オンラインアシスタントとは？対応する業務内容や選び方、サービスを解説
オンラインアシスタントは、「人を増やす」以外の現実的な選択肢として、バックオフィスや事務作業の現場で急速に広がっています。
一方で、導入後に「思ったより任せられない」「やり取りが増えて逆に疲れた」と感じる企業があるのも事実です。
差がつくのは、サービスの良し悪しだけではなく、「どんな業務を、どんな形で任せるか」の設計にあります。
本記事では、オンラインアシスタントの基本から、依頼できる業務、メリット・デメリット、失敗しない選び方までを、実務目線で整理します。
最後に、代表的なサービス例も紹介します。
オンラインアシスタントとは
オンラインアシスタントとは、事務や秘書、バックオフィスなどの業務を、オンライン上で依頼できるアウトソーシングサービスです。
正社員やアルバイト採用と異なり、募集・面接・教育のコストをかけずに、必要な業務量に合わせてリソースを確保できます。
ポイントは「誰か一人に任せる」ではなく、業務を仕組み化しながら、継続的に任せられる状態をつくることです。
オンラインアシスタントの実際にかかる費用やサービス内容など、より具体的に知りたい方は下記をご覧ください。
また、サービス資料を見ながら検討したい場合は、こちらからダウンロードできます。
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オンラインアシスタントが対応できる業務
オンラインアシスタントは「秘書」や「事務」だけではありません。
実務としては、“定型・反復”だけでなく、“準定型（判断が少し必要）”まで任せられると、効果が一気に出ます。
ここでは代表的な対応業務を整理します。
【1】秘書業務
スケジュール調整、会食手配、出張手配、経費の一次整理など、経営者・役員・マネージャーの時間を圧迫しがちな周辺業務を切り出せます。
現場で効くのは「依頼者が毎回考えなくても回る形」に整えることです。
例えば、会食手配なら「候補日・エリア・予算・NG食材・支払い方法」までテンプレ化すると、依頼の往復が減り、依頼者の体感が大きく変わります。
【2】営業・事務作業
見込み顧客のリスト作成やCRM入力、見積書/請求書の一次作成、会議設定、議事録作成、メール一次対応など、営業やCS（カスタマーサクセス）の工数を奪いやすい“周辺業務”はオンラインアシスタントに切り出せます。
ポイントは、単発で作業だけを渡すのではなく、「営業が次に動ける状態」までをセットで整えることです。
例えば、リスト作成なら「抽出条件のすり合わせ→重複除外→不足項目の補完→リスト化→送付準備→反応（開封/返信/不達など）の整理→次アクションの振り分け」までを運用として決めておくと、担当者は“判断と商談”に集中しやすくなります。
結果として、対応漏れや入力漏れが減り、案件化までのスピードも上がります。
「実際にどこまで任せられるのか」「依頼するときは何を用意すればいいのか」を具体的に知りたい方は、事務代行で依頼できる業務例や進め方をまとめたこちらも参考にしてください。
【3】バックオフィス業務
人事や経理、法務、総務などのバックオフィス業務も、オンラインアシスタントで依頼できます。
ここで大事なのは、最初から「丸ごと外注」にしようとしないことです。
まずは定型〜準定型（判断基準が決まれば迷わず進められる業務）から切り出し、締め日やチェック観点、例外対応のルールを共有して“回る状態”をつくると、品質もスピードも安定します。
運用が整うほど、担当者は確認や差し戻しに追われなくなり、改善や意思決定に時間を戻せるようになります。
「具体的にどんなバックオフィス業務を、どこまで任せられるのか」「切り出しやすい業務の考え方」をもう少し詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
【3-1】人事・採用業務
勤怠データの取りまとめ、入退社手続きの事務、候補者連絡、日程調整、求人原稿のたたき台作成など、人事・採用の周辺業務はオンラインアシスタントで切り出しやすい領域です。
特に採用はスピードが命なので、「連絡の遅れ」や「対応漏れ」が起きると、それだけで候補者が離脱してしまうこともあります。
