導入することで、バックオフィス業務の負担が軽減され、経営者や従業員がコア業務に集中できる環境を整えられます。
CASTER BIZ assistantが提供するオンライン秘書サービスでは、ご要望に応じてプランをカスタムすることも可能です。
企業様に合わせて最適なサービスの運用を実現しますので、ぜひご相談ください。