勤怠管理の外注とは？依頼できる業務内容やメリット・デメリット
従業員の出勤や退勤の管理業務は、担当者への負担が大きく、専門業者に委託するケースも増えています。
そこで本記事では、勤怠管理の外注について解説します。
依頼できる業務内容やメリット・デメリットも紹介しますので、最後までご覧ください。
勤怠管理の外注とは
勤怠管理の外注とは、企業が従業員の出退勤時間や休暇、労働時間の記録業務を外部の専門業者に委託することです。
少子高齢化に伴う人材不足により、アウトソーシングを活用する企業が増えています。
勤怠管理の外注で依頼できる業務内容
勤怠管理の外注で依頼できる業務内容は、利用するサービスによって異なります。
勤怠管理代行サービスは、以下の3パターンに分けられます。
- 人材派遣
- オンラインアシスタント
- クラウド型のサービス
人材派遣サービスでは、専任スタッフが会社から派遣され、企業内で勤怠管理業務をサポートします。
オンラインアシスタントサービスは、依頼から納品までWeb上で完結。勤怠管理以外にも、人事や総務、秘書業務まで委託できるプランもあります。
一方、クラウド型のサービスを導入した勤怠管理システムでは、専用ソフトを活用したサービスを受けられます。
場所や時間を問わずアクセス可能で、リアルタイムな管理ができることが特徴です。
どのサービスでも、従業員の出退勤の管理や、給与・福利厚生に関する業務を依頼できます。
従業員の出退勤の管理
従業員の労働時間の管理や、労務に関するコンプライアンスが遵守されているかの確認作業を外注できます。
給与・福利厚生に関する業務
勤怠管理の外注では、収集した勤怠データに基づき、基本給、残業代、各種手当などを含めた給与計算を代行してくれます。
勤怠管理を外注するメリット・デメリット
ここまで、勤怠管理の外注の詳細を紹介しましたが、メリット・デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
勤怠管理を外注するメリット
まずは、3つのメリットを紹介します。
１．人件費を削減できる
企業は、従業員の労働時間や休暇の取得状況を正確に把握し、労働関連法規を遵守する必要があります。
そのため、専門知識を持った担当者を配置する必要があり、採用活動にかかる費用や時間といった負担が生じてしまうでしょう。
また、自社での雇用は社会保険料などの支払いが必要ですが、外注は基本的に外部委託ですので、これらの費用を削減できるのもメリットです。
２．業務の効率化を図れる
複雑な作業である勤怠管理を外注することで、本来の業務に集中できる時間が増えます。
勤怠管理に関する知識やノウハウを持っている会社に依頼することで、社員はより重要な業務に集中できるようになり、生産性の向上につながります。
３．法令改正へ素早い対応ができる
勤怠管理代行業者は、法改正の情報収集や、改正内容のシステムへの反映などを継続的に行っています。
勤怠管理を外注することで、スムーズかつ効率的な法改正への対応が可能です。
勤怠管理を外注するデメリット
勤怠管理を外注する主なデメリットは、2つ挙げられます。
１．自社にノウハウを残すことができない
アウトソーシングを利用すると、自社に勤怠管理や給料計算を行える人材を雇う必要がないため、ノウハウが社内に蓄積しづらいというデメリットがあります。
たとえば、法律の改正により、働き方を改善する必要があるとします。
代行業者に勤怠や給与の管理を依頼していると、新しい法律に対応した計算方法や改善に関するノウハウが社内には蓄積されません。
一方で、自社で勤怠管理を行うと、新しい計算方法や改善の結果がデータとして残ります。
対策として、自社に必要のあるノウハウはなるべく社内で行い、それ以外の作業を外注することで、生産性が高まるでしょう。
２．情報漏洩のリスクがある
勤怠管理を外注する場合、外部のスタッフに従業員の個人情報を含む勤怠データを提供します。
このデータが適切に管理されない場合、個人情報が漏洩するリスクがあります。
そのため、導入予定の勤怠管理代サービスが、どのようなセキュリティ対策を行っているのか事前に確認しておきましょう。
勤怠管理の外注先を選ぶポイント
勤怠管理の外注先は、慎重に検討することで、より自社のニーズに合うサービスを選定できます。
ここからは、勤怠管理の外注先を選ぶポイントを解説します。
セキュリティ対策は万全か
情報管理を徹底している、セキュリティ対策が万全な外注先を選択しましょう。
データの暗号化、アクセス権限の設定など、具体的なセキュリティ対策の内容を、契約前に聞けるとよいでしょう。
求めている業務内容に対応しているか
勤怠管理代行業者と一口に言っても、提供しているサービス内容はさまざまです。
導入効果を高めるために、求めている業務内容がサービスに含まれているかを確認することが大切です。
費用相場は予算にあっているか
