バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットとは？おすすめのサービスも紹介

経理や人事などのバックオフィス業務をアウトソーシングすることで、企業は非効率な業務プロセスの改善と運営コストの削減が可能となり、コア業務に注力できるというメリットがあります。

 

アウトソーシングの活用により、バックオフィス業務に従事する人材の採用や研修にかかるコストが不要になり、組織全体の運営効率が向上します。さらに、バックオフィス業務の専門会社に依頼することで、業務スピードと精度の改善も期待できます。

 

しかし、アウトソーシングには、企業内での専門知識や技術の蓄積が難しくなり、長期的に見ると自社の業務改善能力が低下するかもしれないというデメリットも否定できません。また、外部に業務を依頼することで、機密情報の漏洩リスクが増大することも懸念されるため、セキュリティ対策の強化が必要です。

 

本記事では、バックオフィス業務をアウトソーシングする際の具体的なメリットとデメリットや、企業が適切なサービスを選ぶための重要なポイントについても解説します。さらに、おすすめのサービスと、それぞれのサービスがどのような特徴を持つかについても説明します。

 

バックオフィス業務の効率化を図りたい企業は、ぜひ参考にしてください。

アウトソーシングできるバックオフィス業務

アウトソーシングできる主なバックオフィス業務と、その内容を説明します。

依頼できる主な業務	詳細
総務・庶務	従業員が円滑に業務に取り組めるように幅広い業務を担います。代表電話への対応、福利厚生関連の業務、オフィスの備品管理などが含まれます。
経理	日次業務（日々の経費精算）、月次業務（請求書の発行、月次決算書の作成）、年次業務（年次決算書の作成、年末調整、税務申告）などを担います。
人事・労務	従業員の採用、教育、労務管理などを担います。採用活動、研修の実施、給与計算や社会保険の手続き、過重労働やハラスメント防止などの労務管理が含まれます。
営業事務	営業担当者が営業活動に集中できるように支援します。見積書や請求書の対応、営業資料の作成、社内申請事務や契約書の対応などが含まれます。

バックオフィス業務をアウトソーシングするメリット

企業運営に必要不可欠でありながらも、煩雑なバックオフィス業務をアウトソーシングするメリットとして、主に以下が挙げられます。

• コア業務に集中できる
• 人件費を削減できる
• 採用や教育の手間が省ける

以下で詳しく紹介します。

コア業務に集中できる

バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、企業はコア業務に集中できるようになります。ノンコア業務ではなく、売上に直結する活動に専念でき、企業の収益や業績の向上が期待できます。コア業務にフォーカスすることは、結果として企業の競争力を高めることにも繋がります​​。

 

バックオフィス業務は定期的に同じ業務が繰り返され、単純なルーティンワークも多いため、これらをアウトソーシングすることで余計な業務に煩わされることなく、本来の業務に集中する時間を確保できるのです​。

人件費を削減できる

バックオフィス業務をアウトソーシングするメリットをコスト面から見てみると、人件費を削減できる点が大きなポイントです。

 

自社で従業員を雇う場合、給与のほかに福利厚生費や管理費といった膨大な人件費がかかります。しかしバックオフィス業務をアウトソーシングすることにより、これらのコストを抑えることが可能です。

 

コストの削減は利益の向上にも関係するため、バックオフィス業務をアウトソーシングすることは企業経営の観点からも大きなメリットがあるといえます。

採用や教育の手間が省ける

バックオフィス業務のアウトソーシングは、バックオフィスを担当する人材の採用や、採用後の教育の手間が省けるというメリットもあります。特に新規採用時には、求人広告の出稿、書類選考、面接の実施といったプロセスが発生します。採用後は、新入社員の研修や指導に多くの時間とコストが費やされます。

 

これらの手間をアウトソーシングすることで、人材採用や教育に関する負担を軽減できます​​。アウトソーシングサービスは、当然ながら専門知識を持つスタッフを用意してくれるため、即戦力による高品質なサービスが期待できるでしょう。

バックオフィス業務をアウトソーシングするデメリット

メリットの多いバックオフィス業務のアウトソーシングですが、一方で以下のようなデメリットがあります。

• アウトソーシングでは対応できない業務がある
• 自社に技術・ノウハウを蓄積できない
• 情報漏洩のリスク

それでは、詳しく見ていきましょう。

アウトソーシングでは対応できない業務がある

バックオフィス業務をアウトソーシングする際のデメリットとして、アウトソーシングでは対応できない業務があるという点が挙げられます。

 

例えば、アウトソーシング先によっては「急ぎの案件」や「夜間の緊急案件」など、企業の細かなオーダーに柔軟に対応できないことがあります。

 

このデメリットを解消するためには、アウトソーシング先の業務対応範囲を事前に確認し、自社がアウトソースしたい業務がカバーされているかをしっかりとチェックすることが重要です。

 

また、契約書に基づいた業務しか対応できないため、契約時に業務範囲を明確に定義するとともに、契約外の業務を依頼した際の追加料金の発生についても事前に確認しておきましょう。