だからこそ、返信テンプレや運用ルール（誰が何をいつ判断するか、どこから先はエスカレーションするか）を整え、“回る採用オペレーション”にしておくほど、現場はラクになります。
なお、人事・採用と一口に言っても、扱う業務は幅広いので、「まずはどこから切り出すべきか」を決めるところがスタートです。
たとえば労務寄りの業務を任せたい場合は、勤怠管理や給与計算の外注の考え方が参考になります。
一方で採用寄りの業務を任せたい場合は、候補者対応・日程調整・進捗管理などの“採用オペレーション”をどこまで外に出せるかを先に把握しておくと、設計がスムーズです。
また、採用・労務など一部の業務だけでなく、母集団形成から選考運用まで含めて採用業務全体をまるごと任せたい場合は、CASTER BIZ recruitingも検討ください。
【3-2】経理業務
記帳のための証憑整理、データ入力、請求書の一次チェック、支払い情報の取りまとめなど、経理の“前工程”はオンライン化しやすい領域です。
経理はミスが許されない分、任せる側も「どこが不安か」が明確になりやすいのですが、ポイントはここです。
最初に 「チェック観点（何を見ればOKか）」「例外処理（イレギュラーが出たらどうするか）」「締め日（いつまでに何を揃えるか）」を共有しておくと、運用は安定し、差し戻しや確認の往復が減っていきます。
「まずは記帳まわりから切り出したい」「どこまでを“記帳代行”として任せられるのか」を具体的に知りたい方は、こちらの記事で業務範囲や進め方を確認しておくとイメージがつきやすいです。
また、記帳代行など一部の業務だけでなく、経理業務全体を代行として任せたい場合は、CASTER BIZ accountingも検討ください。
【3-3】法務業務
リーガルチェックなど、弁護士の関与が必要な業務はオンラインアシスタントでは対応が難しい一方で、契約業務の“前後工程”は切り出せるケースがあります。
例えば、契約書の押印フローの整理（誰が・いつ・どの順番で）、締結状況の管理（未回収・差し戻し・期限の可視化）、社内稟議の取りまとめ（必要資料の回収・体裁整理・差し戻し対応）などです。
ポイントは、オンラインアシスタントに「法務判断」を任せるのではなく、判断が必要な箇所は社内または弁護士へエスカレーションし、判断以外の工程を標準化して回すこと。
これだけで、法務対応が“止まる/抜ける”リスクを減らし、締結スピードも上げやすくなります。
参考：法務アウトソーシング(代行)のおすすめ比較！代行できる業務や選び方、バックオフィス全体を効率化する秘訣
【3-4】総務
備品管理、請求書の回収、社内窓口の一次対応、福利厚生の事務、社内ドキュメント整備など、総務は“名もなき仕事”が増えやすい領域です。
だからこそ、総務をラクにするコツは「頑張って全部さばく」ではなく、依頼を個別対応にしない仕組みを先につくることです。
具体的には、申請フォーム化（受付窓口を一本化）、テンプレ化（必要情報を揃えてもらう）、棚卸し（よくある依頼を分類して手順化）を先に行なうと、依頼が増えても破綻しにくくなります。
総務を外注できる業務範囲や、切り出しやすい業務の考え方をもう少し具体的に知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。
【4】制作業務
体裁調整、スライド整形、入稿作業、簡易な画像加工、Web更新の一次対応など、「作る」作業もオンラインアシスタントに切り出せます。
制作は“指示の粒度”で成果が大きく変わるため、最初に完成イメージ（良い例/悪い例）やトーン（フォント・余白・言い回し）、NG例を共有しておくと、やり直しが減って安定します。
特に「更新頻度は高いのに、社内で毎回手が止まる」作業ほど切り出し効果が出やすい領域です。
実際に制作業務でオンラインアシスタントを活用している企業のイメージを掴みたい方は、導入事例も参考にしてください。
【5】グローバル対応業務
海外リサーチ、英語での一次連絡、海外ベンダーの情報収集など、時差や言語が絡む業務でも、切り出し設計次第でオンラインアシスタントは十分に機能します。
ポイントは「翻訳できるか」ではなく、判断が必要な箇所と、作業として進められる箇所を分けることです。