アウトソーシングのコストが自社の予算に見合っているかを検討する必要があります。
自社で勤怠管理を行った場合の費用と、外注の費用相場を比較し、予算を算出しましょう。
導入する前に、複数の会社から具体的な料金見積もりを取得することをおすすめします。
信頼できる実績があるか
過去の実績や導入事例を参考にすることで、外注先の信頼性を判断できます。
特に、同業種の企業での導入実績や、顧客からの評価を確認するとよいでしょう。
勤怠管理のおすすめ外注先5選
勤怠管理のおすすめ外注先を5社厳選しました。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
CASTER BIZ assistant
株式会社キャスターが運営するオンライン秘書のCASTER BIZ assistantは、勤怠管理から秘書、翻訳作業まで、さまざまな業務を代行しています。
CASTER BIZ assistantは、2024年10月時点で累計5,000社以上の利用実績を誇るサービスです。
- 6ヶ月プラン：月額132,000円
- 12ヶ月プラン：月額120,000円
採用倍率「1/100」の、厳選された優秀なアシスタントが在籍しており、コア業務に専念できる体制をサポートしてくれます。
HELP YOU
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアシスタントサービスです。
勤怠管理はもちろん、社員データの入力・管理や入社・退職のサポートまで、幅広く依頼可能です。
チームプランは、30時間100,000円、45時間150,000円で利用できます。
一方、1名専属プランは、45時間150,000円、60時間200,000円で利用可能です。
広告制作代理店PJマネージャーや大手ゼネコンの総務関連担当者など、多種多様な経歴を持つアシスタントが在籍していることが強みです。
Remoba労務
株式会社Enigolが運営するRemoba労務は、クラウドサービスを活用して業務に関するお悩みを解消してくれるサービスです。
勤怠データの集計や勤怠申請のリマインド、年末調整の補助など、人事・労務に関する業務を依頼できます。
一番人気のプランは年間契約コースで、月々180,000円で利用できます。
まずは試したい、という企業様向けにトライアルプランも用意していますので、1ヶ月試用するのもおすすめです。
freeeアウトソース
freeeアウトソースは、フリー株式会社が運営しています。
クラウド型アウトソースで、人事労務担当者の負担やストレスを解消します。
タスク進捗をリアルタイムで確認できるため、作業の進捗確認がスムーズに行えることが強みです。
公式ホームページより見積依頼が可能ですので、具体的な料金プランを知りたい方は、お気軽にお問い合わせください。
株式会社トライアンフ
株式会社トライアンフは、日々の人事業務・給与業務・労務関係業務を代行してくれます。
トライアンフ独自のソリューションをもとにした組織コンサルティングも受けられます。
導入社数は3,000社以上と、実績も申し分ありません。
導入にかかる費用を知りたい方は、資料請求フォームより問い合わせてみるとよいでしょう。
勤怠管理システムの導入により業務効率化を図れる
勤怠管理のアウトソーシングは、給与計算代行サービスのオプションとして提供されているケースもあります。
勤怠管理システムを導入することで、業務の効率化が実現します。
有給や残業などの申請・承認ができる
従業員はオンラインで有給休暇や残業の申請を行うことができ、管理者も同様にオンラインで承認または却下できます。
有給の取得状況や残業時間を管理できる
システム内で、各従業員の有給取得状況や残業時間を記録・管理できます。
正確な勤怠管理により、コンプライアンスの強化にもつながります。
シフトの作成を行える
勤怠管理システムのシフト管理機能を利用して、効率的に従業員のシフトを作成できます。
複数の打刻方法から選べる
従業員は、ICカード、スマートフォンアプリ、PCなど複数の方法で打刻が可能です。
最適な打刻方法を選べます。
給与の自動集計を行える
給与の自動集計により、ミスを削減し、正確な給与計算が可能になります。
給与ソフトとの連携で、さらなる効率化が図れるでしょう。
関連記事：人事労務アウトソーシングのサービス10選と選び方のポイント
まとめ
勤怠管理の外注先を選ぶ際は、セキュリティ対策や提供サービスの内容、コストなどを慎重に検討しましょう。
アウトソーシングを活用することで、業務を効率化し、企業全体の生産性向上を図ることが可能です。
オンライン秘書のCASTER BIZ assistantは、企業様を24時間365日体制でサポートいたします。
勤怠管理の外注を検討中の企業様の方は、お気軽に弊社へお問い合わせください。
