おすすめの秘書・電話代行サービス10選と選び方のポイント
電話対応をはじめとする秘書業務は、外注できることをご存じでしょうか？
秘書・電話代行サービスをうまく利用することによって、業務の効率化につながるため、自社に適したサービスを選びたいものです。
本記事では、おすすめの秘書・電話代行サービスを10社ピックアップして紹介します。
選定時のポイントもお伝えしますので、「社内の業務を見直したい」とお考えの経営者様は、ぜひ参考になさってください。
秘書・電話代行サービスを利用するメリット
企業が秘書・電話代行サービスを利用すると、数多くのメリットを得ることができます。
【秘書・電話代行サービスを利用するメリット】
- 電話の取り逃しによる機会損失を防げる
- コア業務に集中できる
- 人手不足を解消できる
- カスタマーハラスメント対策になる
ここからは、4つのメリットを紹介していきますので、自社における業務上の課題を解決できそうか考えながらご覧ください。
メリット①電話の取り逃しによる機会損失を防げる
秘書・電話代行サービスのメリットとしてまず挙げられるのは、受電漏れによる機会損失を防止できることです。
外回りや出張、多忙な時間帯などで、受電に対応できる従業員が限られている場合、電話を取り逃してしまう可能性があります。
新規問い合わせや契約に関わる重要な電話に出ることができなければ、大きな機会損失につながりかねません。
その点、秘書・電話代行サービスを利用すると、プロであるオペレーターが確実に受電し、どの時間帯でも安定した対応を行ってもらえます。
サービスによっては、夜間や早朝、休日といった自社の営業時間外にも対応してもらえるので、安心して任せられます。
メリット②コア業務に集中できる
コア業務に集中できる体制を整えられるのも、秘書・電話代行サービスのメリットの一つです。
従業員が電話対応を行う場合、業務を一時的に中断しなければなりません。
一日に何度も受電すれば、そのたびに集中力が切れ、業務効率が落ちる原因になってしまいます。
秘書・電話代行サービスの導入によって、従業員が受電に時間を割く必要がなくなるため、コア業務に専念することができ、業務の効率化を図れます。
メリット③人手不足を解消できる
人手不足の解消も、秘書・電話代行サービスのメリットとして挙げられます。
電話対応のために新たに従業員を雇用したり、コールセンターを立ち上げたりするとなると、多くのコストが必要になります。
コールセンターの立ち上げに際しては、従業員の育成に時間もかかるため、かえって自社のリソースが不足するかもしれません。
秘書・電話代行サービスを利用すれば、オペレーターに受電を任せられるので、コストや時間を削減できるうえに、自社のリソースを割かずに済みます。
人手不足の企業であっても、従業員は効率的にコア業務に取り組むことが可能となり、業務負担が軽減されることによって、結果として人手不足の解消につながるというわけです。
メリット④カスタマーハラスメント対策になる
秘書・電話代行サービスは、カスタマーハラスメント対策にも効果的です。
カスタマーハラスメントとは、顧客からの行き過ぎたクレームや理不尽な要求といった迷惑行為のことです。
従業員が電話でのクレームを何度も対応すると、心身ともに大きなストレスとなり、離職につながってしまいます。
秘書・電話代行サービスのオペレーターに、電話でのクレーム対応も委託できれば、離職を防止することが可能です。
秘書・電話代行サービスを選ぶ際のポイント
秘書・電話代行サービスを選ぶうえでは、押さえておきたいいくつかのポイントがあります。
【秘書・電話代行サービスを選ぶ際のポイント】
- 受電内容の通知方法を選べるか
- 受電するオペレーターの応対品質が高いか
- 取次転送が可能なのか
- 録音データの提供があるか
ここでは、4つのポイントを紹介しますので、自社でサービスを選定する際にお役立てください。
ポイント①受電内容の通知方法を選べるか
秘書・電話代行サービスを選ぶ際は、対応した受電内容がどのように通知されるのかを確認しましょう。
受電内容の通知方法は、サービスによって異なります。
以前はメールでの通知が一般的でしたが、現在ではChatworkやSlackなどのチャットツールと連携したり、独自の管理ツールを提供したりするサービスも増えつつあります。
メールではなく、利便性の高いツールを利用したい場合は、基本プラン内で使用できるのか、あるいは追加料金が発生するのかも確かめておくと安心です。