例えば、リサーチなら「調査観点を定義→複数ソースから情報収集→比較表に整理→要点と懸念点をまとめる→意思決定者に渡す」という流れをつくれると、担当者は“読む・探す”時間から解放され、判断と次アクションに集中できます。
結果として、海外案件の検討やベンダー選定のスピードが上がりやすくなります。
海外リサーチ業務で「どこまで任せられるか」「依頼時に何を渡せばスムーズか」を具体的に知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。
【6】こんな業務も依頼できるの？オンラインアシスタントで頼むことができるその他の業務
実際に「これも頼める？」と相談されやすい業務は、実はたくさんあります。
例えば以下のような業務です
| 依頼できる業務 | どんな内容か（例） |
|---|---|
| 手紙代行 | 送付文面の作成・宛名/送付先リスト整備・印刷/封入/発送手配など（可能範囲で） |
| 電話代行（一次受け・取次ぎ） | 代表電話/部署電話の一次受け、用件ヒアリング、担当者へ取次ぎ、折り返し依頼の整理 |
| マニュアル作成（業務手順の文章化・整形） | 業務フローのヒアリング→手順書化、スクショ貼付、更新しやすいフォーマットに整える |
| 商品登録（EC/在庫管理システムへの登録） | 商品情報の入力、画像/説明文の反映、SKU・在庫・価格の登録、登録ルールの統一 |
| 名刺データ化、顧客リストの整備 | 名刺情報の入力/取り込み、表記ゆれ修正、重複排除、CRM/スプレッドシートの整形 |
| 日程調整、リマインド | 候補日提示→確定、会議URL発行、参加者調整、前日/当日のリマインド送付 |
| 見積/請求書の一次作成、送付準備 | テンプレからの作成、必要情報の確認、社内承認用の下準備、送付前の体裁チェック |
| 受付フォームの確認、一次返信（テンプレ運用） | フォーム流入の確認、内容振り分け、定型返信、担当者へのエスカレーション |
| 会議議事録の作成、要点整理 | 音声/メモから議事録化、決定事項・ToDo・担当・期限の整理、共有用に要約 |
| 既存資料の更新、差し替え管理 | 数値/文言の更新、スライド差し替え、最新版管理、社内共有リンクの整備 |
「依頼できる／できない」の境界は、オンライン対応の可否よりも、権限・判断・責任の所在にあります。
判断を伴う業務であっても、事前に判断基準や承認フローを定めておけば、一定の範囲は準定型業務として運用することが可能です。
こうした切り分けとルール設計ができているかどうかが、導入後の成果に大きく影響します。
オンラインアシスタントを活用するメリット
オンラインアシスタントの価値は、単に人手不足を補うことに留まりません。
日々の業務を棚卸しし、手順や判断基準を整えることで、業務の属人化やムダを減らしながら運用を安定させられる点にあります。
その結果、担当者は緊急度の高い対応に追われにくくなり、採用・営業・顧客対応など、成果に直結する「本来注力すべき仕事」に時間を振り向けられるようになります。
コア業務を優先できる
毎日発生する「細かいが重要」な作業を抱えたままだと、事業の意思決定や顧客対応、採用など、本来注力すべきコア業務が後回しになりがちです。
オンラインアシスタントを活用してノンコア業務を切り出すことで、対応漏れや締め切りへの追われ感を減らしながら、限られた時間と集中力を優先度の高い業務に振り向けやすくなります。
結果として、業務の優先順位を本来あるべき状態に整え、事業推進のスピードを保ちやすくなります。
採用・育成コストの無駄が省ける
採用は、決定するまでにかかる期間や工数が読みにくく、入社後も立ち上がりや育成に時間が必要です。
さらに、採用がうまくいかなかった場合は、その間の機会損失も含めて負担が大きくなります。
オンラインアシスタントを活用すれば、採用・教育にかかる固定的なコストを抑えながら、必要な業務量に応じてリソースを確保できるため、繁閑差や欠員にも柔軟に対応しやすくなります。
関連記事：人手が足りないことによる影響と解決策！リモートアシスタントの導入事例も紹介
専門性の高い業務でも任せられる