自社に技術・ノウハウを蓄積できない

自社に技術やノウハウを蓄積できない点も、バックオフィス業務のアウトソーシングのデメリットです。アウトソーシングによって外部の企業が業務を行うため、その業務に関する専門知識や経験が自社内に蓄積されにくくなるからです。

 

このデメリットは、アウトソーシング先とのコミュニケーションを密にすることで解決できます。定期的なミーティングの開催や報告書の共有を通じて、業務に関するナレッジやノウハウを社内に共有してもらいましょう。また、知識移転や自社に向けた研修の実施を契約書に盛り込むのも一つの方法です。

情報漏洩のリスク

バックオフィス業務のアウトソーシングにおける非常に大きなデメリットとして、情報漏洩のリスクが挙げられます。外部に業務を委託することで、顧客情報や機密情報が漏れる可能性があります。もし情報漏洩が発生した場合、企業の信頼性が損なわれ、大きな損害を受けるかもしれません。

 

このリスクを解消するには、当然ながらセキュリティ対策がしっかりしているアウトソーシング先を選ぶことが重要です。また、契約を結ぶ際には、情報の取り扱いに関するルールや罰則を明確に定めることが必要です。加えて、アウトソーシング先とのコミュニケーションを密にし、定期的にセキュリティ状況をチェックすることも有効な対策となります。

バックオフィス代行サービスの選び方のポイント

バックオフィス代行サービスの選び方のポイントは以下のとおりです。

• 対応可能な業務の範囲で選ぶ
• 料金で選ぶ
• 実績で選ぶ
• クオリティで選ぶ

では、これらのポイントについて説明します。

対応可能な業務の範囲で選ぶ

対応可能な業務の範囲を確認することは、バックオフィス代行サービスを選ぶ際にとても重要です。自社がアウトソーシングしたい業務がサービス提供者によってカバーされているかを確認し、自社のニーズに合ったサービスを選択しましょう。

 

注意点としては、サービス提供者が特定の業務に特化している場合があることです。例えば、経理業務に特化したサービスや人事業務に特化したサービスなどがあり、それ以外の業務は受け付けてもらえないため注意が必要です。また、受け付けてもらえたとしても、契約内容によっては追加料金が発生することもあるため、事前に確認することが大切です。

 

対応可能な業務範囲を確認することで、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことができ、バックオフィス業務の効率化を図ることができます。

料金で選ぶ

サービスの利用料金も、バックオフィス代行サービスを選ぶ際の重要なポイントです。一般的に、バックオフィス代行サービスの料金体系には月額制と従量課金制の2種類があります。月額制は一定の労働時間ごとに料金が設定されており、幅広く業務を依頼する場合におすすめです。一方、従量課金制は業務単位で費用が発生するため、依頼したい業務が細かく決まっている場合におすすめです 。

 

もちろん、料金だけでなくサービスの質も重要です。低価格のサービスを選択する際には、その価格設定の背景を理解しましょう。例えば株式会社キャスターによって提供されている「My Assistant」というサービスは、専用の管理画面から簡単に依頼が可能で、依頼方法をシンプルにすることで低価格なサービスを実現しています。こうしたサービスは、低価格かつ手軽なオプションを求める企業に適しています。

 

一方で、カスタマーサポートと密に連携しながらサービスを利用したい場合には、別のサービスのほうが使い勝手が良いかもしれません。このように、価格とサービス内容のバランスを考慮し、適切なサービスを選択することが大切です。

実績で選ぶ

バックオフィス代行サービスを実績で選ぶのも有効です。実績のあるサービス提供者は、豊富な経験とノウハウを持っているため、高品質なサービスを提供できる可能性が高くなります。サービス提供者のホームページに累計導入企業数などの情報があれば、ほかのサービスと比較しやすいでしょう。

 

ただし、実績あるサービス提供者であっても、自社の具体的な要求に応えられるかどうかは別問題のため、事前にしっかりとしたコミュニケーションを取り、どういったサービスを提供してもらえるのかを確認しておくことが重要です。

クオリティで選ぶ

バックオフィス代行サービスを選ぶ際には、クオリティを重視することが重要です。例えば、アシスタントの採用基準のハードルが高く、優秀なアシスタントが揃っていたり、アシスタントの採用プロセスがしっかりしていて良質な人材のみを採用しているようなサービスは、品質が担保される可能性が高いといえます。

 

注意点として、高品質なサービスが期待できる分、一定のコストがかかる可能性があることに留意しておきましょう。提供してほしいサービスと価格とのバランスを見ながらサービスを選ぶことが重要です。