ポイント②受電するオペレーターの応対品質が高いか
オペレーターの応対品質も、秘書・電話代行サービスを選ぶうえでは重要なポイントです。
オペレーターの応対品質を知るには、すでにサービスを導入しているほかの企業の口コミを調べたり、無料トライアルにて実際の対応を確認したりする方法があります。
自社の第一印象を決めうる電話対応を任せるわけですから、十分な研修を受けたオペレーターが揃っているサービスを選びたいところです。
ポイント③取次転送が可能なのか
取次転送の可否も、秘書・電話代行サービスを選ぶ際のポイントとして挙げられます。
取次転送では、顧客との電話を一次対応したオペレーターからそのまま内線のように自社に転送することができます。
通話中のまま、オペレーターから直接つなげてもらえるため、顧客に安心感を与えられるうえ、折り返しのタイミングが合わずに何度も電話をかけ直す手間を減らすことも可能です。
なお、オペレーター側に通話料がかかるため、取次転送を利用する際は追加料金が必要になる場合がほとんどです。
ポイント④録音データの提供があるか
秘書・電話代行サービスを選ぶときは、録音データの提供の有無もチェックしましょう。
録音データを提供してもらえるサービスを導入すれば、通話内容をあとから確認することができます。
特に、クレーム対応をはじめ、内容を詳細に把握したい場合に役立ちます。
おすすめの秘書・電話代行サービス10選
ここからは、おすすめの秘書・電話代行サービスを10社選りすぐって紹介していきます。
オペレーターの応対品質や取次転送、録音データの有無など、ご希望に合ったサービスを選べるよう、ぜひ参考にしてみてください。
『CASTER BIZ assistant』株式会社キャスター
CASTER BIZ assistantでは、1/100という厳しい採用倍率を通過した優秀なスタッフが、電話対応をはじめとする秘書業務を代行してくれます。
CASTER BIZ assistantの情報
| 料金 |
|
| チャット機能 | あり |
| 取次転送 | なし |
| 録音データ | 不可 |
ChatworkやSlack、メールのなかからご希望の方法で、オペレーターとやり取りすることができます。
アポイント調整や会食のリサーチ、フライト・ホテルの予約手配といった秘書業務はもちろん、人事や経理サポート、翻訳など、幅広い業務を依頼できるのも魅力です。
『オフィスのでんわばん®』株式会社バルテック
オフィスのでんわばん®は、経験豊富なオペレーターが受電対応を行う電話代行サービスです。
オフィスのでんわばん®の情報
| 料金 |
※31件目以降：495円/件（税込） |
| チャット機能 | あり |
| 取次転送 | あり |
| 録音データ | 全通話録音 |
受電内容は、MOT/Cha（モッチャ）という専用アプリにて通知するため、ほかのメッセージやメールに埋もれる心配がなく、情報漏洩などのセキュリティ面においても安心です。
重要な電話は、担当者や担当部署に取次転送可能なうえ、アプリの内線を利用するので追加料金がかかりません。
『あんしん電話当番サービス』株式会社TMJ（セコムグループ）
あんしん電話当番サービスは、訓練を受けたオペレーターが24時間365日電話受付を代行してくれるサービスです。
あんしん電話当番サービスの情報
| 料金 |
※初期費用：33,000円（税込） |
| チャット機能 | なし |
| 取次転送 | なし |
| 録音データ | 不可 |
受電内容は、メールまたは電話で教えてもらうことが可能で、いずれも4つまで登録できます。
用件のヒアリングや、事前に設定したよくある質問の回答などを行ってもらえます。
『よやくるー』株式会社イデア・レコード
よやくるーは、居酒屋・飲食店などの外食特化型のコールセンターです。
よやくるーの情報
| 料金 |
※初期費用は別途見積もり |
| チャット機能 | なし |
| 取次転送 | なし |
| 録音データ | 不可 |
店舗のピークタイムや営業時間外などでも、確実に電話対応できるため、予約率アップにつながります。
電話対応だけでなく、各種グルメ媒体からのネット予約や、メール、FAX、SNSなど、さまざまな経路の予約に対応してもらえるのも嬉しいポイントです。
『i-STAFF』ファイブスターネット株式会社
i-STAFFは、複数の採用プロセスと各専門業務のテストを通過したスタッフが在籍するオンライン秘書サービスです。
i-STAFFの情報
| 料金 |
|
| チャット機能 | なし |