バックオフィスや制作など、一定のスキルが求められる業務であっても、業務の手順や成果物の基準、確認ポイントを整理できれば外部化は可能です。
特に、社内に「詳しい人が一人しかいない」状態が続くと、その人に業務が集中し、引き継ぎが難しくなるなど属人化が進みやすくなります。
オンラインアシスタントの活用は、業務を標準化し、誰が担当しても一定の品質で回る体制をつくるうえでも有効です。
欠員補充が容易にできる
急な退職や産休・育休などにより、特定の担当者が不在になると、業務が滞ったり、締め処理や顧客対応に遅れが出たりするリスクがあります。
オンラインアシスタントを活用すれば、欠員が出たタイミングでも必要な業務を切り出して補完しやすく、業務の停止や負荷の偏りを抑えられ、突発的な人員変動があっても業務を継続できる体制づくりにつながります。
オンラインアシスタント導入で懸念されるデメリット
オンラインアシスタント導入にあたっては、いくつかの懸念点もあります。
ただし、導入がうまくいかないケースの多くは「サービスの品質」そのものよりも、依頼の出し方や役割分担、情報共有の方法といった運用設計が十分でないことが要因となりがちです。
ここでは、オンラインアシスタント導入時に起きやすい代表的なデメリットと、その対処法を整理します。
環境整備と連絡ツールの確保が必要になる
オンラインアシスタントを円滑に活用するには、チャット、タスク管理、ドキュメント共有など、最低限のオンライン環境が必要です。
ただし、最初から完璧な仕組みを整える必要はありません。
まずは、「依頼窓口（誰に・どこで依頼するか）」「タスク置き場（依頼内容をどこに集約するか）」「完了報告の形式（完了の定義と報告方法）」の3点だけでも決めておくと、立ち上がりがスムーズになります。
慣れるまでのコミュニケーションに不安がある
導入初期に起きやすいのは、依頼内容が曖昧なまま進み、確認ややり直しが増えてしまうことです。
対策として有効なのは、依頼時点で完了定義（いつ・何が・どの状態になれば完了か）を明確にすることです。
例えば「A社にメール送付」ではなく、「A社に添付テンプレートで送付（件名：◯◯、CC：◯◯）。送付後はスレッドURLを共有」といった形で条件を揃えるだけで、認識違いが減り、やり取りの往復を抑えられます。
対応できる業務がオンラインに限られる
郵送物の現物対応や対面が前提の業務など、オンラインだけでは対応が難しいケースもあります。
一方で、現物対応が必要な業務でも、発生頻度が低い場合は別手段で補完したり、前後工程（準備・整理・管理）だけをオンライン化したりすることで、全体としての工数を大きく削減できることがあります。
オンラインで対応できる範囲を見極めたうえで、業務全体の最適化を設計することが重要です。
オンラインアシスタントを導入する手順
導入は、次の流れで進めると失敗しにくくなります。
- 目的を決める（例：月◯時間の創出、締め処理の安定、営業の商談数増）
- 任せたい業務を棚卸しする（「毎週発生」「毎月発生」「突発」を分ける）
- 優先度順に“切り出す”（まずは定型・反復から）
- 依頼テンプレを整える（完了定義、例外時の判断基準）
- 週次で改善する（依頼の粒度、チェック観点、成果物の質をすり合わせ）
「最初から全部任せる」よりも、ルーチンを中心に“回る形”を先につくるほうが、成果が出るのが早いです。
最適なオンラインアシスタントを選ぶコツ
ここでは、最適なオンラインアシスタントを選ぶコツを解説します。
対応できる業務を確認する
まずは、自社が抱える課題に対して「どの業務まで任せられるか」の範囲を確認しましょう。
オンラインアシスタントには、特定の事務に特化したサービスから、経理・採用・制作まで幅広くカバーするサービスまで、その形態はさまざまです。
「総合型」のサービスであれば、依頼したい業務が複数にまたがっていても、窓口を一本化して柔軟に依頼できます。
まずは現状の業務を棚卸しし、サービスの対応範囲と照らし合わせて検討することが、導入後のスムーズな運用への近道です。
クオリティ・実績を確認する
運用で重要なのは、納品物の質だけでなく、着手前の認識合わせや改善の提案力です。
導入事例や支援体制（専任/チーム/窓口）を見て、長く任せられるかを判断しましょう。