バックオフィス代行サービスの比較表

主なバックオフィス代行サービスの内容をまとめました。サービス選びの参考にしてください。

	対応可能な業務例	料金プラン
CASTER BIZ assistant	・求人票作成・更新など人事業務 ・請求書・見積書発行など経理サポート業務	6ヶ月プラン：税込145,200円 12ヶ月プラン：税込132,000円
i-STAFF	・請求書作成など経理業務 ・一次面接官代行など人事業務	ライトプラン：税込125,400円 ベーシックプラン：税込102,300円 プレミアムプラン：税込89,100円
HELP YOU	・スカウトメール送信など人事業務 ・営業先リストや資料作成業務	▼チームプラン： 税抜100,000円（月30時間）／税抜150,000円（月45時間） ▼1名専属プラン： 税抜150,000円（月45時間）／税抜200,000円（月60時間）
My Assistant	・文字起こしなど文章サポート ・レンタルスペース探しなどリサーチ業務	月10時間プラン：税込27,500円 月20時間プラン：税込44,000円
フジ子さん	・クラウドツール導入サポートなど経理業務 ・翻訳・英語メール対応など秘書業務	月20時間プラン：税込62,700円 月30時間プラン：税込92,400円 月50時間プラン：税込132,000円
ビズアシ	・月末経費支払いなど経理業務 ・募集文面作成やスカウト送信など人事業務あ	税抜120,000円（月60時間） ※業務内容や契約時間により異なる

【幅広い業務をカバー】おすすめのバックオフィス代行サービス

バックオフィス業務は、人事や経理など、専門的な知識やスキルが求められる場面も多いです。さまざまな業務領域に対応しているバックオフィス代行サービスに依頼すれば、人手が必要なノンコア業務の多くをカバーできるため、その分のリソースをコア業務に回せるでしょう。

 

ここでは、業務範囲の広さという観点から、おすすめのバックオフィス代行サービスを3つご紹介します。

CASTER BIZ assistant

【CASTER BIZ assistantは、このような企業におすすめ】

• 日常業務から専門分野まで幅広い業務を依頼したい
• 一つひとつの業務に丁寧な対応を求めている
• 信頼できる実績を持つサービスを探している

オンライン秘書のCASTER BIZ assistantは、2024年3月末時点で累計4,500社以上の導入実績を誇るバックオフィス代行サービスです。人事や経理、翻訳をはじめとするバックオフィス業務を中心に広範囲の業務に対応し、丁寧なヒアリングときめ細かな対応でクオリティの高いサポートを実現してきました。それができるのは、100倍という厳しい採用倍率をクリアした優秀な人材が揃っているためです。

 

バックオフィス業務だけでなく、サイトの更新や資料のデザインといった制作業務も代行しているので、幅広い業務のアウトソーシングを考えている企業に向いています。

 

料金プランは6ヶ月契約か12ヶ月契約が基本ですが、企業のニーズに合わせたカスタマイズプランにも柔軟に対応可能です。

【HELP YOUは、このような企業におすすめ】

• バックオフィス業務全般を依頼したい
• 業務自動化や効率化を考えている
• 稼働状況に合わせた料金プランを検討したい

HELP YOUは、累計700社以上の導入実績を持つバックオフィス代行サービスです。総務から人事、経理までさまざまなバックオフィス業務を幅広くカバーできるほか、プレゼン資料や企画書などの資料作成にも長けています。

 

さらに、ITツールを活用した業務の自動化や効率化に積極的で、スムーズかつ正確な業務を目指したいときの心強い味方です。

 

アシスタントの採用プロセスがしっかりしているのも特徴で、一人ひとりとじっくり向き合いながら本当に優秀で良質な人材のみを採用・育成しています。

 

料金プランはチーム制もしくは1名専属のどちらにも対応しており、稼働状況や業務内容に合わせて選択可能です。

基本情報
対応可能な業務例	・スカウトメール送信など人事業務 ・営業先リストや資料作成業務
料金プラン	▼チームプラン： 税抜100,000円（月30時間）／税抜150,000円（月45時間） ▼1名専属プラン： 税抜150,000円（月45時間）／税抜200,000円（月60時間）

【低価格で利用したい】おすすめのバックオフィス代行サービス

低価格で利用できるバックオフィス代行サービスも豊富に存在します。予算などの都合で新たに人材を採用するのが難しいといった場合でも、導入を検討しやすいでしょう。

 

以下では、おすすめのサービスを2つご紹介します。

【固定担当制】おすすめのバックオフィス代行サービス

対応可能業務の幅広さや料金プランの柔軟性だけでなく、独自の強みを武器としているサービスもあります。例えば、バックオフィス代行サービスではアシスタントが日替わりで交代する「チーム制」が多いなか、担当者が変わらない「固定担当制」を武器にしているサービスなどです。

 

ここでは、固定担当制のおすすめサービスを紹介します。

まとめ

バックオフィス業務のアウトソーシングは、企業がコア業務に集中できる環境を整え、人件費削減や採用・教育の手間を省くなど、多くのメリットをもたらします。特に、スタートアップや人手不足の企業、急成長中の企業には効果のあるサービスと言えます。

 

もちろん、サービスによっては対応できない業務があったり、外部に業務を依頼することから情報漏洩のリスクもあるため、信頼できる委託先の選定が重要です。

 

サービスの選択時には、クオリティ、対応範囲、実績、料金などを確認し、自社のニーズに合ったサービスを見極めることがポイントです。適切なサービスを選び、ビジネスの成長を加速させましょう。