| 取次転送 | なし |
| 録音データ | 不可 |
秘書業務だけでなく、経理や人事、Web運用サポートなど幅広い業務も対応してもらえます。
無料のお試しプランもあるので、利用してみて自社に適しているかどうかを判断するのも一つの手です。
『CUBE 電話代行サービス』株式会社大阪エル・シー・センター
CUBE 電話代行サービスでは、1,020時間以上の研修を受けたスタッフが受電対応を行ってくれます。
CUBE 電話代行サービスの情報
| 料金 |
|
| チャット機能 | オプションにて可能 |
| 取次転送 | あり
※通話料は実費負担 |
| 録音データ | 不可 |
チャットツールとの連携や取次転送には別途料金が必要ですが、導入すれば利便性の向上につながること間違いなしです。
英語対応プランでは、ネイティブのスキルチェックを受けたスタッフが担当するので安心して利用できます。
『電話代行サービス』渋谷オフィス
電話代行サービスは、電話代行に特化したサービスを25年以上にわたって提供しています。
電話代行サービスの情報
| 料金 |
|
| チャット機能 | あり |
| 取次転送 | あり
※通話料は実費負担 |
| 録音データ | 全通話録音 |
受電内容は、音声やメール、チャットのなかから、ご希望の方法で確認することができます。
電話対応はすべて録音されているため、テキストでは伝わりきらないニュアンスまで把握可能です。
『スモールコールセンター』株式会社ベルシステム24
コールセンター業界トップクラスの実績を誇るベルシステム24が、これまでのノウハウを活かして提供しているのが、スモールコールセンターです。
スモールコールセンターの情報
| 料金 |
|
| チャット機能 | なし |
| 取次転送 | なし |
| 録音データ | 不可 |
業務の特性に合わせた、最適なオペレーターの配置を提案してもらえます。
オペレーターは定期的な研修を受けており、高品質な対応が保たれているのも安心できるポイントです。
24時間365日の稼働や、多言語対応も可能となっており、柔軟性が高いサービスだといえます。
『コンタクトセンターサービス』日本トータルテレマーケティング株式会社
コンタクトセンターサービスでは、経験豊富なスタッフが電話のほか、メールやFAX、チャットなど複数の媒体における対応を代行します。
コンタクトセンターサービスの情報
| 料金 | 要問い合わせ |
| チャット機能 | あり |
| 取次転送 | 要問い合わせ |
| 録音データ | 不可 |
独自の教育プログラムを受けたオペレーターが対応するため、専門的な内容にもスムーズに回答することが可能です。
秘書代行だけでなく、業務形態や商材を問わずに売上の拡大に役立つサービスも提供しています。
数多くのサービスがあるので、詳細に関しては一度問い合わせることをおすすめします。
『LINE AiCall』LINE株式会社
LINE AiCallは、AI技術である音声認識・音声合成・会話制御を組み合わせて、自然な対話応答を実現させた電話応対AIサービスです。
LINE AiCallの情報
| 料金 | 開発のため、都度見積もり |
| チャット機能 | あり（LINE） |
| 取次転送 | なし |
| 録音データ | 不可 |
AIが顧客との会話を理解したうえで、抑揚がありつつ、なめらかで自然な音声を出力するので、顧客とスムーズにコミュニケーションをとることができます。
LINE公式アカウントや、LINEの無料通話“LINE コールPlus”との連携も可能となっており、友だち追加してもらうことで、顧客満足度を高めるマーケティング施策も行えます。
秘書・電話代行サービスを利用すれば、機会損失を防げるうえにコア業務に集中できる
本記事では、おすすめの秘書・電話代行サービス10社を、選定時のポイントとともに紹介しました。
秘書・電話代行サービスの選定に際しては、受電内容の通知方法や取次転送、録音データの有無などを確認し、比較検討しましょう。
自社の第一印象を決めうる電話対応を任せるため、オペレーターの応対品質のチェックも忘れてはなりません。
株式会社キャスターでは、日常業務から専門領域まであらゆる仕事をサポートするオンライン秘書のCASTER BIZ assistantを提供しています。
秘書業務にも対応しており、優秀なスタッフがチーム体制で、24時間365日サポートいたします。
秘書・電話対応の代行を検討されている経営者様は、ぜひ一度お問い合わせください。