コスト面・セキュリティ面を比較する
料金や最低利用時間は、サービスやプランによって表記が異なるため、数字だけで判断するとミスマッチが起きやすくなります。
オンラインアシスタントは、単に作業時間を切り売りするのではなく、業務を切り出して運用を安定させるまでの設計が重要です。
そのため実務上は、業務整理・依頼テンプレの整備・運用のすり合わせまで含めて、月30時間前後から設計したほうが成果が出やすいケースが多くあります（任せたい業務量や難易度によって最適な時間は変わります）。
なお、状況によっては少ない時間から開始できるプランが用意されている場合もありますが、成果を早期に出す観点では「どれだけ時間を買うか」よりも、「回る形を先に作れるか」が重要です。
あわせて、オンラインで業務を委託する以上、セキュリティ面の確認は欠かせません。
特にバックオフィスや顧客情報を扱う場合は、次の観点を比較しておくと安心です。
- 権限設計：業務に必要な範囲だけアクセスできる設計になっているか（不要な権限を付与しない）
- アカウント運用：共有IDを避け、付与・変更・削除のルールが整備されているか
- 情報共有ルール：利用ツールが統一され、私用ツールや個人端末への保存を防ぐ運用になっているか
- ログ・監査の考え方：操作履歴の確認可否、ルール違反時の対応、運用チェックの仕組みがあるか
- 契約上の担保：NDA、再委託の扱い、事故時の連絡・対応フローが明記されているか
コストだけでなく、「運用設計のしやすさ」と「情報管理の仕組み」まで含めて比較することが、長期的に安定して任せるためのポイントです。
対応業務が豊富なオンラインアシスタントサービス
ここでは、代表的なオンラインアシスタントサービス例を紹介します。
より詳しいオンラインアシスタントの比較記事をご覧になりたい方は下記をご覧ください。
参考：【2026年最新版】オンラインアシスタント比較30選！料金・特徴・選び方を徹底解説
関連記事：おすすめのオンライン秘書サービス7選！選び方のポイントも解説
CASTER BIZ assistant
オンラインアシスタント・オンライン秘書として、秘書/事務/バックオフィス/制作など幅広い業務をオンラインで依頼できます。
特に「ルーチンを任せてコア業務に集中したい」「欠員や繁忙期の波を吸収したい」「バックオフィスの“前工程”から整えたい」といった企業に向いています。
参考：オンラインアシスタント・オンライン秘書のCASTER BIZ assistant
検討を進めるなら、まずはサービス資料で「任せられる業務」と「進め方」を押さえるのが早道です。
CASTER BIZ assistantのサービス資料をダウンロードする
YPP（株式会社YPP）
オンラインでバックオフィス（秘書・事務を含む周辺業務）のアウトソーシングを検討したい企業にとって、業務の棚卸しや運用設計から相談しやすい選択肢です。
単に作業を切り出すだけでなく、業務フローの整理や見える化を進めながら、継続的に運用を整えていきたいケースと相性があります。
For Your Business（株式会社Radice）
オンライン秘書・事務支援を中心に、依頼窓口を一本化して業務を進めたい場合に検討されるサービスです。
選定時は「秘書・事務を中心に任せたいのか」「バックオフィスや制作など周辺領域まで含めたいのか」を整理したうえで、対応範囲と運用の進め方（やり取りの手段、依頼〜完了までの流れ）が自社に合うかを確認すると安心です。
まとめ
オンラインアシスタントは、「人が足りないから仕方なく使うもの」ではなく、業務を整理し、成果に直結する領域へ時間を再配分するための手段です。
導入の成否を分けるのは、サービスを比較して選ぶこと以上に、任せたい業務を継続的に回せる運用に落とし込めるかどうかにあります。
まずは定型・反復業務から着手し、完了定義のテンプレ化と週次のすり合わせを通じて運用を安定させることで、準定型業務へと無理なく範囲を広げやすくなります。
CASTER BIZ assistantを検討中の方は、サービス資料で「対応できる業務」「導入の進め方」「支援体制」を事前に把握しておくと、社内での比較検討や意思決定が進めやすくなります。
